Анализ дебиторской задолженности и совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками

 

На субсчете «Авансы полученные»  осуществляется учет предварительной оплаты (аванса) за продукцию, товары, работы, услуги. По кредиту этого субсчета отражается поступившая сумма аванса или предварительной оплаты, а по дебету - оплата отгруженных продукции, товаров, выполненных работ, оказанных услуг. По данному субсчету может отражаться подлежащий уплате в бюджет НДС.

Сумма НДС, уплаченная в бюджет с  полученного аванса может быть принята  к вычету в следующих случаях:

• активы, под которые был получен аванс, проданы (признана выручка от продажи);
• договор, в счет оплаты которого был получен аванс, расторгнут, и аванс возвращен покупателю.

Отражение бухгалтерских записей  по учету авансовых платежей можно  увидеть в таблице 1.3.

Таблица 1.3

Бухгалтерские записи по субсчету 62.4 «Авансы полученные»

Дебет	Кредит	Содержание  хозяйственных операций	Первичные документы
50, 51	62-4	Поступили авансовые платежи в счет предстоящей  поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг)	Выписка банка по расчетному счету, №КО-1 «Приходный кассовый ордер», чек ККМ.
62-4	68	Начислен  НДС с авансовых платежей.	Бухгалтерская справка-расчет
62-4	62-1	Зачтен  авансовый платеж в счет оплаты отгруженной  продукции (выполненных работ, оказанных  услуг).	Бухгалтерская справка.
68	62-4	НДС с авансовых платежей предъявлен к вычету	Бухгалтерская справка.
62-4	50, 51	Возвращены  авансы покупателям и заказчикам при нарушении условий договора поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг)	Выписка банка по расчетному счету, № КО-2 «Расходный кассовый ордер».

 

На субсчете «Расчеты по банковским чекам» осуществляется учет движения полученных чеков организацией-чекодержателем. Для обеспечения аналитического учета к данному субсчету рекомендуется открывать три аналитических счета:

• «Расчеты по чекам, срок оплаты которых не наступил»;
• «Расчеты по чекам, не оплаченным в срок»;
• «Расчеты, переданные на инкассо».

В настоящее время срок предъявления чека к оплате устанавливает банк-плательщик самостоятельно внутрибанковскими  правилами проведения операций с чеками [2].

Чек может быть представлен к  оплате путем непосредственного  предъявления банку-плательщику или путем предъявления чека на инкассо.

Записи, которые будут сделаны  по учету расчетов банковскими чеками представлены в таблице 1.4.

На субсчете «Расчеты по бартерным сделкам» осуществляется учет товарообменных операций, т.е. по договору мены. Согласно данному договору стороны обменивают один товар на другой. Каждая из сторон является продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен.

Таблица 1.4

Бухгалтерские записи по субсчету 64.5 «Расчеты по банковским чекам»

Дебет	Кредит	Содержание  хозяйственных  операций	Первичные документы
62-1	90-1	Отражена задолженность покупателей за отгруженную продукцию	Договор купли-продажи, № 1-Т «Товарно-транспортная накладная».
62-5	62-1	Получен чек от покупателя	Банковский  чек
51	62-5	Зачислены на расчетный счет денежные средства по предъявленному чеку	Выписка банка по расчетному счету, № КО-1 «Приходный кассовый ордер», чек ККМ.

 

Согласно бухгалтерскому стандарту, выручка от реализации товаров по договору мены отражается в учете исходя из стоимости вновь полученных товаров. При этом стоимость полученных товаров определяется по ценам, по которым организация обычно приобретает такие или аналогичные товары.

Бухгалтерские записи по субсчету 62.6 «Расчеты по бартерным сделкам» с перечнем документов, на основании которых они делаются, представлены в таблице 1.5.

Таблица 1.5

Бухгалтерские записи по субсчету 62.6 «Расчеты по бартерным сделкам»

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
62-6	90-1	Отражена выручка от реализации имущества, определенная исходя из стоимости ценностей, полученных в обмен.	Договор мены, № 1-Т «Товарно-транспортная накладная».
60	62-6	Зачтены обязательства по договору мены	Бухгалтерская справка, акт о прекращении встречных требований.
91-2	62-6	Списана разница между стоимостью отгруженной продукции и стоимостью полученного имущества.	Бухгалтерская справка
62-6	91-1	Отражена разница между стоимостью полученного имущества и стоимостью отгруженной продукции.	Бухгалтерская справка

 

Величина оплаты по договору мены (задолженность перед контрагентом, отражаемая по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») определяется исходя из рыночной стоимости переданных ценностей. Для отражения в учете товарообменных операций необходимо правильно определить: выручку от реализации товара по договору мены; стоимость полученного по договору мены имущества и величину оплаты по договору мены [13].

