регистрируется  в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. (/18/, с. 422)

      Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях ручной, так и автоматизированной обработки учетной информации. (Приложение Г)

      Документ  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходный ордер также должно подписать лицо, получившее наличные деньги. 
 

      Выдача  наличных денег из кассы организации также может производиться по другим надлежаще оформленным документам: платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

      Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

      Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Никаких подчисток, помарок или исправлений в первичных кассовых документах не допускается. (/13/, с. 112)

      3.4 Сводная документация

      Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и первичному кассовому документу присваивается порядковый номер.

      Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. (Приложение Д)

      Кассовая  книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и иметь печать на последней странице, где делается запись «В  

этой  книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

      Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов одинаково нумеруются. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

      Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую его сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

      Заполнение  кассовой книги производится сразу после получения или выдачи денег, кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. (/12/, с. 56)

      Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге запрещаются, необходимые корректирующие исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. (Приложение Е)

      Согласно  письму ФНС России от 15 сентября 2004г. № 33-0-11 / 581 « О порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями,  

применяющие специальные налоговые режимы» ведение кассовой книги индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, необязательно.

      Регистрация приходных и расходных кассовых документов в условиях автоматизации учета осуществляется в автоматическом режиме, также как и составление кассовой книги и формирование отчета кассира.

      В организациях при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» — электронного варианта кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться (распечатываться) на бумажном носителе к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

      Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

      Кассир  после получения (распечатки) машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

      В целях обеспечения сохранности и удобства использования, распечатанные машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) распечатанные машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество  

листов  за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

      Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств используется в  организации, если наличные деньги выдают одновременно нескольким кассирам или раздатчикам. Книгу открывает на год, и записи в ней ведет старший кассир. В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке:

      1) в начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму наличных, необходимую для проведения расходных операций;

      2) получив денежную наличность, кассиры  расписываются в отдельной графе  о получении денег;

      3) в конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличных и кассовые документы старшему кассиру;

      4) старший кассир расписывается в получении денег и подсчитывает их остаток в соответствующих графах.

      Для того чтобы организация могла снимать наличные деньги с расчетного счета того банка, в котором она обслуживается, ей следует приобрести в банке книжку с денежными чеками (чековую книжку). В чековой книжке обычно имеется 50 денежных чеков, которые состоят из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указывают цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

      Денежные средства, полученные по чеку, должны расходоваться только на те цели, которые в нем указаны.

      Отрывной  лист денежного чека передается сотруднику банка, который выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться в организации пять лет. Чек действителен в течение 10 дней с даты его составления. Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в кассе организации по приходному кассовому ордеру. 
 

      И наоборот, для сдачи сверхлимитной  наличности на свой расчетный счет организация должна заполнить документ специальной формы — Объявление на взнос наличными, который выписывается в одном экземпляре и состоит из трех частей: объявления, ордера и квитанции. (/14/, с. 415)

      После зачисления денег на расчетный счет на основании полученной квитанции (части объявления на взнос наличными) в бухгалтерии организации должен быть оформлен расходный кассовый ордер, по которому отражается списание денег из кассы. Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской. (Приложение Ж)

3.5 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

      Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в национальной и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации предусмотрен активный инвентарный счет 50 «Касса».

      Начальное сальдо счета указывает на наличие  суммы свободных денег в кассе  организации на начало месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

      В соответствии с положениями инструкции по применению Плана счетов организации могут уточнять содержание субсчетов и вводить дополнительные субсчета. Так, с учетом специфики деятельности организации (наличие нескольких расчетных счетов в разных банках, валютных счетов, условий сдачи денег в банк и др.) в рабочем плане счетов должны быть предусмотрены соответствующие субсчета для учета денежных средств на этих счетах исходя из потребностей управления, контроля и анализа. (/15/, с. 75)

      К данному счету открывты следующие субсчета:

      50-1 «Касса организации»;

      50-2 «Операционная касса»;

      50-3 «Денежные документы»; 

      50-4 «Валютная касса».

      На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются  денежные средства, находящиеся в кассе организации.

      Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета наличия и движения средств в операционных кассах, которые расположены вне помещений кассы организации (магазины, эксплуатационные участки, речные переправы и т.п.). Они открываются организациями при необходимости. В таких случаях действующим законодательством предусмотрено обязательное применение контрольно-кассовой техники. 

      Во  всех случаях поступления наличных денег в кассу дебетуют счет 50 «Касса» (субсчета 1, 2). При этом он корреспондирует со счетами:

      50 — при поступлении в кассу организации выручки из операционной кассы по справке-отчету кассира - операциониста;

      51, 52, 55 — при получении денег  со счетов в банках;

      57 — в случае получения переводов  и других денежных средств, числившихся в пути;

      58 — в результате поступления наличных денежных средств в порядке возврата предоставленных займов;

      60, 62, 70, 71, 73, 75, 76, 79 — при поступлении  наличных денег в погашение  дебиторской задолженности, возникшей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с подотчетными лицами, по претензиям и прочим расчетным операциям;

      66, 67 — при поступлении наличных  денег за счет кредитов банков и прочих займов;

      86 — в случае поступления наличных  денег в счет целевого финансирования от других организаций и лиц, бюджетных средств и т.п. на осуществление мероприятий целевого назначения;