Документооборот грузовых перевозок

Другие документы, необходимые при перевозке груза:

Путевой лист.

Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ(далее – Устав) путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. В пункте 1 ст. 6 Устава указано, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Таковым и является Минтранс России. Так вот, п. 2 той же статьи запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Согласно п. 1 ст. 10Устава водитель предъявляет путевой  лист грузоотправителю вместе с документом, удостоверяющим личность, при приеме груза для перевозки. С этого  момента исчисляется время подачи транспортного средства под погрузку. Грузоотправитель отмечает его в  путевом листе. Такая отметка  может служить основанием для  начисления штрафа за задержку (простой) транспортного средства.

Отметки в путевом  листе могут служить обстоятельствами, являющимися основанием для возникновения  ответственности перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, фрахтователей, пассажиров при перевозках пассажиров и багажа, грузов или  предоставлении транспортных средств для перевозок пассажиров и багажа, грузов.

Путевой лист грузового  автомобиля является основным документом первичного учета, определяющим совместно  с товарно-транспортной накладной  при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава  и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления  расчетов за перевозки грузов. Порядок заполнения путевых листов предусмотрен Приказом Минтранспорта РФ "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" от 18.09.2008 г. № 152. Для грузового автотранспорта постановлением Госкомстата России 28.11.1997 г. N 78 утверждены две формы путевых листов - форма N 4-с и форма N 4-п.

Путевой лист ИП оформляется также в соответствии с Приказом Минтранспорта РФ "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" от 18.09.2008 г. № 152. Приказ от 30 июня 2000 года N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" признан утратившим силу.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении  перевозок грузов при условии  оплаты труда автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в терние одного рабочего дня (смены) водителя.

Поручение экспедитору.

В соответствии с Правилами транспортно-экспедиционной деятельности "для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное  и подписанное им поручение экспедитору. Оформленное в установленном  порядке поручение экспедитору  должно содержать достоверные и  полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме, а также  о количестве грузовых мест. Поручение  экспедитору представляется ему  клиентом на бумажном носителе, если иной способ не предусмотрен договором транспортной экспедиции. Экспедитор рассматривает  поручение экспедитору в сроки, определенные в договоре транспортной экспедиции, и направляет его клиенту  с отметкой о согласовании либо с  отказом в согласовании подлежащих оказанию транспортно-экспедиционных услуг с указанием причин отказа. Поручение экспедитору подлежит исполнению с момента получения  клиентом письменного подтверждения  его согласования экспедитором. Клиент на любом этапе исполнения договора транспортной экспедиции имеет право  отозвать ранее выданное поручение  экспедитору с обязательным возмещением  ему фактических расходов, связанных  с исполнением поручения. Отзыв  выданного поручения экспедитору  производится клиентом в письменной форме. Порядок и условия представления  поручения экспедитору и отзыва клиентом выданного поручения экспедитору  с использованием средств факсимильной или электронной связи определяются договором транспортной экспедиции. Форма утверждена Приказом Минтранса  РФ "Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов" от 11.02.2008 г. №23.

Экспедиторская  расписка

Выдается экспедитором клиенту при приеме груза и  предоставляет экспедитору право  владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

Складская расписка

В случае если экспедитор принимает груз клиента на складское хранение, экспедитор выдает клиенту складскую расписку.

Санитарный паспорт  на транспорт

Это документ, который  выдают территориальные центры Государственного Санэпидемнадзора. Его наличие у автотранспортного средства удостоверяет, что техническое состояние данного транспортного средства, а также условия его содержания, мойки и дезинфекции полностью соответствуют действующим российским государственным санитарно-эпидемиологическим нормам и правилам. В конечном итоге, только такой транспорт допускается к перевозке пищевых продуктов и предоставляет право юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, владеющими такими транспортными средствами, осуществлять деятельность, связанную с транспортировкой продуктов питания. Таким образом санитарный паспорт является обязательным документом при перевозке пищевых продуктов, в котором отмечаются данные о прохождении санитарной обработки. Этот документ необходимо иметь в соответствии с Федеральным законом РФ "О качестве и безопасности пищевых продуктов" от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ. Статья 19 п.4 "Для перевозок пищевых продуктов должны использоваться специально предназначенные или специально оборудованные для таких целей транспортные средства, имеющие оформленные в установленном порядке санитарные паспорта". (С 29 апреля 2009 года требования пункта 4 настоящей статьи в отношении соковой продукции из фруктов и (или) овощей не применяются. Применение, оформление санитарных паспортов и медицинских книжек осуществляется в соответствии с Приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 20.05.2005 № 402 "О личной медицинской книжке и санитарном паспорте".

