Аудит операций по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Проверку достоверности обязательств по расчетам с персоналом по оплате труда начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по схеме .

Схема 1

При обнаружении соответствий необходимо установить причину расхождений. Оформив процедуру сверки рабочими документами и получив доказательства о тождественности показателей отчетности и данных синтетического и аналитического учета, аудитор приступает к проверке правильности начисления заработной платы. В случае обнаружения несоответствий необходимо в рабочих документах показать суммы отклонений и причины их образования. Затем изучаются наличие и достоверность первичных документов, правильность заполнения, соответствие требованиям нормативных документов.

Проверке подвергаются табели учета рабочего времени, приказы, наряды на сдельную работу, листки учета выработки, путевые листы, расчетные и расчетно-платежные ведомости, расчеты отпускных и других видов доплат и др. Обращается внимание на:

            полноту и правильность заполнения всех обязательных реквизитов;

            наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет рабочего времени и выполнение работ;

            неоговоренные исправления и подчистки;

            необходимо выяснить, нет ли случаев включения в табель учета рабочего времени вымышленных (подставных) лиц, приписок невыполненных работ.

Расчетно-платежные и платежные ведомости целесообразно подвергнуть счетной проверке, что позволит выявить возможное завышение итоговых сумм в ведомостях при правильном подсчете итогов по отдельно взятым сотрудникам. Такого рода нарушения приводят не только к завышению расходов на оплату труда, но и к присвоению денежных средств.

Процедуры проверки по существу расчетов по оплате труда могут быть проведены сплошным (при небольшом штате работников) или выборочным способом. Размер выборки аудитор определяет исходя из программы проверки и конкретных условий. Однако целесообразно, чтобы в выборку были включены расчеты с работниками всех категорий, групп и подразделений с целью охвата всех видов оплат и удержаний. Аудитору необходимо выбрать личные дела и лицевые счета конкретных работников и проверить соответствие информации о дате найма и переводах, условиях оплаты труда (ставка, оклад) и дополнительных выплатах. При этом проверяются соблюдение штатной дисциплины и установленных должностных окладов или условий контракта, обоснованность оплаты труда по трудовым соглашениям и по совместительству.

Необходимо установить идентичность данных о количестве отработанного времени путем сверки данных табеля учета использования рабочего времени, расчетной ведомости и лицевого счета, при неполном рабочем месяце проверить правильность арифметического подсчета начисленной заработной платы.

В зависимости от принятой в организации системы оплаты труда в ходе проверки правильности начисления оплаты труда аудитор использует следующие документы.

При повременной оплате труда:

            штатное расписание, принятое в организации;

            табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и (или) табель учета использования рабочего времени.

Аудитор проверяет правильность применения тарифных ставок (окладов), которые утверждаются руководителем организации и оформляются в виде штатного расписания. На основании табеля учета использования рабочего времени и штатного расписания аудитор выборочно проверяет количество отработанных конкретным работником дней (часов) и рассчитывает причитающееся ему вознаграждение исходя из тарифной дневной (часовой) ставки. Полученная сумма сверяется с суммой, отраженной в расчетно-платежной или расчетной ведомости. Если по указанным суммам имеются расхождения, аудитору следует обратиться за разъяснениями к лицам, ответственным за заполнение этих форм, и поставить в известность руководителя организации об имеющем место факте нарушения. Часто такие случаи возникают в результате того, что лица, ответственные за начисление оплаты труда, по договоренности с отдельными работниками организации начисляют последним оплату труда в повышенном размере (за непроработанное время, например при временном простое, оплате листков временной нетрудоспособности и др.). Подобного рода ухищрения отдельных недобросовестных работников не только негативно отражаются на деятельности организации, но и могут привести к серьезным последствиям  при проведении камеральной проверки налоговыми органами либо Фондом социального страхования Российской Федерации, поскольку начисленная за время вынужденного простоя оплата труда в размере, превышающем допустимые, утвержденные в организации, необоснованно включается в себестоимость продукции (работ, услуг), а  случае завышенной оплаты листка временной нетрудоспособности увеличивается сумма, принимаемая к зачету Фондом социального страхования Российской Федерации.

При сдельной оплате труда:

            наряды на выполненные в течение месяца работы;

            утвержденные в организации нормы выработки и сдельные расценки за выполненную работу.

В ходе проверки аудитору необходимо убедиться в наличии нарядов и произвести выборочный расчет суммы оплаты труда отдельно взятого работника – сдельщика на основании выполненных им норм выработки и установленной сдельной расценки за единицу произведенной продукции (выполненного комплекса работ). Полученная сумма сверяется с начисленной суммой оплаты труда данного работника. Следует проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам.

При оплате труда на комиссионной основе аудитор должен ознакомиться с условиями заключенных с работниками договоров в части порядка выплаты и размера вознаграждения. Как правило, размер заработка работника определяется в виде процента от дохода, полученного организацией при реализации продукции, произведенной самим работником, либо при реализации работником продукции, принадлежащей организации. Проверяя правильность начисления оплаты труда, аудитор должен на основании данных об объеме реализации продукции и размере вознаграждения произвести выборочный расчет оплаты труда  одного или нескольких работников и полученные результаты сопоставить с суммами, отраженными в бухгалтерском учете.

