Расчеты с подотчетными лицами

Несмотря  на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя  отчитывалось по выданным суммам, нередко  возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать  сумму задолженности из заработной  платы работника;

- не удерживать  с работника сумму задолженности.  Тогда данная сумма    целиком  учитывается в составе его  доходов.

 

Глава 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях и их учет

 

2.1. Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94-н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

При отражении  операций с подотчетными суммами  счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходование  сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций  и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к  установке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных  с приобретением объектов, которые  подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС  по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании  организацией для отражения в  бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей  счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей  осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата  подотчетными лицами расходов, связанных  с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров  и управлением производством  и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием  организацией расходов операционного  или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов”  отражаются расходы подотчетных  лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы  организации, например на хозяйственные  расходы, бухгалтер должен сделать  запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса»

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,10,08)	71	Списаны расходы подотчетного лица

 

Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
19”Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

 

Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 “Касса”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации.

 

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
94 “Недостачи и потери от порчи  ценностей”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Отражена сумма невозвращенного аванса

 

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может  быть удержана из заработной платы  работника:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
70 ”Расчеты с персоналом по оплате труда”	94 “Недостачи и потери от порчи  ценностей”	Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника

 

При погашении  работником долга по подотчетной  сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”.

В последнее  время достаточно широко применяются  расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
55 “Специальные счета в банках”	51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет

 

71”Расчеты с подотчетными лицами”

55 “Специальные счета в банках”

Учтена сумма средств на карточке  выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

 

 

2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет активный.

По Дт отражается выдача средств под отчет или выдача перерасхода по авансовому отчету.

По Кт – принятие к учету израсходованных сумм, а также внесение остатка неиспользованного аванса в кассу.

Сальдо Дт со знаком «+» показывает наличие дебиторской задолженности на определенную дату (задолженность подотчетного лица учреждению).

Сальдо Дт со знаком « - » показывает наличие кредиторской задолженности на определенную дату, т.е. долг учреждения подотчетному лицу.

КОСГУ: 560, 660.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по  прочим расходам».

Типовая корреспонденция

Содержание операции	Дт	Кт
1.  Выдача сумм подотчетным лицам	0208ХХ560	020134610, 020111610, 020127610
2.  Принятие к учету суммы произведенных  расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета	105, 106, 109, 302ХХ830, 40120200	208ХХ660
3.  Возврат остатков подотчетных  сумм	020111510, 020127510, 020134510	0208ХХ660

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. 
Характеристику Журнала операций см. тему 1.1. вопрос 8. 

Реквизиты Журнала операций расчетов с подотчетными лицами:

1. Наименование документа.
2. Дата, № и наименование документа (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер).
3. Наименование показателя (ФИО подотчетного лица).
4. № счета бюджетного учета по Дт и Кт.
5. Сумма, итоговые суммы по Дт и Кт счетов бухгалтерского  учета по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению
6. Количество приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и его субсчета

Для отражения  операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с  подотчетными лицами». Денежные средства выдаются под отчет на выплату  заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по заработной  плате»;

00 208 02 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по прочим  выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по начислениям  на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг»;