Инвентаризация товарно-материальных ценностей в различных отрослях

      При проверке полноты оприходования малоценных и быстроизнашивающихся предметов определяют соответствие данных первичных документов на оприходование данным аналитического учета, синтетического учета.

      Данные первичных документов сопоставляются с отчетами движения продуктов и материалов, производственными отчетами; данные аналитического учета сопоставляются с журналом-ордером 10. Данные журнала-ордера 10 сопоставляются с Главной книгой, балансом предприятия. В случае расхождений в учете устанавливаются их причины, которые могут быть результатом небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а в ряде случаев такие расхождения являются результатом неполного оприходования ценностей. Одновременно с проверкой полноты оприходования малоценных и быстроизнашивающихся предметов изучают правильность их оценки. Правильная оценка малоценных и быстроизнашивающихся предметов зависит от организации и постановки их аналитического и синтетического учета. Выборочным путем проверяется соответствие данных первичных документов данным, отраженным в учетных регистрах.

      Проверяя  соблюдение условий, обеспечивающих сохранность  малоценных и быстроизнашивающихся предметов, аудитор должен определить достаточность складских помещений и кладовых для нормальных условий их хранения и функционирования в эксплуатации (путем обследования этих мест); достаточен ли круг лиц, отвечающих за сохранность малоценных и быстроизнашивающихся предметов, и заключены ли с ними договоры о материальной ответственности; соблюдается ли порядок оформления операций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов, полностью ли приходуются поступающие малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на склад и нет ли случаев передачи их в эксплуатацию минуя склад; маркируется ли спецодежда, спецобувь, постельные принадлежности и другие малоценные и быстроизнашивающиеся предметы перед отпуском их в эксплуатацию, проводятся ли в надлежащие сроки инвентаризации, контрольные выборочные проверки наличия малоценных и быстроизнашивающихся предметов на складах, в кладовых и у отдельных работников и своевременно и правильно ли регулируются выявленные расхождения между фактическим наличием и числящимся по данным бухгалтерского учета; соблюдаются ли нормы запасов по видам, группам малоценных и быстроизнашивающихся предметов и в целом, а также сроки нахождения малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатации.

      При инвентаризации операций по выбытию малоценных и быстроизнашивающихся предметов тщательной проверке подвергаются операции по списанию малоценных и быстроизнашивающихся предметов, пришедших в негодность, создана ли на предприятии постоянно действующая комиссия, производящая непосредственный осмотр предметов, подлежащих списанию. Она определяет их непригодность и возможность использования или реализации материалов, полученных от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Такая комиссия составляет акт на списание производственного и хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяют: как оформлены акты на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, заполнены ли в них все требуемые реквизиты; правильно ли определены результаты от списания пришедших в негодность малоценных и быстроизнашивающихся предметов; своевременно ли отражены операции по списанию на счетах бухгалтерского учета. Особенно тщательно проверяется количество полученных и оприходованных материальных ценностей в виде лома, ветоши и так далее. При этом обращается внимание на то, чтобы к актам прилагались документы на полученный утиль от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

      При инвентаризации проверяется состояние и эффективность внутрихозяйственного оперативного контроля за сохранностью инструментов и приспособлений, выдаваемых во временное пользование на рабочие места. Организация такого контроля зависит от продолжительности и других условий закрепления инструмента за исполнителями. Первоначальная выдача его на рабочее место в длительное пользование производится на основании записки мастера по лицевым инструментальным карточкам, выписываемым на каждого рабочего — получателя инструмента. Последующие выдачи из раздаточной кладовой инструмента взамен изношенного производятся по предъявлении акта выбытия.

      Тщательной  проверке подвергаются операции выдачи рабочим спецодежды и спецобуви. Проверяется правильность бесплатной выдачи рабочим спецодежды и спецобуви, соблюдение установленных норм и правильность ее списания. Особое внимание обращается на списание спецодежды, пришедшей в негодность до истечения срока носки. Предприятие может реализовать спецодежду и обувь своим рабочим. При этом аудитор проверяет, по каким ценам реализованы эти предметы (по рыночным ценам не ниже цены приобретения), своевременно ли производится оплата, правильно ли отражена в бухгалтерском учете выдача спецодежды рабочим без оплаты.

      Важным  моментом при проверке малоценных и  быстроизнашивающихся предметов является изучение правильности начисления износа и его включение в затраты производства. Необходимо иметь в виду, что предприятие самостоятельно решает, в каких размерах начислять износ и какую методику принять для начисления. Поскольку пределы минимальных зарплат являются подвижными, то и стоимость малоценных предметов не может быть постоянной на длительный период работы предприятия. С изменением стоимости предметов происходят изменения в начислении износа и в отражении соответствующих сумм в издержках производства. В процессе контрольных процедур выясняют, придерживается ли предприятие установленных лимитов стоимости при отнесении предметов к малоценным, не вносились ли изменения в их учете в проверяемом периоде, если вносились, то причины этих изменений и как это сказалось на величине себестоимости продукции. Министерством финансов Республики Беларусь рекомендованы различные варианты начисления износа малоценных предметов и методики их учета. Малые предприятия могут учитывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы как материалы и по мере их передачи в эксплуатацию списывать их стоимость на затраты производства продукции. Износ малоценных предметов, принадлежащих предприятиям непроизводственной сферы, в себестоимость не включаются, а относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или фондов специального назначения. Что касается предприятий производственной сферы, то износ инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других малоценных предметов может быть включен в материальные затраты в следующих размерах:

      - исходя из сроков службы и стоимости предметов;

      - в размере 100 % их стоимости при передаче их в эксплуатацию;

      - в размере 50 % стоимости предметов при передаче их в эксплуатацию, а остальные 50 % стоимости (за вычетом их стоимости по цене возможного использования) при выбытии за непригодностью.

     2.3. Порядок оформления  результатов инвентаризации

      Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

      Первый  этап – подведение предварительных  результатов инвентаризации, которые  определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

      Имея  эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.

      Второй  этап – определение окончательных результатов инвентаризации. Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов и должен быть отражен в учете в тот отчетный период в котором проводилась инвентаризация.

      Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-материальных отчетов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товарно-материальных ценностей с документами по реализации, анализ внутреннего перемещения товаров из одного отдела в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товарно-материальных ценностей и т. д.

      Не  менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

• неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товарно-материальных ценностей;
• подчистки записей, добавления и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;
• указанные в описи завышение остатков отдельных товарно-материальных ценностей (особенно в конце описи);
• указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;
• наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
• несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

      Для выявления хищений, которые характеризуются  указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений.

      Признаки  приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех  же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

      Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

      Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется  также сопоставить количество возможного завышения остатков с указанной  в инвентаризационной описи тарой. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись ценностей (см. приложение №1), то это может служить признаком приписки товаров.

      Скрытие недостач путём неоприходования  товарно-материальных ценностей, поступивших  до инвентаризации, выявляется сверкой  расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

      Важное  значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товарно-материальных ценностей между подразделениями предприятий и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат ценностей и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.

      Существует  ещё один способ выявления различных  негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей.

      К проверкам качества проведённых  инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников.

      В настоящее время количество проверяемых  при контрольной проверке ценностей  определяется работником её проводящим.

      В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте  и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

      Контрольные проверки проводятся в присутствии  членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения.

      Результаты  инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товарно-материальных ценностей, тары по учётным данным с  фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных  результатов инвентаризации ценностей  бухгалтерия составляет сличительную ведомость (см. приложение №2).

      Сличительные  ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

      В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.