Бухгалтер. Основы бухгалтерского учета

С документами тесно связаны такие понятия, как документация, унификация, стандартизация и документооборот.

Документация - это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Поэтому правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами является начальной стадией бухгалтерского учета.

Унификация документов - это разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций на различных предприятиях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к автоматизированной обработке: замена разовых документов накопительными, ликвидация лишних показателей, имеющихся в документах, объединение нескольких отдельных документов в комбинированные и т.д.

Стандартизация документов - это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов и их хранение в архиве.

6.2. Классификация документов

Для лучшего изучения и использования  документы классифицируются по наиболее существенным призна 
кам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете:

по назначению

по порядку составления

по содержанию хозяйственных операций

по способу отражения операций

по месту составления

по порядку составления (см. схему 12).

Схема 12

Первичные

Разовые

Внутренние

Классификация бухгалтерских документов

			Распорядительные
По назначению			Исполнительные (оправдательные)
			Бухгалтерского оформления
			Комбинированные

 

По порядку составления

Сводные

По содержанию хозяйственных операций			Материальные
			Денежные
			Расчетные

 

 

По способу отражения операции

Накопительные

По мест\ составления

			Р> чные
По порядку заполнения
	-		С применением вычислительной техники

 

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного и валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т.д. Распорядительные документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операций, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т.п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т.д.

По порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т.п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждение отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. 

Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок, расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. Например, чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. Например, платежное поручение, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости и др.

По способу отражения операций подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно- платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчи- тываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительные представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, акты, наряды, рас- четно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемыеручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

6.3. Реквизиты документов

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции. Эти сведения, являющиеся составными документа, называются реквизитами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций. Для разных операций они различны.

Однако существует ряд основных типовых реквизитов, встречающихся в большинстве документов, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, и являющихся для них обязательными.

К числу обязательных реквизитов относятся следующие:

1. название документа (требование, лимитно-заборная карта, авансовый отчет и т.п.) и, как правило, его порядковый номер;
2. название и адрес предприятия, в котором составлен документ;
3. указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственных операций, оформлявших данный документ (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);
4. дата составления документа;
5. содержание операции и условия ее выполнения, а также основание для ее совершения (ссылка на договор, наряд, приказ и т.п.);
6. измерители операции, т.е. количественное выражение ее в натуральных и денежных показателях;
7. подписи лиц, ответственных за операцию и за правильное ее оформление в документе.

Отсутствие или неправильное указание какого-либо из этих реквизитов затрудняет использование документа в качестве первичного источника учетных сведений, а в некоторых случаях и лишает документ его силы.

Указанные реквизиты являются общими для всех бухгалтерских документов, оформляющих хозяйственные операции.

Кроме обязательных реквизитов, в документах могут иметь место и дополнительные реквизиты, содержащие те или иные специальные сведения в зависимости от особенностей операций. К такого рода дополнительным реквизитам относятся, например: номер документа, обозначение размера лимита (нормы) отпуска материалов и т.п.

6.4. Требования к составлению и оформлению документов

К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные Стандартом бухгалтерского учета №24 «Организация бухгалтерской службы», утвержденным приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 31 декабря 1997 года №«455.

В СБУ N«24 особое внимание обращается на качество оформления операций. Эти требования сводятся в основном к следующему.

Прежде всего необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Написание документа производится на пишущей машинке или автоматизированным способом, чернилами или химическим карандашом. Особо строгий порядок установлен для денежных документов - приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений или других банковских документов. В этих документах суммы указываются не только цифрами, но и прописью.

Составляется по определенной форме с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций с полным соответствием действительности.

Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования.

В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлин ности и правильности.

Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать, с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии.

В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами.

Документ должен быть оформлен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции, придающими документу юридическую силу. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего.

Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Из изложенного можно вывести следующее общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка - на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, на пишущей машинке либо через электронные носители информации.