Планування  видатків за кошторисом здійснюється на підставі встановлених норм витрат і діючої мережі установи, тобто при формуванні видатків бюджетною організацією враховуються такі показники:

• мережа і контингенти, що обслуговуються нею, тобто оперативно-виробничі показники діяльності установи (кількість шкіл, число учнів у них, кількість лікарень і лікарняних ліжок тощо);
• норми бюджетних видатків на розрахункову одиницю (на клас у школі, ліжко або ліжко-день у лікарні, на дитину або діто-день у дошкільній установі).

     При цьому норми бюджетних видатків є обсягом витрат (у натуральному або вартісному виразі), установленим у розрахунку виходячи з основних показників діяльності установи.

     Матеріальні норми витрат (у натуральному виразі) відображають витрати матерільних ресурсів (у кількісному виразі) на одиницю виміру витрат. Наприклад, склад і кількість продуктів харчування на одного хворого, кількість електроенергії на освітлення 1 м² площі приміщення, норми витрати пально-мастильних матеріалів тощо.

     Грошова норма є матеріальною нормою, переведеною  в грошовий вираз виходячи зі встановлених тарифів. Наприклад, кількість ліжко-днів у лікарні, помножена на встановлену норму витрат на одне ліжко за харчуванням, складе витрати на харчування , для даної лікарні.

     Розглядаючи застосування бюджетними організаціями  норм витрат, зазначимо, що вони групуються на обов'язкові та розрахункові.

      Обов'язкові норми: ставки заробітної плати, штатні нормативи, норми добових, норми витрат на харчування щепо встановлюються законодавчо-нормативними документами, їх застосування «обовязкове для всіх бюджетних організацій. Розрахункові норми — це середні витрати, що припадають на розрахункову одиницю з урахуванням конкретних умов роботи установи.

     Використовуючи  встановлені для даної установи норми витрат і основні виробні  показники, бюджетною організацією визначаються витрати на її утримання  та виконання основних функцій.

     Порядком № 228 [11 ] передбачені певні особливості планування видатків спеціального фонду.

     По-перше, розподіл видатків здійснюється виключно в межах і за рахунок надходжень, запланованих з цією метою за спеціальним фондом у проекті кошторису.

     По-друге, планування видатків зі спеціального фонду здійснюється в такі послідовності:

• за встановленими напрямами використання;
• на погашення заборгованості установи за бюджетними зобов'язанням за спеціальним та загальним фондах кошторису;
• на проведення заходів, пов'язаних з виконанням основних функцій, які не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду.

     При цьому якщо розпорядник бюджетних коштів оплачує зобов'язання за загальним фондом кошторису за рахунок коштів спеціального фонду, то він повинен відкоригувати обсяг узятих бюджетних зобов'язань за загальним фондом кошторису для проведення витрат за цими зобов'язаннями за рахунок коштів спеціального фонду кошторису.

     Усі показники витрат або надання  кредитів з бюджету, включені до проекту  кошторису, мають бути обґрунтовані відповідними розрахунками за кожним кодом економічної класифікації видатків або класифікації кредитування бюджету і деталізовані за видами та кількістю товарів (робіт, послуг) із зазначенням вартості за одиницю.

     Проекти кошторисів, надані розпорядниками бюджетних  коштів нижчого рівня у встановлені терміни, розглядаються головними розпорядниками з точки зору законності та правильності розрахунків, доцільності запланованих витрат або надання кредитів з бюджету, правильності їх розподілу відповідно до економічної класифікації видатків або класифікації кредитування бюджету, повноти надходження доходів або повернення кредитів, дотримань діючих ставок (посадових окладів), норм, цін, лімітів тощо.

     На  підставі проектів індивідуальних кошторисів, наданих підвідомчими установами, організації  вищого рівня складають проекти зведених кошторисів і формують бюджетні запити, що надсилаються до Міністерству Фінансів України, Міністерству Фінансів автономної Республіки Крим, місцевих фінансових органів для включення до проектів відповідних бюджетів в установленому порядку.

     1.3. Порядок розгляду і затвердженнч кошторису доходів і видатків

          У тижневий термін після опублікування закону України про Державний бюджет України, відповідного рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцеві ради, Мінфін, Мінфін АРК, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників лімітні довідки про бюджетні асигнування.

         Лімітна довідка про бюджетні асигнування — це документ, що містить затверджені бюджетні призначення (установлені бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, які відповідно до законодавства мають бути визначені на підставі відповідних нормативів. Лімітна довідка видається відповідно Мінфіном, Мінфіном АРК, місцевим фінансовим органом, розпорядником вищого рівня і доводиться головним розпорядникам, розпорядникам нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, планів використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачами), помісячних планів використання бюджетних коштів.

         З наведеного визначення випливає, що довідка є для бюджетних організацій свого роду лімітом витрат, які вони можуть здійснювати протягом року для виконання основних функцій та в межах яких вони мають право брати на себе зобов'язання. Форму лімітної довідки про бюджетні асигнування і кредитування затверджено наказом № 57 [52].