При проверке оплаты за время отпуска обращается внимание на дату начала отпуска по приказу и табелю, правильность определения расчетного периода и соответствие сумм заработной платы по месяцам расчетного периода в расчете отпускных и лицевом счете. Для получения аудиторами доказательств могут быть составлены альтернативные расчеты отпускных по ряду сотрудников.

Правильность начислений доплат в связи с отклонениями от нормальных условий работы (за работу в ночное время, за сверхурочную работу, за работу в праздничные дни, за работу в тяжелых и вредных условиях) устанавливается проверкой соответствия данных расчета и табеля учета использования рабочего времени и установленных законодательством размеров доплат.

При проверке начисления пособий по временной нетрудоспособности аудитор руководствуется Положением «О порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» (утвержденным Постановлением Президиума ВЦСПС от 12.11.1984 № 13-б).

Процедура контроля начисления пособий по временной нетрудоспособности включает проверку правильности:

            расчета среднедневного заработка;

            размера пособия (%) в зависимости от стажа работы;

            числа дней нетрудоспособности;

            ограничения максимального размера пособия.

            суммы начисленного пособия.   

Порядок применения ограничения максимального размера пособия по

временной нетрудоспособности разъяснен Письмом ФСС от 18.02.2002 № 02-18/05/1136 «О пособиях по временной нетрудоспособности и по беременности и родам». 

Аудит распределения средств на оплату труда

После проверки расчета заработной платы необходимо установить правильность обобщения и группировки расходов по оплате труда по счетам, центрам ответственности, объектам калькулирования.

При проверке порядка распределения средств, направляемых на оплату труда, особое внимание аудитор должен уделить вопросам, связанным со сферой деятельности работников, источниками, используемыми при начислении оплаты труда.

Не подлежит включению в себестоимость продукции (работ, услуг), а относится на соответствующие источники финансирования оплата труда, начисленная работникам организации, выполняющим возложенные на них трудовыми договорами (контрактами) обязанности в сфере, не связанной с производственным процессом. Оплата труда, начисленная работникам производственной сферы за определенные виды работ, относится на соответствующие счета учета затрат по этим видам работ.

При проведении проверки по распределению средств, направляемых на оплату труда, аудитору необходимо ознакомиться с ведомостью распределения заработной платы по соответствующим источникам ее образования (финансирования). Приведенные в ней данные сверяются с выданными нарядами (заказами) на выполнение определенных работ.

Проверка выплаты премий

В случае если в проверяемом периоде работникам организации начислялись и выплачивались премии, носящие систематический характер, например за достижение высоких количественных и качественных результатов труда, за выполнение особо важных заданий, а также вознаграждения по итогам работы за год и выслугу лет, то аудитору прежде всего следует ознакомиться с положением о премировании работников организации, положением о выплате вознаграждения по итогам работы за год и положением о выплате вознаграждения за выслугу лет, регулирующими порядок, размеры и условия их выплаты. При возникновении подозрения в применении заниженных норм выработки (систематически выплачиваются премии за перевыполнение норм в размерах, значительно превышающих основную заработную плату) можно воспользоваться услугами эксперта – специалиста, который подтвердил бы или опроверг этот факт [9].

2.3. Аудит удержаний из оплаты труда

Проверка правильности удержаний из оплаты труда и иных доходов работников является одной из главных задач аудитора. При этом аудиторской проверкой должны быть охвачены все удержания, предусмотренные законодательством:

обязательные удержания (по налогу на доходы физических лиц; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических лиц; по вступившему в законную силу приговору суда);

удержания по инициативе работодателя (за причиненный организации материальный ущерб; за допущенный брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм;  удержания по предоставленным займам и ссудам; удержания излишне выданной оплаты труда и др.);

удержания, инициаторами которых являются работники организации (удержание профсоюзных взносов, производимые в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника).

Проверка правильности исчисления налога на доходы физических лиц

При проверке правильности исчисления налога с доходов работников организации аудитору следует руководствоваться следующим:

-         налог на доходы физических лиц взимается по разным ставкам. Поэтому аудитору необходимо проверить правильность применения соответствующих ставок для исчисления налога. Если, например, работник организации является одним из ее учредителей и помимо оплаты труда получает дивиденды от участия в организации, то удержание налога с доходов работника производится по ставке 13% - с сумм начисленной оплаты труда и 30% - с сумм начисленных в его пользу дивидендов. При проверке правильности удержания налога на доходы физических лиц следует обращать внимание на выплату вознаграждения на основании договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, не являющимися резидентами Российской Федерации. В этом случае ставка налога применяется в размере 35% суммы начисленного вознаграждения; [2]

-         доходы работника организации, полученные в натуральной форме, должны учитываться в составе его совокупного годового дохода по государственным регулируемым ценам, а при их отсутствии – по свободным (рыночным) ценам, исчисленным на дату получения дохода. Для целей налогообложения в стоимость выдаваемых товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, акцизов и налога с продаж;

-         стоимость подарков, полученных работником в течение года, подлежит налогообложению, если она превышает 4000 руб.;

-        суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи, не являются объектом налогообложения. Выплата материальной помощи по другим основаниям облагается налогом на доходы физических лиц; (4000 не облагаются).