Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Рис.3. Авансовый отчет сотрудника предприятия в программе 1С: Бухгалтерия

 

На ООО «Михайловский хлебокомбинат» уделяется внимание инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, проводимой с сотрудниками предприятия, при этом составляется Акт инвентаризации расчетов в инвентаризационной описи (приложение к форме ИНВ-17), который подписывается подотчетным лицом и бухгалтером. Инвентаризации расчетов проводятся на годовую отчетную дату, т.е. на 01 января. В течение года расчеты с подотчетными лицами сверяются, проводятся уточнения в учетных записях, но документально эти операции не оформляются из-за большого объема работы.

В заключении, на ООО «Михайловский хлебокомбнат» учет расчетов по подотчетным суммам ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», без применения управленческого учета. Сверки проводятся только на момент сдачи годовой отчетности.

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «МИХАЙЛОВСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ»

 

3.1. Направления  совершенствования бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Михайловский  хлебокомбинат»

 

В бухгалтерском учете  расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто, между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления налогов по ним.

В то же время широкое  использование наличных денежных средств  для расчетов между юридическими лицами (торговыми организациями) может создать благоприятные предпосылки для злоупотреблений.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически  по всем основным видам налогов: НДС, НДФЛ, социальному налогу, взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и др.

Поэтому на предприятии  необходимо наладить организацию бухгалтерского учета, который обеспечит контроль за порядком выдачи средств под отчет, правильностью списания и своевременностью возврата в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Рассмотрев организацию  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами в ООО «Михайловский  хлебокомбинат», следует отметить, что управленческий учет детализации расчетов с подотчетными лицами на предприятии ограничен только ведением аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц, с применением субконто. Аналитический учет по счету не детализирует информацию, как по структурным подразделениям, в разрезе видов расходования подотчетных сумм, так и в целом по предприятию.

В связи с выше изложенным, предлагаю на предприятии в качестве рекомендаций по совершенствованию  организации аналитического учета  для принятия управленческих решений  внести изменения в учетную политику предприятия для целей бухгалтерского учета об открытии к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчетов для детализации учетного процесса по шести элементам производства следующего обозначения:

- 71-10 (АУ) «Расчеты с  подотчетными лицами аппарата управления»;

- 71-20 (АТ) «Расчеты с  подотчетными лицами автотранспорта»;

- 71-30 (ХБ) «Расчеты с  подотчетными лицами цеха хлебобулочных  изделий»;

- 71-40 (КИ) «Расчеты с  подотчетными лицами цеха кондитерских  изделий»;

- 71-50 (МИ) «Расчеты с  подотчетными лицами производства макаронных»;

- 71-60 (СП) «Расчеты с подотчетными лицами цеха сухарей, пряников».

Совершенствование организации  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами должно затрагивать  не только систему бухгалтерского учета  расчетных операций, но от этого зависит сокращение дебиторской задолженности, улучшение платежеспособности и вовлечение дополнительных средств в производственно-финансовый цикл предприятия. Надлежащая организация  управленческого учета и системы контроля окажут положительное влияние на результаты деятельности ООО «Михайловский хлебокомбинат» и предотвратят допущение бесхозяйственных потерь из-за своевременного принятия управленческих решений.

Практическая значимость данных рекомендаций определена тем, что раскрытие информации о расчетах с подотчетными лицами, а именно о наличии дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе видов производственного процесса будет полезна пользователям отчетности, как руководству предприятия, так и инвесторам, где будет раскрыта информация о суммах имеющейся задолженности и принятии мер по её взысканию.

Для обеспечения текущего контроля за расчетами с подотчетными лицами, руководству ООО «Михайловский хлебокомбинат» недостаточно данных бухгалтерского аналитического учета для принятия управленческих решений.  Поэтому, помимо деления аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по элементам производственного процесса, необходимо применять внутренний аналитический регистр учета, чтобы наглядно видеть данные задолженности не только  по видам производственного процесса, но и по предприятию в целом.

Внутренний регистр  аналитического учета будет формироваться  в бухгалтерской программе 1С: Бухгалтерия, сначала по каждому месяцу квартала, затем на квартал (с помесячным разделением), чтобы своевременно принимать эффективные меры по устранению задолженности, для чего будет обязывать подпись об ознакомлении руководителя производственного подразделения. Внутренний регистр будет формироваться бухгалтером и представляться главному бухгалтеру для контроля, с целью принятия мер.

Внутренний аналитический  регистр учета, представлен в таблице 9.

Таблица 9.

Внутренний аналитический  регистр учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ОАО  «Дельта-Агро» по периодам

Элементы производственного процесса	1месяц квартала		2 месяц квартала		3 месяц квартала		Итого за квартал		Подпись руководителя подразделения
	Задолженность по расчетам с подотчетными лицами
	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Аппарат управления  (71/10)
Автотранспорт (71/20)
Цех хлебобулочных издел.  (71/30)
Цех кондитерских изделий (71/40)
Производство  макароннх(71/50)
Цех сухарей, пряников (71/60)
Итого по предприятию
в т.ч. просроченная

 

Итоговые данные регистра будут источником информации для  контроля и своевременного принятия эуправленческих решений по устранению как задолженности. под роспись  ответственных ведущих специалистов в гр.10.

