Бюджетирование как средство координации деятельности всех структурных подразделений организации

Таким образом роль бюджетирования в управленческом учете состоит в том, чтобы отражать движение денежных средств, финансовых ресурсов, счетов и активов предприятия в максимально удобной форме, своевременно представлять соответствующие показатели финансовой деятельности предприятия в наиболее приемлемом для принятия эффективных управленческих решений виде.

 

 

 

 

 

 

1.2.  Структура  и   виды бюджетирования

Подготовка бюджета  начинается с подготовки ясного его  названия и периода, для которого он составляется. Информация, содержащаяся в бюджете должна быть точной, определенной и иметь значимость для ее получателя, насколько это возможно. Бюджет разрабатывается как в целом для всей организации, так и для ее подразделений, что позволяет скоординировать действия всех подразделений. Он может быть подготовлен в любых единицах измерения.

Бюджеты, разрабатываются управленческой бухгалтерией, совместно с руководителями центров ответственности, причем процесс разработки начинается снизу. 

• Процесс составления бюджета в организации называется бюджетным циклом, который состоит из этапов: Планирование деятельности структурных подразделений и организации в целом;
• Определение показателей, которые будут использоваться при оценке деятельности;
• Обсуждение возможных изменений в планах, связанных с новой ситуацией;
• Корректировка планов с учетом предположенных поправок.

Структура бюджета зависит  от специализации и размеров организации, а также от квалификации и опыта  лиц, разрабатывающих бюджет.

Информация, представленная в бюджете, должна быть доступной и ясной для пользователя, объем информации должен служить пользователю для получения обоснованных решений.

Бюджеты подготавливаются на определенный период в будущем  – бюджетный период, который может  быть текущим (краткосрочным) и перспективным (долгосрочным).  Краткосрочный период – это период, когда бюджеты составляются обычно на год, с подразделением на полугодие, квартал, 12 месяцев, 13 четырехнедельных периодов и т.д.

Планирование на краткосрочные  периоды вызнано целями контроля управления. В конце контрольного периода фактические данные сравниваются с бюджетными данными для анализа и оценки текущей деятельности. Предпочтительнее сравнивать четырехнедельные периоды, чтобы избежать различий в количестве дней разных месяцев. В течение года в бюджеты вносятся изменения (корректировки) с учетом изменения условий функционирования предприятия.

Часто составляют краткосрочный  бюджет на период 1—3 месяца. Это совпадает с периодичностью составления фискальной отчетности, что в значительной степени облегчает информационное обеспечение таких бюджетов. Такие бюджеты являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями предприятия. Анализ исполнения краткосрочного бюджета проводится на основе сравнения фактических показателей с плановыми показателями, установленными в начале бюджетного периода.

Если деятельность предприятия связана с внедрением новых технологий, вводом нового оборудования, требующих значительных капитальных вложений, то бюджеты разрабатываются на более длительный период – три, пять и более лет. Это долгосрочные бюджеты, которые разрабатываются, как правило, для каждого подразделения на год.

В зависимости от поставленных задач различают бюджеты:

• общие (генеральный);
• частные;
• гибкие;
• статистические.

Полные бюджетные системы  включают не только практические, но и  отчетные данные. Они используются в планировании, контроле, оценке результатов деятельности и совершенствовании процессов производства, калькулирования и оценки запасов. Отсюда можно сделать вывод о том, что бюджетирование как и классификация затрат отвечает разным целям управления.

Общий (генеральный) бюджет представляет собой скоординированный по подразделениям план работы для всей организации. Цель общего бюджета состоит в объединении и суммировании бюджетов различных подразделений предприятия называемых частными бюджетами, которые в свою очередь тесно связаны между собой. К частным бюджетам относятся: бюджет продаж, бюджет производства, бюджет доходов и т.д.

Общий (генеральный) бюджет – основной  бюджет любой организации состоит из 2-х основных частей: операционная и финансовая.

Структура основного бюджета представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Структура  основного бюджета.

Операционный (текущий, периодический) бюджет показывает прогнозируемые объемы продаж и производства, которые трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого подразделения организации.

Операционный  бюджет включает в себя бюджет о прибылях и убытках, который в свою очередь формируется на основе таких бюджетов как бюджет продаж, производственный бюджет, бюджет ТМЗ и бюджет расходов (бюджет затрат труда, бюджет накладных расходов производства, бюджет коммерческих, бюджет управленческих расходов и др.).

 Составление операционного  бюджета начинается с разработки бюджета продаж. Объём продаж определяет высшее руководство организации, которое формирует своё решение в процессе консультаций с управляющим отделом сбыта. На основе бюджета продаж составляются бюджеты производства и себестоимости проданной продукции. Составление бюджета предполагает планирование не только денежных затрат, но и потребностей в ресурсах в натуральном выражении. Конечной целью работы над операционным бюджетом является разработка плана прибыли и убытка.

При составлении бюджета продаж необходимо учитывать влияние следующих факторов: деятельность конкурентов, стабильность поставщиков и покупателей, результативность рекламы, сезонные колебания спроса, ограничения со стороны государства, деловая политика, общее состояние экономики и т.д.

В бюджете продаж отражаются следующие показатели: виды продаваемой  продукции, количество, цена за единицу, сумма на которую планируется осуществить продажи.

Подготовка бюджета  продаж является отправной точкой во всем процессе составления общего бюджета, так как объем продаж и его  товарная структура характеризуют  уровень деятельности организации.