        Розпорядники бюджетних коштів відповідно до затверджених для них обсягів бюджетних асигнувань та інших показників, зазначених у лімітній довідці, приводять у відповідність із ними свої витрати. Для цього чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження у штатному розписі, має бути приведена у відповідність з визначеним фондом оплати праці, а решта витрат — у відповідність з іншими встановленими асигнуваннями так, щоб забезпечити виконання функцій, покладених на установу.

     Отже, бюджетні установи на підставі отриманої  від організації вищого рівня лімітної довідки, в якій установлено бюджетні асигнування, уточнюють проекти кошторисів, складають проекти планів асигнувань загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, планів зикористання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), помісячних планів використання бюджетних коштів, штатні розписи : надають зазначені документи організації вищого рівня у встановлені терміни. При цьому дані про витрати, наведені бюджетними установами в проектах кошторисів : планах асигнувань, мають відповідати встановленим для них лімітам бюджетних їсигнувань.

     Штатний розпис, що надається установою до організації вищого рівня, складається  за формою, затвердженою наказом № 57 [52]. Штатний розпис — це документ, що визначає структуру установи, кількість штатних одиниць по кожному структурному підрозділу і в цілому по установі. У штатному розписі зазначаються встановлені штатному персоналу посадові оклади, надбавки, доплати, місячний фонд заробітної «лати, а також фонд заробітної плати на рік для цієї установи.

     Типова  форма штатного розпису установи затверджується Мінфіном. У разі потреби  містерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням з Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі.

     Проекти кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, планів використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), місячних планів використання бюджетних коштів, надіслані організації вищого рівня, повинні розглядатися, за необхідності, у присутності керівників відповідних установ.

     Головні розпорядники при розгляді зазначених документів повинні:

     - забезпечити суворе дотримання  вимог чинного законодавства,  а також вказівок гло складання  кошторисів на наступний рік;

     -дотримуватися режиму економії, не допускаючи включення до кошторису видатків , не обумовлених необхідністю;

     -забезпечити в проектах кошторисів планів асигнувань загального фонду бюджету,планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонд) планів використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), помісячних планів використання бюджетних коштів дотримання доведених у лімітних довідках-річних обсягів асигнувань та їх помісячного розподілу з урахуванням термінів проведення окремих заходів і можливості здійснення відповідних витрат або надання кредитів з бюджету протягом року;

• не допустити затвердження в кошторисах сум, не підтверджених розрахунками та економічними обґрунтуваннями.

     Головні розпорядники протягом двох тижнів після отримання лімітних довідок подають Мінфіну, Мінфіну АРК, місцевим фінансовим органам уточнені проекти зведенних кошторисів, зведених планів асигнувань загального фонду бюджету, зведених планів надання кредитів із загального фонду бюджету, зведених планів спеціального фонду. А головні розпорядники коштів, через яких бюджетні призначення отримують виш. навчальні заклади та наукові установи, крім цих документів, подають також уточнені. проекти зведених планів використання бюджетних коштів і зведених помісячних планів використання бюджетних коштів для складання та твердження відповідно до бюджетних призначень, установлених у відповідному бюджеті для загального і спеціального фонду в розрізі головних розпорядників, розпису відповідного бюджету. До розпису відповідного бюджету входять:

• річний розпис асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) відповідного бюджету за повною економічною класифікацією видатків, що відповідає зведеним показникам усіх кошторисів;
• річний розпис повернення кредитів до відповідного бюджету та надання кредитів з відповідного бюджету за класифікацією кредитування бюджету, що відповідає зведеним показникам усіх кошторисів;
• річний розпис витрат спеціального фонду з розподілом за видами надходжень за відповідними розділами бюджетної класифікації-, що відповідає зведеним показникам усіх кошторисів;
• помісячний розпис асигнувань загального фонду відповідного бюджету та помісячний розпис спеціального фонду державного бюджету (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків) за скороченою економічною класифікацією видатків та за класифікацією кредитування бюджету, що відповідають зведеним показникам усіх планів асигнувань загального фонду бюджету та планів спеціального фонду;
• помісячний розпис повернення кредитів до загального фонду відповідного бюджету та помісячний розпис надання кредитів із загального фонду відповідного бюджету за класифікацією кредитування бюджету, що відповідають зведеним показникам усіх планів надання кредитів із загального фонду бюджету.

     Уточнені  проекти кошторисів та складені проекти  планів асигнувань загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, планів використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), помісячних планів використання бюджетних коштів повинні відповідати визначеним лімітним довідкам.

     Мінфін  направляє Державному казначейству для реєстрації, обліку та виконання  затверджений річний розпис призначень державного бюджету.

     Держказначейство, у свою чергу, протягом трьох робочих  днів після затвердження зазначеного  розпису доводить до головних розпорядників витяги з її складових частин, які є підставою для затвердження в установленому порядку всіма розпорядниками бюджетних коштів:

• кошторисів;
• планів асигнувань загального фонду бюджету;
• планів надання кредитів із загального фонду бюджету;
• планів спеціального фонду;
• планів використання бюджетних коштів;
• помісячних планів використання бюджетних коштів.