Внутренние квартальные  аналитические регистры могут быть использованы  для проведения анализа  расчетов с подотчетными лицами, как  внутри отчетного периода (полугодие, 9 месяцев), так и по итогам года и  в сравнении с предыдущими периодами.

Все выше изложенные предложения  необходимы непосредственно для  внутреннего контроля за ведением бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами и своевременного выявления ошибок и неточностей в расчетах и учете, так как эти данные влияют на налогообложение и формирование результативности деятельности предприятия.

В заключение направлений  совершенствований по контролю за дебиторской  задолженностью по расчетам с подотчетными лицами, следует уделить внимание проведению сверок расчетов, т.е. инвентаризации задолженности на каждое первое число отчетного периода.

Часть работников не достаточно имеют знаний для уточнения расчетов по подотчетным суммам. Некоторые сотрудники из-за частого получения  денег под отчет, при этом человеческий фактор позволяет им запутаться в расчетах и они  неверно могут исчислить сумму своего долга.

Для уточнения  задолженности во всех выше перечисленных  случаях, в качестве рекомендаций по совершенствованию, предлагаю каждый месяц, при выдаче оплаты труда, одновременно с платежными ведомостями выдавать сотрудникам, «Акт движения задолженности по подотчетным суммам, в котором отразится её состояние.

Акты будут  формироваться по элементам производственного  процесса в разрезе лиц, получивших подотчетные суммы, с отражением сумм получений и списаний по авансовым отчетам. Сумма сальдо будет подтверждена подписью подотчетного лица, а в случае расхождения будет сделана пометка (графа 8) и соответственно будут приниматься меры по уточнению сумм. Полученные акты, подписанные подотчетными лицами, бухгалтером будут анализироваться, подшиваться в папки. При установлении расхождений будут приниматься по устранению недостатков. Для наглядности  Акт движения задолженности представим в таблице 10.

 

Таблица 10

Акт движения задолженности по подотчетным суммам

 за период______ 2013 года _________производства

 ООО «Михайловский хлебокомбинат»

Ф.И.О. подотчетного лица	Остаток на начало месяца	Выдано		Авансовые отчеты		Остаток на конец месяца		Подпись подотчетного лица
		дата	сумма	дата	сумма	по учетным данным	расхождения
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. Симонов Петр Владиславович	12520	06.10	770	05.10.	11750
		10.10	8500	15.10	8500
		15.10	6000	-	-	6000
2. Хохлова Софья Ивановна	-	02.10	2000	05.10	2600
		05.10	600
		7.10	5000	10.10	4000	(-1000)
3. Тараканова Вика Петровна	5100					5100
		13.10	4500	18.10	4500
		23.10	6300	25.10	6300
		29.10	9700			9700
И.д. работники
Итого по цеху

 

В таблице 10 внутренний документ «Акт движения задолженности по подотчетным суммам» будет формироваться в бухгалтерской программе, записи в котором будут вестись линейно-позиционным способом, для наглядности и удобного чтения подотчетными лицами. С данными о имеющимися суммами задолженности за подотчетными лицами, отраженными в Акте, должен ознакомиться руководитель производственного элемента и заверит своей подписью для контроля и принятия мер по устранению долга.

Затем, Акт утверждается главным бухгалтером, при необходимости  делаются письменные замечания по принятию необходимых мер, как бухгалтеру, так и другим специалистам. После принятия мер, все акты за месяц собираются, подшиваются и хранятся в бухгалтерии предприятии.

Практическая значимость внедрения акта движения задолженности  по подотчетным суммам, определена тем, что он усиливает контроль и оценивает движение задолженности в разрезе каждого подотчетного лица. Это будет способствовать своевременному предоставлению авансовых отчетов, не использованию подотчетных сумм в личных целях и усилит контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников.

Направления совершенствования порядка организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, в части детализации, идут в соответствии с требованиям Концепцией развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу (одобрена призом Минфина РФ № 180 от 01.07.2008). Так как учет  расчетов с подотчетными должен строиться  как единая система учета и отчетности включающая также статистический и оперативно-технический учет и основанная на первичном учете как источнике данных для последующего накапливания, систематизации и обобщения их в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета.

В заключении следует  отметить, что предложенные рекомендации по совершенствованию организации аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» для принятия управленческих решений по детализации информации с введением шести субсчетов, а так же ежеквартальное обобщение материалов учета во внутреннем аналитическом регистре позволит обеспечить контроль за качеством учетного процесса и сокращением дебиторской задолженности. Ежемесячное подтверждение остатков задолженности повысит её качество и ответственность подотчетных лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Исследование курсовой работы подтвердило актуальность темы исследования, что многие стороны  финансово-хозяйственной деятельности предприятий практически невозможны без осуществления расчетов связанных  с подотчетными лицами. Выдача подотчетных сумм всегда сопряжена с образованием дебиторской задолженности за подотчетными лицами и принятия мер к своевременному её погашению.