Аудит кассовых операций

     Аудит кассовых операций 

     При проведении аудиторской проверки кассовых операций необходимо принять во внимание следующие нормативные документы:

     • Федеральный закон РФ «О бухгалтерском  учете» от 21 ноября 1996 г.;

     • Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г.; другие нормативные документы Банка России.

     Аудит кассовых операций основан на изучении следующих документов:

     первичные документы: кассовая книга; приходные  кассовые ордера; расходные кассовые ордера; квитанции к объявлению на взнос наличными; денежные чековые книжки; платежные ведомости на выдачу заработной платы, пособий, премий; документы, подтверждающие размер установленного банком лимита остатка кассы; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; отчеты кассира; договор о материальной ответственности кассира и расписка кассира в том,, что он ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ; приказы руководителя и акты инвентаризации кассы;

     регистры  синтетического и аналитического учета: Главная книга; журнал-ордер № 1 и 1/1; ведомость № 1 и 1/1;

     отчетность: отчет о движении денежных средств (форма 4).

     Направления аудита кассовых операций

 

     Аудит кассовых операций включает проверку взаимосвязи между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами. При этом проверяется соответствие:

     •  данных кассовых отчетов с данными  первичных документов;

     • данных журнала-ордера № 1 и ведомости  № 1 с кассовыми отчетами и кассовой книгой;

     • данных журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 оборотам и сальдо за каждый месяц, отраженным в Главной книге;

     • месячных оборотов по кредиту счета 50 «Касса», отражающих расходы, отнесенные в дебет других счетов, с записями в Главной книге по дебету соответствующих  счетов;

     • данных журнала-ордера № 1 данным за отчетный период, отраженным в форме № 4 приложения к балансу.

     Аудит кассовых операций также включает проверку проведения инвентаризации кассы.

     Аудитору  следует ознакомиться с материалами  проведенных инвентаризаций. При этом нужно иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки, в соответствии с приказом Минфина России «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13 июня 1995 г.

     В соответствии с п. 37 Порядка ведения  кассовых операций в РФ внезапная  ревизия кассы производится в  сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

     В аудит кассовых операций также входит проверка правильности документального  оформления хозяйственных операций. При этом следует проверить:

     • наличие приказа руководителя о  назначении кассира на работу, договор  о полной материальной ответственности  с кассиром, ознакомление кассира с Порядком ведения кассовых операций в РФ (наличие расписки);

     • порядок приема наличных денег. Согласно п. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением за товары, работы, услуги производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При расчетах наличными деньгами с юридическими лицами применение ККМ не требуется, прием наличных денег от юридических лиц оформляется приходным кассовым ордером. При этом необходимо проверить соблюдение предельно допустимого размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одному платежу;

     • соответствие остатка в кассе  установленному лимиту. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Аудитору нужно потребовать справку из банка, устанавливающую лимит остатка кассы.

     Предприятия обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег  в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками, поэтому при проверке необходимо проследить за соблюдением лимита за каждый день. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Однако предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней.

     Банки имеют право систематически проверять  соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций в РФ, а также проверять целевое использование наличных средств, полученных по чеку в банке.

     Корешки чековых книжек должны храниться  в сброшюрованном виде и при закрытии счета в банке предъявляться  в банк. За нарушение Порядка ведения  кассовых операций на организацию могут быть наложены штрафы в соответствии с п. 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23 мая 1994 г.

     Аудитор также должен помнить, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с ЦБ РФ и Минфином России. Неправильно оформленные первичные документы, фиксирующие совершение кассовых операций, свидетельствуют о неудовлетворительном внутреннем контроле организации.

     Согласно  п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ каждое предприятие ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. При наличии у организации кассовых операций с иностранной валютой, они должны отражаться в одной кассовой книге с рублевыми операциями (в рублевом и валютном эквивалентах).

     Необходимо  также проверить своевременность  заполнения кассовой книги. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Отражение операций за несколько дней в одном листе кассовой книги недопустимо.

     Учет  кассовых операций может вестись  автоматизированным способом. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению; машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», последней за каждый месяц, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. «Вкладные листы кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

     В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

     Типичные  ошибки, выявляемые при аудиторских проверках

 

     При аудиторских проверках кассовых операций обычно выявляются следующие  ошибки:

     • осуществление расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;

     • отсутствие приказа о полной материальной ответственности кассира;

     • использование для отражения  прихода наличных денег в кассу  не приходных кассовых ордеров, а  других форм;

     • допущение неоговоренных исправлений  при составлении кассовых документов;

     • отсутствие в приходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченного письменным распоряжением руководителя;

     • превышение лимита остатка кассы;

     • превышение предельно допустимого  размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

     • отсутствие документов, подтверждающих факт инвентаризации кассы;

     • отражение движения наличных денег  в кассовой книге за несколько дней на одном листе;

     • отсутствие указания в приходных (расходных) кассовых ордерах основания получения  наличных средств;

     • отсутствие журнала регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров;

     • не прошитая кассовая книга, не пронумерованные  листы кассовой книги и т.п.;

     • отсутствие в документах, приложенных  к ПКО и РКО, штампа «Оплачено» с указанием даты;

     • выдача наличных денег выдаются из кассы под отчет при отсутствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

     • отсутствие в расходных кассовых ордерах подписи руководителя, главного бухгалтера или лица, уполномоченного  на это письменным распоряжением  руководителя;

     • отсутствие указаний документа, удостоверяющего личность получателя при выдаче наличных из кассы;

     • отсутствие подписи лиц, получивших наличные деньги из кассы;

     • отсутствие доверенности на получение  денег из кассы;

     • отсутствие надписи кассира при  получении наличных денег по доверенности: «По доверенности»;

     • отсутствие разрешительной надписи  о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера на титульном (заглавном) листе платежной ведомости;

     • не составляется реестр депонированных сумм;

     • допущены подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге;

     • записи кассовой книги сделаны карандашом.