Исследование организации учета производственных запасов в строительных организациях

     2.ОРГАНИЗАЦИЯ  УЧЕТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ  ЗАПАСОВ 

     2.1 Документальное оформление  движения материалов 

     Движение  материалов в организации осуществляется в результате операций поступления, перемещения, отпуска и реализации.

     Материалы в строительные организации поступают  от поставщиков, своих подсобных  и вспомогательных производств, от подотчетных лиц, приобретающих  их за наличный расчет, от списания основных средств, из основного производства в виде возвратных отходов и других источников.

     Материалы поступают на склады, строительные площадки, приобъектные кладовые. Затем  они отпускаются на производство строительно-монтажных работ, на хозяйственные  цели, на сторону и на другие цели.

     Все операции по движению материалов должны оформляться первичными документами.

     Согласно  статье 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»  первичные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации.

     Документы, форма которых не предусмотрена  в данном перечне, должны содержать  обязательные реквизиты: наименование документа; номер, дата и место его  составления; содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях; должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и  подписи. В зависимости от характера  хозяйственной операции, системы  обработки данных в первичные  документы могут включаться дополнительные реквизиты.

     Поступление материалов от поставщиков осуществляется по договору поставки. На отгруженные  ценности поставщики передают покупателям  расчетно-платежные документы вместе с отгрузочными и другими сопроводительными  документами, а именно с железнодорожными квитанциями,  спецификациями, товарно-транспортными  накладными ТТН-1 и ТН-2, и прочие необходимые  документы. При получении материалов в организации проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки и ассортименту, количеству, цене, срокам поставки. После этого производятся записи в журнале учета поступающих  грузов (форма № М-1). Одновременно решаются вопросы об оплате платежных  документов за приобретенные ценности.

      По мере поступления материальных ценностей на склады в журнале  делается отметка о номере приходных  ордеров (или актов приемки) и  датах поступления и запросах, связанных с розыском непоступивших  материалов. Если в организации отсутствуют  службы снабжения, то в этом случае руководителем организации назначается лицо, которому первоначально передаются документы для проверки и на визу. В этом случае журнал учета поступающихся грузов не ведется.

     Для получения материалов со складов  поставщиков или транспортной организации  бухгалтерия выдает в одном экземпляре под расписку получателю доверенность по форме № М-2 или по форме  № М-2а (Приложение А), если материалы  со складов поставщиков строительная организация получает регулярно. Выданные доверенности регистрируются в журнале  выданных доверенностей по форме  № М-3. Срок действия доверенности может  быть не более 15 дней. Выдача доверенности лицам, не работающим организации, не допускается.

     Если  при приемке материалов будут  обнаружены признаки нарушения или  отсутствия пломб грузов, недостачи  или повреждения ценностей, то экспедитор вправе требовать проверки груза. Результаты проверки оформляются актом, который  может служить основанием для  материальной ответственности транспортной организации или грузоотправителя. Претензии  о возмещении недостачи  или утраты грузов, подтвержденных актом, предъявляются виновнику  – железной дороге или поставщику.

     Если  материалы поступили в поврежденной упаковке, несоответствующего качества, количества, ассортимента, а также  при поступлении материалов без  сопроводительных документов, то их принимает  комиссия по «Акту о приемке материалов»  по форме № М-7 (Приложение Б). Он составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителем отправителя (поставщика) или представителем незаинтересованной организации. Данный акт утверждается руководителем организации или  лицом на то уполномоченным. Один экземпляр  передается в бухгалтерию организации  для учета движения материалов, а  второй – отделу снабжения для  предъявления претензий поставщику. При наличии акта о приемке  материалов приходный ордер не составляется.

     При доставке материалов автомобильным  транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную по форме № ТТН-1 в четырех экземплярах.

     Первый  экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания материальных ценностей. Остальные три экземпляра, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. При передаче груза он передает грузополучателю  второй экземпляр накладной, которая  служит основанием для оприходования  материалов. Третий и четвертый экземпляры передаются транспортной организации. Один экземпляр автотранспортная организация  вместе со счетом за перевозку высылает заказчику (плательщику), а последний  прилагает к путевому листу, который  служит основанием для учета расчетов с водителем.

     Если  перемещение груза осуществляется без участия автотранспорта (почтой или нарочным), используется  другая форма накладной – товарная накладная по форме № ТН-2, которой оформляется приемка и отпуск грузов. Она заполняется в двух экземплярах: первый с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй – у грузоотправителя.

     Формы ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой  отчетности и утверждены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14.05.2001 №53 в ред. постановлений Минфина от 26.12.2001 N 130, от 31.07.2002 N 106, от 30.08.2002 N 122, от 24.01.2003 N 8 «Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению…».

