Документооборот грузовых перевозок

Автомобильный транспорт обеспечивает: возможность  доставки грузов от грузоотправителя до получателя без перегрузки; высокую  сохранность груза; большую мобильность  и скорость перевозки; экономичность  при перевозке товарно-штучных  грузов на небольшие расстояния (до 200 км) и д.р.

Процесс доставки груза от отправителя к получателю состоит из трех основных элементов: погрузка груза на подвижной состав в пунктах отправления; перемещение  груза подвижным составом до пунктов  назначения; выгрузки груза с подвижного состава в пунктах назначения.

Грузами на транспорте называются все предметы с момента  приёма их к перевозке до момента  сдачи грузополучателю. 

1.Первичные документы  учета грузовых перевозок

Развитие рыночных отношений в экономике страны создало условия для реализации на автомобильном транспорте международной  практики первичного учета автомобильных  перевозок грузов.

Первичными документами  учета автомобильных грузовых перевозок  являются путевой лист грузового  автомобиля и товарно-транспортная накладная. Действовавший до недавнего  времени порядок расчетов за перевозки  грузов автомобильным транспортом  предусматривал

Оформление много  численных типовых форм путевого листа и товарно-транспортных накладных (сдельные, почасовые, междугородние, международные  и т.д.) каждая из форм содержала от 60 до 90 реквизитов. Значительное количество составляли показатели справочно-информационного  характера, которые при ручной обработке  каждого документа использовались для подсчета итогов выполнения транспортной работы.

В настоящие  время в рамках государственной  программы "Переход РФ на принятую в международной практике систему  учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики". Разработаны и используются в практике работы автотранспортных предприятий унифицированные формы путевого и перевозочного документов первичного учета (путевой лист и транспортная накладная), позволяющие осуществлять любой утвержденный федеральным автотранспортным органом порядок взаиморасчетов между участниками провоза грузов.

Согласно устава автомобильного транспорта РФ и в соответствии с Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов транспортная накладная является обязательным документом и должна содержать следующую информацию.

1. Данные, подтверждающие договор перевозки: дата и место составления накладной, наименование и реквизиты перевозчика, наименование и реквизиты получателя, дата и время приемки груза к перевозке, государственный номер автотранспортного средства, пункт назначения, наименование груза и вид его упаковки, масса груза и/или числа грузовых мест, порядок определения массы груза, если она не указана в накладной, размер и порядок оплаты перевозки.

2. Технологические  требования при выполнении перевозок  (завоз-вывоз грузов с ж/д станций, попутная загрузка и т.п.).

3. Перечень документов, переданных отправителем перевозчику.

4. Срок выполнения  перевозки, погрузки разгрузки.

5. Обязательства  сторон по выполнению дополнительных  работ, связанных с осуществлением  перевозки (транспортно-экспедиторские  услуги и д.р.).

6. Инструкции  перевозчику (например, получить  соответствующие платежные документы,  относительно страхования груза), замечания участников по качеству  выполнения перевозки грузов.

7. Другие данные, которые стороны договора перевозки  сочтут нужным внести в транспортную  накладную.

Согласно уставу автомобильного транспорта РФ, путевой  документ является основным, удостоверяющим принадлежность транспортного средства юридического юридическому лицу или  гражданину, осуществляющему перевозку  грузов с указанием в нем цели поездки и иных установленных  сведений.

Путевой документ дает право водителю на выезд автотранспортного  средства из гаража (места стоянки) на автомобильные дороги общего пользования, на выполнение установленного задания, на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных  в путевом документе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется оформление специального пропуска.

Функции путевого документа может выполнять транспортная накладная в том случае, когда  грузоотправитель является перевозчиком грузов. С целью реализации указанных  задач в путевом документе  содержаться следующие данные:

1. Характеристика  автотранспортного средства (государственные  и гаражные номера, модель автомобиля, прицепа и полуприцепа, подпись  лица, подтверждающего исправность  готовность автотранспортного средства).

2. Фамилия имя  и отчество водителя (водителей)  выполняющих задание на данном  автотранспортном средстве; номера  кадрового учета на предприятии,  подпись лица, удостоверяющего возможность  выполнения задания по состоянию  здоровья.

3. Задание водителю  на выполнение перевозки грузов (установленное графиком время  выезда автомобиля из гаража  и прибытия в пункты погрузки  и выгрузки, наименование и адрес  заказчика, пунктов погрузки и  разгрузки).

4. Характеристика  перевозимого груза (наименование, код, общее количество в тоннах).

5. Учет и контроль  расхода горючего (вида топлива,  на котором работает автомобиль, его количество при выезде, возврате  и выданное по норме на задание  в натуральном выражении или  талонам).

6. Показатели  использования автотранспортного  средства (данные спидометра при  выезде и возврате).

