Бухгалтер. Основы бухгалтерского учета

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.
3. Точно и ясно излагать содержание документа.
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать.
6. Сумму в денежных документах указать цифрами и прописью.
7. Снабжать документ необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, например, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов-фактур для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении первичных документов на машинных носителях информации субъект обязан изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций , а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Казахстан, суда и прокуратуры.

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом.

Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом, если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, нельзя ограничиться одной этой цифрой, а надо исправить все число.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, которая заверяется лицами, подписавшими документ. В банковских и кассовых документах исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе при его составлении допущена ошибка, он считается испорченным и выписывается заново на другом бланке.

На основании изложенного можно сформулировать правило исправления ошибок в документах.

Для исправления ошибок в документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать над ней правильную запись и о произведенном ис- правлении сделать на документе оговорку, которая дол- ЖН(Х быть заверена лицами, подписавшими документ.

Как было указано выше, документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности субъекта.

За нарушение порядка составления документов отвечают прежде всего те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного бухгалтера как руководителя учета. Главный бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

Каждый учетный работник также несет ответственность на своем участке работы за нарушения правил составления и оформления документов.

6.5. Проверка и бухгалтерская обработка документов

В бухгалтерию документы поступают в установленные сроки строго по графику, утвержденному руководителем субъекта.

Поступившие документы в бухгалтерию подлежат обязательной проверке, которая проводится тремя способами:

• Документы проверяются по существу, т.е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции, определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. В этом случае можно использовать метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т.п.
• Производится формальная проверка документов (по форме), т.е. выписан ли документ на бланках установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операций и оформлении документов.
• Арифметическая проверка документов, когда в документах проверяется правильность произведенных вычислений и подсчетов.

Если при проверке окажется, что документ составлен неправильно, он возвращается составителю для исправления или же для составления нового документа.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая состоит из таксировки, группировки, контировки.

Таксировка документов - это выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчет суммы.

Группировка - это подборка документов в однородные не только по названию, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную об 
работку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Контировка документов заключается в уточнении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции (проставление корреспонденции счетов на документах).

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «погашено». Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав ляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

 

Дата принятия на

Год и месяц

хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

С какого по какой помер статьи

Коли- |

Примечание

чество ; листов в | деле !

 

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми комитетами и финансовой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии 

представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

По истечении срока хранения документы передаются в архив, а по истечении определенного срока уничтожаются на предприятии.

6.6. Документооборот

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив носит название документооборота.

Основными этапами документооборота являются:

1. составление и оформление документа;
2. прием документа учетным аппаратом (бухгалтерией);
3. движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;
4. передача документа в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным (старшим) бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов-фактур и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указывается, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять два главнейших условия.

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. 

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.д.).

Все работники предприятия, имеющие дело с документами, обязаны строго соблюдать установленный документооборот. Для проверки соблюдения документооборота устанавливается контроль исполнения документов, дающий возможность ежедневно следить за тем, все ли документы, назначенные к проводке (записи по счетам) за данный день, действительно проведены (записаны).

Рациональная организация документооборота имеет большое значение. Она является одним из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Без правильной организации движения документов нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).

На каждом предприятии документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В нем необходимо предусматривать:

• наименование отчетов или первичных документов;
• время составления;
• лицо, которое составляет, подписывает или ведет записи в документах;
• сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;
• лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Примерная форма документооборота

 

Наиме
нование
отчетов	Коли
или	чество
первич	'экзем
ных	пляров
ток\ мен
тов

.N1- гш порядку

Время составления

Ответственный за представление

Кто составляет докумен г

Сроки представления

 

6.7. Хранение документов

Все исполненные учетные документы хранятся в архиве.

Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целость и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскания порядке и подвешиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

1. по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы и т.п.);
2. по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
3. по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца - по дням);
4. по номерам документов.

Бухгалтерские документы, на основании которых произведены записи по счетам, хранятся обычно с подразделением по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.п.) и по числам месяца.

209

Способ хранения бухгалтерских документов зависит также от применяемой формы учета. Так, например, при журнально-ордерной форме учета документы хранятся в папках с подразделением по названиям и номерам журналов-ордеров, в которые они записаны. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в журналы-ордера.

14-398 

В архиве дела располагаются в определенном порядке - по алфавиту, по номерам и т.п.

В отношении техники расположения дел в архиве существуют два орновных способа:

1. горизонтальное хранение
2. вертикальное хранение.