Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Сумму НДС поставщики и подрядчики включают в счета на оплату и отражают у покупателя по дебету счёта 19 и кредиту счёта 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретённые ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражают по дебету счетов учёта затрат на производство (поскольку они включа­ются в себестоимость продукции) и кредиту счёта 60.

Погашение задолженности перед поставщиками отражают по дебету счёта 60 и кредиту счетов учёта денежных средств (50, 51, 52, 55) или кредитов банка (90, 92). Порядок бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчётов [3].

1.2. Предназначение счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учет расчетов с поставщи­ками и подрядчиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками».

Счёт по отношению к балансу – пассивный. По кредиту счёта 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками» отражается задолженность с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.

Сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам. В некоторых случаях сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщиком оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили, числятся как товары в пути [6].

Счёт 60 предназначен для обобщения информации о расчётах с поставщиками и подрядчиками за:

-                     полученные материальные ценности, принятые выполненные работы и потреблённые услуги, включая предоставление энергии, газа, пара, воды, а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчёты, документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

-                     материальные ценности, работы и услуги, расчёты по которым производятся в порядке плановых платежей;

-                     материальные ценности, работы и услуги, на которые расчётные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

-                     излишки материальных ценностей, выявленные при их приёмке;

-                     полученные услуги по перевозкам, в том числе расчёты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.

Все операции, связанные с расчётами за приобретённые материальные ценности, принятые работы или потреблённые услуги, проводят по счёту 60 независимо от времени оплаты предъявленного счёта [8].

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

                  поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

                  поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

                  поставщикам по неотфактурованным поставкам;

                  поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

                  поставщикам по просроченным оплатой векселям;

                  поставщикам по полученному коммерческому кредиту [1].

1.3. Корреспонденция счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» с другими счетами

                                                                                                                                Таблица 1.1.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используются следующие субсчета балансового счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:

- 60/1 «Поставщики и подрядчики», предназначен для обобщения информации о расчётах с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

- 60/2 «Расчеты по авансам выданным (в рублях)», предназначен для обобщения информации об авансах, выданных поставщикам и подрядчикам;

- 60/3 «Векселя выданные», предназначен для обобщения информации о задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обеспеченной выданными векселями  сервисного предприятия [6; 11].

1.4. Применение журнала-ордера № 6 для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

Для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками применяют журнал-ордер формы № 6 и приложение к нему «Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками» формы № 6. В данном журнале-ордере синтети­ческий учёт расчётов с поставщиками сочетается с аналитическим учё­том. Аналитический учёт расчётов с поставщиками при расчётах и в порядке плановых платежей ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.

Журнал-ордер № 6 открывается на квартал, полугодие или год с использованием вкладных листов. При значительном количестве расчётных операций необходимые данные по отдельным поставщикам предварительно накапливаются в реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал-ордер, на каждого поставщика.

В реестрах журнально-ордерной формы учёт расчётов с поставщиками ведут позиционным способом по каждому документу.

Учёт расчётов в целом в разрезе поставщиков (подрядчиков) с отражением движения и выявления остатка ведут только в случаях, когда эти расчёты осуществляются в порядке плановых платежей. Независимо от величины суммы по расчётному документу и формы расчётов (аккредитивы, инкассо, плановые платежи), все расчёты за отгруженные поставщиками материальные ценности, товары и принятые от подрядчиков работы, должны найти отражение на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Если к моменту поступления ценностей и товаров на склад получателя или оформления приёмки работ, расчётные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счётом 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» [1; 5; 8].

Записи по Кредиту счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (левая сторона журнала-ордера) производятся по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учёту материальных ценностей, затрат на производство, капитальных вложений. При этом по отдельным графам отражаются суммы налога на добавленную стоимость.

Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражений операций по Дебету счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», то есть записей об оплате поставщикам и подрядчикам, за поставленные материальные ценности и товары, выполненные работы и услуги. При записях по Дебету счёта указываются кредитуемые счета (счета по учёту денежных средств).

В случае продления срока погашения соответствующих обязательств, эти суммы записываются в отдельные графы в конце журнала-ордера.

Отдельные графы в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков и подрядчиков, а также сальдо на начало и конец месяца.

Итоги левой части журнала-ордера по окончании месяца переносится в Главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами-ордерами [1; 2].

1.5. Автоматизация бухгалтерского учёта с поставщиками и подрядчиками

В процессе хозяйственной деятельности, организации и предприятия совершают расчётные операции с поставщиками и подрядчиками.

Комплекс задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности [3].

Оплата и получение денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в ЭВМ обеспечивает взаимосвязь комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с выписок банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских справок при вводе в ЭВМ формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации. Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов [7; 9].

При линейно-позиционном способе учёта, контроль полноты и своевременности расчётов ведётся по каждой совершаемой операции. В этом случае макет ввода данных предусматривает такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые с приходных товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитического счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.