7. Сведения о  технических неисправностях автотранспортного  средства во время выполнения  задания (ремонт в пути, дата  и время заезда и выезда  автомобиля для устранения технической  неисправности).

8. Особые отметки  о фактах и причинах невыполнения  задания, нарушениях и замечаниях  по качеству выполнения работы  водителя на автомобильных дорогах.

9. Печать предприятия,  организации, осуществляющего перевозку  груза, и подписи ответственных  лиц, подтверждающие достоверность  данных путевого документа. 

2. Путевая документация, необходимая для перевозки грузов

При перевозке  грузов между грузоперевозчиком  и грузоотправителем оформляются:

1.  Договор на перевозку груза:

По договору перевозки груза перевозчик обязуется  доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение  груза лицу (получателю), а отправитель  обязуется уплатить за перевозку  груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ). Договор перевозки является коммерческим документом, оформляемым  при оплате услуг автомобильных  перевозчиков. Отношения между отправителями  и перевозчиками строятся либо по схеме единовременной перевозки  определенного груза, либо как долгосрочное сотрудничество. Названным схемам соответствуют  два вида договора перевозки.

- "Разовые"  договоры о доставке конкретного  груза, который определяется индивидуальными  (как, например, предметы мебели) или родовыми (сельскохозяйственная  продукция, стройматериалы и т.  п.) признаками.

- Договоры о  долгосрочной организации перевозок,  согласно которым перевозчик  обязуется в установленные сроки  принимать, а грузовладелец - предъявлять  к перевозке грузы в обусловленном  объеме. УАТ (Устав автомобильного  транспорта) называет такие договоры  годовыми.

Если отношения  между отправителем груза и перевозчиком носят не длящийся, а "единовременный" характер, стороны в принципе не обязаны составлять единый документ с названием "договор перевозки". Заключение такого договора подтверждается составленным отправителем заказом, а  также товарно-транспортной накладной, которая содержит все существенные условия договора и, по сути, представляет собой его письменную форму. Согласно Правилам перевозки опасных грузов автомобильным транспортом «Перевозка опасных грузов автомобильным транспортом  осуществляется на основании договора перевозки, заключаемого в соответствии с действующим законодательством».

2.Заявка:

На перевозку  грузов грузоотправитель представляет в автотранспортное предприятие  или организацию при наличии  годового договора на перевозку грузов соответствующую заявку, а при  отсутствии годового договора - разовый  заказ.

3.Накладная: 

Форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная", а также указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Рекомендации по применению товарно-транспортной накладной также содержатся в  Общих правилах перевозки грузов автотранспортом. Согласно п.2 Инструкции Минфина РФ, "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы N 1-Т. Пунктом 6 указанной Инструкции установлено, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Грузоотправитель  должен представить грузоперевозчику на предъявляемый к перевозке  груз товарного характера товарно-транспортную накладную. Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй экземпляр  сдается водителем грузополучателю  и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организации, владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. ТТН является основным перевозочным документом, по которой производится и списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем. При этом товарно-транспортная накладная содержит все существенные условия договора и, по сути, представляет собой его письменную форму. Перевозка грузов нетоварного характера оформляется актом замера или актом взвешивания.

Использование в международном сообщении:

При перевозках в страны дальнего зарубежья (или  из них в Россию) основным товарно-транспортным документом является международная  автомобильная накладная, предусмотренная  Конвенцией о договоре международной  дорожной перевозки грузов 1956 г. (КДПГ). На международной автомобильной  накладной должна стоять отметка  российского таможенного органа "Товар вывезен", которая подтверждает факт вывоза товара за пределы таможенной территории РФ.

Если груз доставляется в страну-участницу СНГ (или ввозится в Россию из одной из этих стран), перевозка может быть оформлена  обычной товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) или CMR-накладной.

4.Договор транспортной  экспедиции:

Перевозимый груз является материальной ценностью, и  за нее кто-то должен нести ответственность. Такая ответственность возлагается  на экспедитора, с которым заключается  договор транспортной экспедиции. Согласно ст.801 ГК РФ "по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза". "В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором".

Поскольку перевозка  груза производится автотранспортным предприятием или организацией, как  правило, без сопровождения его  экспедитором грузоотправителя (грузополучателя), функции экспедитора выполняет  шофер-экспедитор автотранспортного  предприятия или организации. При  приеме груза к перевозке шофер-экспедитор автотранспортного предприятия  или организации предъявляет  грузоотправителю служебное удостоверение  и путевой лист, заверенный печатью  автотранспортного предприятия  или организации, и в дальнейшем выполняет все вышеперечисленные  обязанности и услуги.

5.Генеральная  доверенность на получение, хранение  и транспортировку грузов.