 

 

1.3 Методика внутреннего контроля расчетов с покупателями и

заказчиками

Учет расчетов с поставщиками и покупателями и формирование внутреннего контроля имеют жизненно важное значение для любого предприятия, активно работающего в условиях рыночной экономики. Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками и покупателями. С поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги; с покупателями - за купленные ими товары; с заказчиками - за выполненные работы и оказанные услуги. Задолженность по этим расчетам в процессе финансово - хозяйственной деятельности должна находится в рамках допустимых значений.

Сомнительная дебиторская  задолженность и просроченная кредиторская задолженность свидетельствуют  о нарушениях поставщиками и клиентами  финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.

Развитие рыночных отношений  повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Увеличение или снижение дебиторской и кредиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. При значительном отвлечении средств предприятия из оборота, появляется невозможность гасить вовремя задолженность перед кредиторами. На основании этого необходимо проводить мониторинг и внутренний аудит расчетов.

Для проведения внутреннего  контроля используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах. Необходимость внутреннего контроля связана, прежде всего, с увеличением объектов и данных в бухгалтерском учете предприятия. По мере роста масштаба деятельности предприятия и расширения аппарата управления возникают проблемы, связанные с обменом информацией, затрудняется контроль за различными подразделениями предприятия со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала. Основными функциями внутреннего контроля являются: осуществление проверок звеньев управления, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления; осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Кроме того, в компетенцию внутренних аудиторов входят экспертиза средств управления риском (в частности, риском, связанным с условными обязательствами и аналогичными статьями финансовой отчетности), контроль за осуществлением программы по соблюдению этических норм, организация специальных расследований и надзор за их проведением.

Многие предприятия страдают от неэффективного использования разного  рода ресурсов от недостатка необходимой  для принятия правильных решений  информации, непреднамеренного и  преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны  работников. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля. На службу внутреннего контроля организации возложено выполнение следующих функций:

• контроль за эффективностью систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их улучшению;
• контроль за достоверностью бухгалтерской и оперативной информации, проведение экспертизы средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации этой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;
• контроль за соблюдением законодательства, нормативных актов, требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и собственников;
• контроль за деятельностью различных звеньев управления;
• контроль за эффективностью механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных процедур в филиалах и структурных подразделениях экономического субъекта;
• контроль за сохранностью и состоянием имущества экономического субъекта;
• разработка рекомендаций и мероприятий по устранению выявляемых недостатков и повышению эффективности управления.

Рассмотрим расчетные  операции, по которым наиболее часто  возникают ошибки у бухгалтеров  при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами. В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (таблица 1.6).

Таблица 1.6

Содержание и признаки нарушений при оформлении документов

Содержание нарушений	Признаки нарушений
1. При оправдательном  документе отсутствует распоряжение на осуществление операций	Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей
2. При распорядительном  документе нет оправдательного	Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена
3. Документы составлены  с нарушением установленной формы	Доверенности, счета, акты и  т.п. составлены по произвольной форме
4. В одном и том же  документе не совпадают реквизиты	Документы составлены от имени  одной организации, а печать - другой
5. В документах полностью  или частично отсутствуют реквизиты	Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно
6. При документах отсутствуют  приложения. На которые имеются ссылки	В документах указаны приложения, а в действительности их нет
7. Документы подписаны  лицами, не имеющими на это право	Денежные документы подписывает  кассир, накладные - заведующий складом
8. Подделка подписей, наличие  подчисток, дописок, исправлений	Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.
9. Отсутствие на соответствующих  документах штампа, печати	Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или  штампа
10. В документах письменные  реквизиты указывают на несвойственные  для данной организации операции	В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны)
11. Прослеживание данных  расчетных и платежных документов  по одним и тем же сделкам  показывает их несоответствие	Данные предъявленных  счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают
12. Операции, проведенные  по документам, недействительны	Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора

 

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

Зачастую скрытую материальную ценность списывают на счет 63 «Расчеты по претензиям».

В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов  договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов  сверки.

Отсутствие разногласий  по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным  по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Аудиторская практика показывает, что стороны часто допускают  следующую ошибку при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта  погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости  погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен  неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.