3. Документы,  оформляемые при выполнении погрузочно–разгрузочных операций

документооборот грузовая перевозка

В соответствии с Уставом автомобильного транспорта погрузка грузов на автомобиль, закрепление, укрытие и увязка грузов должны производиться  грузоотправителем, а разгрузка  грузов из автомобиля, снятие креплений  и покрытий - грузополучателем. Однако, поскольку эта норма является диспозитивной, она применяется  лишь в том случае, когда в договоре перевозки (оказания экспедиторских услуг) не предусмотрено иное. В случае отсутствия в договоре разграничения  обязанностей между сторонами договора по погрузке или разгрузке грузов грузоотправитель и грузополучатель  производят соответственно закрытие и  открытие бортов автомобилей и люков  автоцистерн, опускание и выемку шлангов из люков автоцистерн, привинчивание  и отвинчивание шлангов. Автотранспортное предприятие или организация  могут по соглашению с грузоотправителем  или грузополучателем принять на себя погрузку и разгрузку:

а) тарных, штучных  и катно-бочковых грузов, доставляемых предприятием торговли и общественного  питания с небольшим товарооборотом;

б) иных грузов при  наличии у автотранспортного предприятия или организации средств механизации погрузочно-разгрузочных работ.

Соглашение оформляется  как отдельным договором, так  и включением указанных пунктов  в договор перевозки. В случае заключения долгосрочного договора на перевозку грузов автомобильным транспортом обязанности по погрузке-разгрузке конкретных грузов автотранспортным предприятием могут оформляться приложением к договору, а в основном договоре перевозки предусматриваются лишь условия, обеспечивающие максимальное использование погрузочно-разгрузочных механизмов; обязанность грузоотправителя производить предварительную подготовку грузов (укладку на поддоны, в контейнеры и т.п.) и предоставлять место для стоянки и мелкого ремонта погрузочно-разгрузочных механизмов, а также служебные помещения для устройства раздевалок и для отдыха рабочих.

В договоре автотранспортного  предприятия или организации  с грузоотправителем и грузополучателем может предусматриваться участие  шофера в погрузке и разгрузке  грузов в порядке, предусмотренном  в Правилах по охране труда на автомобильном  транспорте. В случае участия шофера в погрузке или разгрузке шофер  при погрузке принимает груз с  борта автомобиля, а при разгрузке  груз подается шофером на борт автомобиля При принятии автотранспортным предприятием на себя обязательств по производству погрузочно-разгрузочных работ оно несет ответственность за порчу или повреждение груза при погрузке и разгрузке, происшедшие по их вине. Грузоотправитель и грузополучатель обязаны содержать погрузочно-разгрузочные пункты, погрузочно-разгрузочные площадки, а также подъездные пути к ним в исправном состоянии в любое время года для обеспечения беспрепятственного проезда и маневрирования подвижного состава, а также обеспечить наличие средств механизации и необходимое количество рабочих, необходимых для соблюдения установи ленных сроков погрузки в автомобили и выгрузки из них грузов, устройства для освещения рабочих мест и подъездных путей к ним при работе в вечернее и ночное время, инвентарь, такелаж и в необходимых случаях весовые устройства для взвешивания грузов и подвижного состава, а также в зависимости от объема и характера выполняемых работ необходимое количество оборудованных мест погрузки и выгрузки грузов и указатели размещения складов, въездов и выездов. Грузоотправитель и автотранспортное предприятие при перевозке грузов обязаны в пределах объемов грузов, указанных в заказе (заявке) грузоотправителя (грузополучателя), производить загрузку подвижного состава до полного использования его вместимости, но не выше его грузоподъемности.

4. Схема документооборота

Заявка от клиента  поступает к диспетчеру в письменном виде или по телефону. Затем заявка формируется инженером отдела эксплуатации и передается диспетчеру выпуска с распоряжением, сколько по ездку отдельно), путевой лист отмечается на ОТК, фиксируется в личной карточке водителя и сдается диспетчеру. Диспетчер в журнале сдачи путевых листов расписывается о его приеме. Путевой лист поступает в отдел эксплуатации, обрабатывается, отрываются талоны заказчика, и бухгалтер в журнале сдачи путевого листа расписывается о принятии талона заказчика. Бухгалтер выписывает счет на основе прейскуранта, к счету прикалывается талон заказчика и переводится клиенту. Путевые листы по итогам каждого месяца сортируются по отрядам и складываются в архив. На каждую поездку клиентом в 2х экземплярах выписывается товарно-транспортная накладная. В настоящее время ТТН выписывается на ЭВМ. 1й экземпляр ТТН отдается получателю, 2й экземпляр ТТН прикалывается к путевому листу. 

Список литературы

1. Воркут А.И. Грузовые автомобильные перевозки – К.: Вища школа, 1986. – 447с.

2. Вельможин А.В., Гудков В.А., Миротин Л.Б. Технология, организация и управление грузовыми автомобильными перевозками: Учеб. для вузов. 2-е изд. доп. Волг. тех. ун-т, 2000. – 304 с.

3. В.Н. Дегтяренко, В.В. Зимин, А.И. Костенко Организация перевозок грузов. – М.: «Издательство Приор», 1997