После установления плана продаж в натуральном выражении можно определить количество единиц продукции, которые необходимо произвести для выполнения бюджета продаж и поддержания запасов готовой продукции на запланированном уровне, т.е разрабатывается производственный бюджет, на основе которого составляют бюджеты закупки и использования материалов, трудовых и общепроизводственных расходов.

Целью производственного бюджета является расчет плана объема производства исходя из результатов бюджета продаж и норм запасов готовой продукции на складах на начало и конец планируемого периода. Расчет осуществляется для каждого вида продукции по следующей формуле:

Плановый объем  производства по продукции Х = плановый объем продаж по продукции Х + нормативный остаток готовой продукции на конец периода - остаток готовой продукции на начало периода

На основе бюджета  производства разрабатывается программа, которая включает, кроме количественных показателей, процессы обработки материалов и полуфабрикатов, календарные графики  и т.д.

На промышленных предприятиях данную функцию выполняет производственно-диспетчерский  отдел. ⁵

Все производственные подразделения (цеха, участки) относятся к центрам  затрат, поэтому совокупный производственный бюджет определяется как сумма всех производственных подразделений, входящих в организационную структуру организации.

Для определения общих  затрат на производство необходимо рассчитать себестоимость единицы продукции  складывающейся из прямых и косвенных  затрат. Таким образом, производственный бюджет включает прямые и косвенные затраты.        

 Прямые непосредственно  связаны с определенным видом  продукции, их включают в себестоимость  этого вида продукции на основании  первичных документов.

Косвенные связаны с  производством нескольких видов  продукции одновременно (отопление, освещение, аренда и т.д.). Поэтому их распределяют пропорционально, какой либо базе.

Следующий этап подготовки общего бюджета это составление  частных операционных бюджетов: бюджет закупки, бюджет трудовых затрат, бюджет общепроизводственных расходов, бюджет себестоимости проданной продукции, бюджет коммерческих расходов, бюджет административных расходов.

Бюджет закупок материальных ресурсов занимает важное место в системе бюджетирования, т.к. он связан со значительным расходованием и существенно влияет на эффективность производства. При составлении бюджета закупок учитываются как бюджет производства, так и нормы запасов сырья, материалов и комплектующих изделий.⁶

 Величина затрат  на приобретение сырья определяется  исходя из планируемой программы производства и необходимых для этого материальных ресурсов, принимая во внимание время доставки и технологические особенности производства.

Структура бюджета затрат на приобретение материалов может включать не только стоимость приобретаемых  материалов, но и издержки по снабжению, в которые могут включаться стоимость транспортировки, разгрузки, затраты по складированию и хранению, командировочные расходы, затраты на посреднические услуги, связанные с приобретением материалов, таможенные пошлины, проценты за банковский кредит.⁷

       Стоимость материалов, необходимых для обеспечения плановых показателей производства, рассчитывается следующим образом:

Количество  материалов, необходимых для обеспечения плана производства = Материалы, необходимые для производства запланированного объема продукции – Запасы материалов на начало периода.

Для того чтобы определить, сколько материалов необходимо закупить в планируемом периоде, следует  учесть, на какой уровень запасов  к концу периода предприятие  хочет выйти.

 Бюджет трудовых  затрат представляет собой финансовый документ содержащий в систематизированной форме в заданном интервале времени планируемые значения трудовых затрат в разрезе центров ответственности.

Цель бюджета трудовых затрат –  расчет затрат на оплату труда привлеченных к выполнению производственной программы производственных рабочих. Указанные затраты зависят от типа и количества производимой продукции, ее трудоемкости, системы оплаты труда. Исходными данными являются результаты расчетов бюджета производства и данные штатного расписания и тарифно-квалификационных справочников.⁸

Бюджет общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых расходов цехового характера, которые необходимы для обеспечения выполнения производственной программы. ⁹

Цель бюджета общепроизводственных расходов – расчет затрат переменных и постоянных расходов на обслуживание и управление структурными подразделениями  основного и вспомогательного производства. Для этого исследуется их зависимость  от объема выпущенной продукции. Если накладные расходы не изменяются при сокращении или увеличении производственной программы, то такие расходы считаются постоянными. Если подобная зависимость существует, то это переменные расходы.⁸

Расчет затрат переменных и постоянных расходов повышает точность прогнозирования и анализа.

Бюджет общепроизводственных расходов может входить в состав производственного  бюджета, планируемого для производственного  подразделения, либо выступать самостоятельно в виде сметы, разработанной для обслуживающих производственных подразделений.⁹

Бюджет административных расходов разрабатывается на основе принятых планов и программ с учетом организационной структуры организации.

Сложность формирования данного бюджета  состоит в том, что затраты по его статьям трудно прогнозируются ввиду их разнообразия и зависимости от различных факторов. Большинство административных издержек  не поддаются стандартизации. При необходимости руководители функциональных подразделений определяют исполнителей, ответственных за конкретные статьи издержек.⁹

Затем составляется бюджет себестоимости продаж.

Себестоимость готовой продукции  зависит от выбранного метода калькуляция  и оценки запасов.

В основе составления бюджета проданной  продукции лежит следующая формула расчета:

Себестоимость проданной продукции = Запас готовой  продукции на начало периода + Себестоимость  произведенной за планируемый период продукции – Запас готовой  продукции на конец периода.

Себестоимость произведенной за планируемый  период продукции вычисляется формулой: