Бухгалтер. Основы бухгалтерского учета

 

В многографных формах регистров в дебетовой или кредитовой стороне (чаще дебетовой) данные регистрируются в развернутом виде в разрезе корреспондирующих счетов.

Линейные регистры характеризуются тем, что в них однородную информацию можно записывать по одной строке, и по этой же строке можно записывать дополнительные данные. Так, если по строке показывать начисленную заработную плату, то по этой же строке можно записывать и все удержания.

Шахматные регистры построены по шахматному принципу, при котором каждая записанная сумма характеризует два признака, например: дебетуемый и кредитуемый счет или вид приобретенного материала и источник его приобретения. 

Схема 13

Классификация учетных регистров

 

7.2. Порядок и техника ведения записей в учетные регистры

Процесс учетной регистрации хозяйственных операций в самых общих чертах можно представить в виде следующей схемы:

 

Баланс

Документы

Синтетические и аналитические  счета

 

Значение каждого из этих этапов состоит в том, что:

• в документах регистрируется каждая отдельная операция;
• в синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка хозяйственных средств и операций предприятия;
• в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние хозяйственных средств предприятия и их источников. 
  

В порядке дальнейшего последовательного раскрытия и конкретизации метода бухгалтерского учета рассмотрены основные виды учетных регистров, в которых производится группировка и обобщение хозяйственных средств и операций предприятия по синтетическим и аналитическим счетам.

Теперь следует познакомиться с порядком записей в учетные регистры. Качество записи в учетные регистры играет в учете весьма важную роль. Оно является одним из решающих факторов в деле достижения своевременности и повышения качества учетных данных.

В этом отношении к учетным записям предъявляются следующие основные требования: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность.

Применительно к этим требованиям учетной практикой выработан ряд правил о том, как вести записи в учетных регистрах.

Прежде всего записи в учетные регистры должны производиться исключительно на основании оформленных, проверенных и обработанных документов. По окончании записи на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка о том, в каком учетном регистре отражены показатели этого документа.

Содержание записей в учетные регистры определяется видом учетного регистра, его построением и назначением.

Наиболее важными, существенными элементами записей являются:

1. дата записи в регистр;
2. номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
3. основание, где требуется содержание записей;
4. номера корреспондирующих счетов и позиции аналитического учета;
5. сумма.

Все эти элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров в виде отдельных граф, строк и других предусмотренных реквизитов.

В учетных регистрах текст следует писать кратко и сжато, а смысл должен быть точный и ясный. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Это важно потому, что ошибку легче обнаружить и исправить сразу же после того, как она возникла.

7.3. Заключение, сверка и сводка учетных записей в регистрах

Периодически, обычно в конце месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Этот завершающий цикл учетных работ за месяц производится с целью сверки, сводки учетных записей и получения соответствующих показателей, необходимых для составления пробного баланса.

Способы и техника подсчета итога в учетных регистрах, сводка данных всецело определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними.

Однако в части подсчета есть и общее правило, которое в одинаковой мере относится ко всем учетным регистрам. Заключается это в том, что подсчет записей можно производить только при том условии, если все документы данного отчетного периода (месяца) отражены в соответствующих регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних учетных регистров в другие.

Суммы итогов подсчитываются по каждой графе и записываются в специально отведенных для этого строчках и колонках регистров. Как уже отмечалось, одной из задач подсчета итогов и сводки учетных записей является проверка их правильности. На практике используются различные приемы и способы проверки правильности учетных записей. Они основаны, как правило, на заранее разработанной системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу.

В частности, широко применяется правило, когда в регистрах шахматной формы общий итог граф по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки (графы) по вертикали. Если итоги при сверке не совпадут, это будет означать, что в записи или в подсчет вкрались ошибки. Эти ошибки надо найти и исправить.

Действенным средством контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних взаимосвязанных журналов-ордеров и ведомостей с другими.

Важное место в контроле за счетными записями принадлежит взаимосверке данных синтетического и аналитического учета.

Учет нельзя считать достоверным, правильно отражающим действительность, если нет необходимого равенства между данными синтетического учета и аналитического.

В условиях, когда синтетический учет ведется раздельно от аналитического, взаимосверка их итогов осуществляется посредством составления нам уже известных оборотных и сальдовых ведомостей.

При совмещении синтетического учета с аналитическим в одном учетном регистре или же когда записи и регистры аналитического учета предшествуют записям в регистры синтетического учета и являются основанием для последующих, необходимость в такой сверке отпадает.

На практике применяются и другие методы контроля счетных записей и итоговых показателей учетных регистров, которые будут рассмотрены более подробно при изучении бухгалтерского учета в предприятии.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования учетных регистров приступают к заключительной сводке учетных данных, переносу итогов учетных регистров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги учетных регистров и карточек составляется отчетность.

Таков в общих чертах месячный цикл учетных работ. Как видим, он характеризуется продуманным и строго установленным порядком записеи хозяйственных операций в учетные регистры, подсчета итогов и их сводки.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации и сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения в деле контроля и оперативного руководства деятельностью предприятия.

7.4. Исправление ошибок в учетных регистрах

При подсчете итогов и сверке записей в учетных регистрах иногда выявляются ошибки.

Однако одного установления ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошли ошибки и в чем они заключаются. За выявлением ошибок должно следовать их нахождение, т.е. отыскание того регистра, его страницы, суммы, части итога и т.п., в которых произошла ошибка. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Нахождение ошибок - дело иногда очень кропотливое, требующее значительной затраты времени и труда. Поэтому умение быстро найти ошибку имеет большое практическое значение.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка, или, как говорят, пунктировка записей. Сущность его состоит в том, что все записи в учетном регистре, в котором обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или же с другими учетными регистрами, в которых отражены те же самые операции. Перед каждой проверенной суммой ставится значок «V». При такой проверке ошибочная запись будет обязательно найдена.

После того как ошибки найдены, производится исправление их. Правильное исправление ошибки в счетных записях имеет большое значение в деле обеспечения верности и ясности учетных сведений и цифр.

Существует следующий порядок техники исправления ошибочных счетных записей в учетных регистрах.

Если ошибка в учетном регистре обнаружена до проставления в нем итогов, то исправление ее производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей с оговоркой. Зачеркивание ошибочной записи делается так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Нужная же запись надписывается над зачеркнутой либо под ней в зависимости от имеющейся возможности, т.е. в данном случае техника исправления ошибочных записей в учетных регистрах та же, что и в документах.

При частичном исправлении многозначных чисел зачеркивается и надписывается все число, а не одна только неверная цифра. Сделанное исправление также оговаривается и подписывается лицом, отвечающим за данный участок работы.

Исправление ошибок путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей с оговоркой называется корректурным способом.

Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе - подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и машиннограммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка делается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах ме- мориально-ордерной формы учета - до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения 
итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если:

• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;
• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами.

При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Способ красного сторно применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой)

7.5. Сущность форм бухгалтерского учета

241

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Для учетной регистрации используются в разных сочетаниях книги, карточки, журналы-ордера, ведомости и отдельные листы, записи в которых могут производится в различной последовательности. Все это приводит к образованию разнородных форм бухгалтерского учета.

16-198 

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

• количество применяемых регистров, их назначение, содержание, внешний вид;
• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
• последовательность и способы записей в учетные регистры;
• степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориаль- но-ордерной форме учета:

7.6. Мемориально-ордерная форма учета

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.