Аудит кассовых операций

При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют  актом, составленным по унифицированной  форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским  доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой  аудитору необходимо выяснить:

- обеспечена ли сохранность  денег при доставке из банка  и во время выдачи заработной  платы;

- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

- застрахована ли касса организации;

- соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого шкафа);

- соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности  по отдельным датам.

Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств  в кассе

В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях  банков, устанавливается единый лимит  остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и  другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его  нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе.

После установления лимита остатка  кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

При проверке предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом  остатка наличных денег в кассе. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Штрафы за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций¹:

• на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда(МРОТ);
• на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.
• За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

Для проверки соблюдения лимита остатка  денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить  отклонения от лимита и оформить все  выводы по форме, представленной в табл. 1.

Таблица 1 Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

№ п/п

Номер отчета

Дата

Фактический остаток, руб.

Лимит, руб.

Отклонение, руб.

 

В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.

Результаты следует занести  в таблицу 2:

Таблица 2 Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств:

Дата и номер документа

Сумма по документу, руб.

На какие цели

 

Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования  наличных денежных средств

При проведении аудита необходимо уделить  особое внимание правильному, всесторонне  грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей в кассовых ордерах. Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой книге. Каждое предприятие должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней;
• в практике встречаются случаи когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя. (Однако данное нарушение в аудиторском заключении не указывается)

Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными  деньгами с юридическими лицами

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей². Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Организации, предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения  кассовой дисциплины, аудитор может  оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие  в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

Результаты фиксируются по форме, представленной в табл. 3.

Таблица 3 При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов

Наименование  юр. лица	Номер первичного  документа	Дата	Номер	Дата оплаты	Срок  действия  лимита		Сумма	Сумма платежа  превышающего  Установленный  лимит
		РКО			начало	конец

Грубейшим нарушением расчетов наличными  деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые  книжки предприятия, проверяя в них  количество корешков и незаполненных  чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме (см. табл. 4).

 

Таблица 4 Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке

Начальный номер  чека в чековой книжке

Дата выписки  предыдущего чека

Номер отсутствующего корешка чека

Заключительный  номер в чековой книжке

Проверка правильности и своевременности оприходования  денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека. Заполняется таблица по форме, приведенной в табл. 5.

Таблица 5 Реестр сумм, полученных из банка и полностью не оприходованных в кассу предприятия

Дата Отчета  кассира

Сумма Оприходо вания  в кассу

Сумма по  чеку

Номер Корешка  чека

Сумма по  Выписке  банка

Дата  выписки банка

Отклонение Оприходован ной суммы от  полученной

 

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить  расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение  дебиторской задолженности и  суммами, зачисленными в кассу, а  также проконтролировать своевременность  сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу  предприятия, то этот сотрудник (организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты  методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Наличие на предприятии утвержденного  приказом руководителя списка лиц, которым  могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также  должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».