Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Материалы таблицы 4 отражают, что при ежегодном увеличении фондоотдачи, сокращена общая оборачиваемость  капитала, это не является положительным моментом деятельности предприятия и его нестабильной работы по улучшению деловой активности. Отрицательным является ежегодное увеличение продолжительности производственного цикла (52 дня) и финансового цикла (51 день).

Платежеспособность на ООО «Михайловский хлебокомбинат»  характеризуется степенью ликвидности оборотных активов и свидетельствует о финансовых возможностях покрытия всех обязательств, всеми активами. Представим анализ платежеспособности при расчете финансовых коэффициентов (таблица 5).

 

 

Таблица 5

Анализ платежеспособности

ООО «Михайловский хлебокомбинат» за 2009 – 2011 гг.

№ пп	Коэффициенты	Норматив	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение		Темп роста,%
						к 2009г	к 2010г
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Общий показатель платежеспособности	≥ 1	0,5445	0,5641	0,8419	+0,2974	+0,2778	154,62
2	Коэффициент абсолютной ликвидности	≥0,2-0,5	0,0053	0,0058	0,0016	-0,0037	-0,0042	30,19
3	Коэффициент «критической оценки»	≥ 0,7 – 1	0,7539	0,7979	3,1555	+2,4016	+2,3576	418,55
4	Коэффициент текущей ликвидности	≥ 1,5 2,0-3,5	0,8779	0,8963	3,4350	+2,557	+2,5387	391,26
5	Коэффициент маневренности  функционирующего капитала	-	-1,0156	-0,9496	0,1148	+1,1304	+1,0644	10,15
6	Доля оборотных средств в  активах ( )	≥ 0,5	0,7427	0,7963	0,8220	+0,0793	+0,0257	110,68
7	Доля краткосрочных  финан-совых обязательств ( )		0,8460	0,8884	0,2393	-0,6067	-0,6491	28,29
8	Коэффициент обеспеченности собственными средствами	≥ 0,1	-0,3451	-0,2513	-0,2113	+0,1338	+0,04	61,22
9	Коэффициент (индекс) постоянного  актива	< 1	64,876	56,648	42,488	-22,388	-14,16	65,49

 

Материалы таблицы 5 говорят о неудовлетворительном состоянии платежеспособности  предприятия  в 2009 и 2010 годы, рассчитанные показатели ниже допустимых нормативных значений. Однако привлечение долгосрочных заемных средств на 80 млн.руб. привело к улучшению платежеспособности, просматривается увеличение коэффициентов: текущей ликвидности на 2,557, критической оценки на 2,4016. Общий показатель платежеспособности, увеличился на 0,2974.

На ООО «Михайловский хлебокомбинат» платежеспособность восстановлена в 2011 г. следует провести расчет показателя - коэффициента утраты платежеспособности:

                                  (1)

Произведенные вычисления свидетельствуют о том, что предприятие  в ближайшее время не сможет утратить свою платежеспособность, так как  значение коэффициента в два раза превышает оптимальное значение ≥1,0.

Анализ дебиторской  и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами не проводится и соответствующим образом не оформляется, поэтому его следует провести самостоятельно. Для анализа задолженности будут использованы данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Бухгалтерский баланс (форма № 1) для этого составим аналитическую таблицу 6.

Таблица 6

Аналитическая таблица  оценки задолженности по расчетам с  подотчетными лицами ООО «Михайловский хлебокомбинат»

№пп	Наименование показателя	2009 год			2010 год				2011 год				Отклонение 2011г. (+_) к		Темп  роста,        %
		сумма	уд.вес		сумма		уд.вес		сумма		уд.вес		2009	2010
1	2	3	4		5		6		7		8		9	10	11
1	Дебиторская задолженность
1.1	- на конец года	2352		3,73		1463		1,74		1755	1,87		-597	+292	74,62
1.2	- - к общей сумме З  задолженности	63076		100,0		83959		100,0		93884	100,0		-	-	148,84
1.3	- - к оборотным актив.	73972		3,18		94999		1,54		102250	1,72		-1,46	+0,18	54,09
1.4	-  - к валюте баланса	99598		2,36		119301		1,23		124386	1,41		-0,95	+0,18	59,75
2	Кредиторская задолженность
2.1	- на конец года	26	0,07		96		1,19		127			0,44	+0,37	-0,75	488,5
2.2	- к общей сумме  задолженности	35778	100,0		48389		100,0		28955			100,0	-	-	80,93
2.3	- к краткосрочным  обязательствам	84261	0,03		105984		0,09		29768			0,43	+0,41	+0,34	35,32
2.4	-  к валюте баланса	99598	0,03		119301		0,08		124386			0,10	+0,07	+,02	333,3

 

По данным таблицы 6 дебиторская  задолженность значительно превышает  кредиторскую, которая образовывается при несвоевременном расчете  с подотчетными лицами по перерасходованным  суммам. Так за исследуемый период дебиторская задолженность сокращена, как по сумме на 597 тыс.руб. так и по удельному весу на 1,86 %. В то же время кредиторская задолженность по подотчетным суммам увеличилась на 101 т.р. или 0,37 %.