     Материалы, изготовленные в подсобных и  вспомогательных производствах  строительной организации, приходуются  на склад накладной-требованием  на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме № М-11. Она составляется в двух экземплярах материально  ответственными лицами складов, которые  сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика и служит основанием для  списания ценностей, а второй – у  получателя.

     Накладные-требования  (ф. М-11) на возврат неиспользованных материалов выписываются в том случае, если ценности  отпускались по ним, а не по лимитно-заборным картам, так  как в них предусмотрен учет возврата материалов, ранее отпущенных в производство.

     При поступлении материалов на склады от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию организации документы, подтверждающие факт оплаты полученных материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходным ордерам, чеки контрольно-кассовых аппаратов и др.), а также документы, подтверждающие факт получения материальных ценностей.

     При закупке материальных ценностей  у физического лица в акте закупки  должны быть приведены сведения о  продавце (адрес его постоянного  места жительства и паспортные данные).

     Повторно  используемые подрядчиком конструкции, детали и материалы, полученные от разборки зданий и сооружений, приходуются по ценам их возможного использования за вычетом стоимости переработки, необходимой для применения их в дело по актам формы № М-35.

     Материалы со складов организации отпускаются  на производство строительно-монтажных  работ, на нужды вспомогательных  и подсобных производств, на хозяйственные  нужды и другие цели только материально  ответственными лицами.

     Материальные  ценности должны отпускаться на производство строительно-монтажных работ и на другие цели по весу, объему или счету в соответствии с нормами расхода. В соответствии с нормами устанавливается лимит отпуска материалов. Лимитирование отпуска материалов способствует контролю за расходом материалов и соблюдению норм производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе, экономии материалов. Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения или другим отделом по указанию руководителя предприятия на основании соответствующих расчетов. Для оформления отпуска материалов, которые многократно используются на нужды производства, предназначены лимитно-заборные карты по формам № М-8 (Приложение В), М-28, М-28а. Они выписываются производственным или плановым отделами в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй – складу.

     При отпуске материалов со склада кладовщик  расписывается в лимитно-заборной карте структурного подразделения, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. После использования лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтериию.

     Для учета отпуска ценностей сверх  установленного лимита или при замене одного материала другим, составляются акты-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов  (ф. М-10). Эти документы  имеют отличительный знак, например, цветную диагональную полосу, цветной  знак в углу документа. Требование на сверхлимитный отпуск выписывается только с разрешения лица, уполномоченного  разрешать такой расход.

     Отпуск  материалов на другие склады рассматривается  как внутреннее перемещение.

     Отпуск  материалов сторонним организациям с участием автотранспорта оформляют  товарно-транспортной накладной (ф. ТТН-1), а без участия – товарной накладной (ф. ТН-2). 

     2.2 Учет материалов  на складах и  на строительных  объектах 

     Важнейшим условием правильной организации учета  материалов и обеспечение их сохранности  служит хорошее состояние складского хозяйства. В строительных организациях для этих целей имеются центральные  склады, на строительных площадках - приобъектные склады и кладовые.

     Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы  сигнализацией,  необходимым количеством  стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами.

     На  складах материальные ценности размещаются  по секциям, а внутри их – по группам, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия. К каждому  месту хранения прикрепляется материальный ярлык, в котором указывается  наличие материала, номенклатурный номер, марка, сорт, единица измерения, размер, цена, лимит наличия материала. Сохранность материальных ценностей на складах обеспечивают заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

     Заведующие  складами должны иметь список материально  ответственных лиц, которым разрешается  получать материальные ценности со складов. Они ведут количественно-сортовой (складской) учет материальных ценностей, т.е. в натуральном выражении.

     В настоящее время более прогрессивным  методом учета материалов на складах  является оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

     Данный  метод строится на следующих принципах:

     - оперативность и достоверность  количественного учета на складах,  который ведут заведующие складами  на карточках складского учета;

     - постоянный контроль работников  бухгалтерии непосредственно на  складах (кладовых) за правильным  ведением карточек складского  учета;

     - осуществление бухгалтерией учета  материальных ценностей в денежном  выражении по учетным ценам  в разрезе счетов, субсчетов, местам  хранения, материально ответственным  лицам и группам материалов;

     - систематическая сверка данных  складского и бухгалтерского  учета путем сопоставления остатков  материалов по принятым учетным  ценам с остатками материалов  по данным бухгалтерского учета  [12, с. 189].

     Материалы, поступающие на склад, должны быть проверены  на соответствие количеству, качеству, ассортименту с данными, указанными в сопроводительных документах. При  отсутствии расхождений материальные ценности приходуются на склад путем  составления приходных ордеров  по форме № М-4 (Приложение Г). Данные ордера являются основанием для заполнения карточек складского учета по форме  № М-17А (Приложение Д).