Бухгалтер. Основы бухгалтерского учета

При горизонтальном (плоском) хранении дела кладутся горизонтально, одно на другое. Этот способ хранения неудобен для пользования делами и на практике применяется редко.

При вертикальном (библиотечном) хранении дела ставятся вертикально, одно подле другого, корешком наружу. Этот способ имеет широкое распространение, так как обеспечивает легкую обозримость и удобство пользования делами и предохраняет их от преждевременной порчи.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный, или общий, и местные (подручные, вспомогательные, текущие).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет).

В местных подручных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

6.8. Инвентаризация и ее виды

Бухгалтерский учет предназначен для своевременного и точного отражения всех изменений, произошедших в составе хозяйственных средств и источников их образования, в хозяйственных процессах и их результатах. Данные учета должны соответствовать фактическому наличию хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда случаются расхождения данных учета с действительностью. Расхождения могут возникать в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке товарно-материальных ценностей, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц.

Это вызывает необходимость периодической сверки данных руководителем предприятия, при обязательном присутствии материального учета с фактическим наличием ценностей, уточнения расчетов. Такую проверку называют инвентаризацией.

Инвентаризация - это один из элементов метода бухгалтерского учета, предполагающий проверку основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, расчетов и их сопоставление с данными учета. Есть необходимость более подробно осветить вопрос относительно данного элемента метода бухгалтерского учета, поскольку он нужен не только для того, чтобы познать азы бухгалтерского учета, но и пригодитсяв жизни бухгалтера-практика.

Инвентаризацию проводят на всех предприятиях независимо от форм собственности, вида деятельности и ре- жимности работы. Она является обязательным дополнением документации.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

Полную инвентаризацию проводят, как правило, один раз в год перед составлением годового отчета, она имеет своей целью обеспечить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов предприятия. Также полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризуемых объектов, то есть какой-либо один вид средств хозяйства, например, основных или денежных средств, находящихся в кассе.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

- плановые, осуществляемые в заранее намеченные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;

• внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначаемая ответственным лицом, отвечающим за проверяемые ценности.

Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учетной политике, разрабатываемой каждым хозяйствующим субъектом.

6.9. Порядок проведения и оформления инвентаризации

Стандартами бухгалтерского учета предусмотрен порядок инвентаризации различного рода имущества и обязательств, мы же остановимся на общем порядке ее проведения.

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручают приказ, в котором устанавливают сроки начала и окончания работы.

Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на ...» (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в центральную бухгалтерию или в учетно- контрольную группу центральной бухгалтерии), и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбирают у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливают к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

Инвентаризацию основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей проводят по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверку фактических остатков осуществляют при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладывают к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладывают к описи.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

На ценности, не принадлежавшие хозяйству, но находящиеся в нем, составляют отдельные описи.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Работу рабочей инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, в котором отражают результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

При наличии используемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляют определенные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещают обособленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляют отдельную инвентаризационную опись. В протоколе комиссии их отмечают отдельно, причем указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносят в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указывают их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

При получении от предприятий, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копии инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

Инвентаризуемые основные средства, товарно-матери альные ценности, нематериальные активы заносят в описи (форма приведена ниже); инвентаризацию денежных средств, ценных бумаг и расчетов оформляют актом.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной и другой техники, так и ручным способом.

Не рекомендуется делать никакие помарки и подчистки.

В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно может (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Заявление материально ответственного лица о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании, пропуском, просчетом и т.д., принимаются до открытия склада, кладовой, секции, где проводили инвентаризацию.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производят во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

При необходимости проводят контрольные проверки инвентаризации, в которых принимают участие и члены инвентаризационной комиссии, и материально ответственное лицо.

За внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков комиссия несет ответственность в установленном законодательством порядке.

Форма № инв-3

(предприятие, организация) Цех (склад) 

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ №

ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ « » г.

(род товарно-материальных ценностей ) РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственные лица:

(должность) (фамилия, и., о.) (подпись)

Наименование  

(объединения, предприятия, организации)

АКТ

Контрольной проверки инвентаризации ценностей на

(наименование предприятия, склада, кладовой, цеха, участка и т.д., где проводилась инвентаризация « » )

Инвентаризация ценностей проводилась на 

комиссией в составе: (дата)

Председателя 

(должность, фамилия, инициалы ) Членов комиссии  

(фамилии, инициалы)

Контрольной проверкой, проведенной 

, установлено:

(должность, фамилия, инициалы)

I. По инвентаризационной описи значится в наличии  наименование ценностей на сумму*

И.Результаты проверки

№№ по описи	Наименование ценностей, подвергавшихся контрольной проверке	Значится по инвентаризационной описи			Фактически оказалось при контрольной проверке			Результаты проверки (+ более, -менее)
		Кол-во	I	Сумма	Кол-во	со I =!	га и	Кол-во	Цена	| б4
	Итого:	X	X		X	X		X	х Г