Проведенный анализ финансово-хозяйственной деятельности общества с ограниченной ответственностью «Михайловский хлебокомбинат» отражает положительные и отрицательные аспекты работы предприятия и говорит об недостаточно эффективной работе по деловой активности, платежеспособности и рентабельности. А так же недостаточный контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

 

2.2. Организация  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами в ООО  «Михайловский хлебокомбинат»

 

На ООО «Михайловский  хлебокомбинат» организацией бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами вменено в обязанности бухгалтера, а клонтроль за его работой осуществляет главный бухгалтер. На предприятии ежегодно утверждается список сотрудников, которым разрешена выдача денежных средств под отчет, состоящий из работников аппарата управления, начальников структурных подразделений, технической службы и водителей автомобилей, сроком  пользования подотчетными суммами на 30 дней.

Чаще всего в ООО  «Михайловский хлебокомбинат» под  отчет выдаются наличные денежные средства. Однако на предприятии имеется одна корпоративная карта, которой пользуются только директор, его заместители и главный бухгалтер при поездке в командировки в г. Москву, С-Петербург и другие регионы России. Корпоративная карта хранится в сейфе у гл.бухгалтера и выдается командированному лицу под роспись в «Журнале учета банковской карты», а по возращению из командировки она возвращается под роспись в журнале, с приложением слипов или чеков.

Под отчет деньги выдаются на основании расходного кассового ордера и заявления, утвержденного руководителем или его заместителем и завизированное начальником структурного подразделения, по следующим направлениям:

- в качестве аванса  на выполнение служебного задания  в командировке;

- на хозяйственные  нужды (приобретение материалов и запасных частей для мелкого ремонта, канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, расчетов за выполненные работы и оказанные услуги и т.п.);

- представительские расходы  – на проведении деловых встреч  и презентации навой продукции.

Кроме того, на предприятии  имеется приказ руководителя на применение норм расходов в командировках:

- суточные: 200 руб. г.Волгоград  и Волгоградскую область, 600 руб.  – в другие регионы России  и 1500 в города Москву  и С-Петербург;

- проезд оплачивается эконом классом, согласно проездных билетов, включая проезд в купейном вагоне поездов скорого назначения;

- расходы по найму  жилья – не выше 800 руб. за  сутки в г.Волгограде и области  и по 1600 руб. в г.Москва и  С-Петербург и другие областные города.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им в подотчет в ООО «Михайловский  хлебокомбинат» применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который  дебетуется  в корреспонденции  со счетами денежных средств, полученных из кассы или снятых со специального рублевого карточного сета. Кредитуется счет со в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты, приобретенные ценности, в зависимости от характера произведенных расходов. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками признаются на предприятии как расходы по обычным видам деятельности.

При направлении, согласно приказа, сотрудника в командировку ему выдается служебное задание, командировочное удостоверение и целевой аванс.  По итогам работы им составляется авансовый отчет, который утверждается руководителем и является основанием для бухгалтера по формированию бухгалтерских проводок, представленных в таблице 7.

Таблица 7

Проводки по отражению  в учете командировочных расходов

в ООО «Михайловский хлебокомбинат»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 26 (20) «Общехозяйственные расходы»	Списание суточных в пределах норм, оплата за найм жилья и расходов на проезд и пользование постельными  принадлежностями
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 91-2 «Прочие расходы»	Списание суточных сверх установленных  норм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10 (08, 41) «Материалы»	Закуплены командированным лицом  товары, материалы, внеоборотные активы
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценност.	Запись на сумму выделенного  в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подр.»	Оплата выполненных работ (оказанных  услуг) за счет полученных подотчетных сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 76 «Расчеты с разными деб. и  кредит.	Командировочные расходы оплачены физическому лицу за работу
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

 

Значительны по своему объему и авансовые отчеты на административно-хозяйственные расходы, приобретение ГСМ и запасных частей, которые к учету принимаются с приложением надлежаще оформленных документов, завизированные начальником подразделения и утвержденные руководителем. При проверки этих отчетов бухгалтер контролирует установленную предельную сумм расчета наличными по одной сделке в пределах 100000 руб.

Представительские расходы  не значительны по объему и имели  место за исследуемый период только 4 случая, сумма проведенных мероприятий  в году не превышает 4% от суммы оплаты труда сотрудников. Хозяйственные операции предприятия по отражению хозяйственных и представительских расходов  представлены в таблице 8.

Таблица 8

Проводки по отражению  в учете хозяйственных и представительских расходов в ООО «Михайловский хлебокомбинат»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 26  «Общехозяйственные расходы»	Расходы подотчетного лица, включаемого  с состав общехозяйственных расходов
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 20 «Основное производство»	Расходы подотчетного лица, относящиеся  к производственным затратам
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10 (08, 41) «Материалы»	Закуплены подотчетным лицом товары, материалы, запчасти ГСМ
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Запись на сумму выделенного  в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 68 «Расчеты по налогам  (НДС)»	Приняты к возмещению суммы НДС
Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»	Отражается сумма представительских  расходов
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 50 «Касса»	Возврат неиспользованных подотчетных  сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

 

Аналитический учет на предприятии  ведется в разрезе подотчетных  лиц, деление по подразделениям бухгалтером ведется только с использованием субконто. Управленческий учет по организации учетного процесса по расчетам с подотчетными лицами на предприятии не применяется. Для ввода информации о расходах, произведенных подотчетным лицом  из сумм, выданных под отчет в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет», представлен на рисунке 3.