Бюджетирование в компании Пути совершенствования и проблемы при постановке бюджетирования на примере ЗАО “Москабельмет”

3.       Достижимость. Одна из проблем в том что, для внедрения системы полного хозрасчета между ЦФО необходимо обладать автоматизированной системой для этого процесса или достаточными трудовыми ресурсами

4.       Важность задачи на данной момент является низкой. Во-первых, приказ был возложен только на ФЭО не создана проектная группа, не предусмотрена система мотивации для выполнение этой задачи. Во вторых результаты затрат на содержание ЦФО и их финаносовый результат сформированный по принципу добавления затрат услуг других ЦФО мало интересовал самих ЦФО да и в принципе руководства. Это было лишь скорее дополнение к анализу деятельности ЦФО, в реальности ЦФО отвечали лишь за превышение затрат, и за целевые внешние показатели, а внутренние объемы оказанных услуг в плановых ценах мало кого интересовали.

5.       В соответствии со всеми перечисленными проблемами было просто нереально точно спрогнозировать мероприятия с точки зрения составления плана графика решаемых задач.

2.5. Рекомендации по автоматизации системы бюджетирования в ЗАО «Москабельмет»

Подсистема бюджетирования в 1С: УПП включает функции финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов как на уровне предприятия в целом, так и на уровне ЦФО. Данная подсистема позволяет анализировать как прогнозируемые, так и фактические данные бюджетирования.

Внедрение подсистемы начинается с анализа существующей системы финансовой отчетности предприятия. На первом этапе составляются списки показателей отчетов. Как правило, используется два вида показателей: остаточные и оборотные. На основании списка остаточных показателей в информационной базе пользователями заполняется план счетов бюджетирования. Список оборотных показателей вводится в справочник "Статьи оборотов".

При описании счетов и движений по статьям оборотов можно использовать 5 аналитических разрезов: Статьи оборотов, проекты, ЦФО, контрагенты, номенклатура. Значение показателя в подсистеме бюджетирования может иметь суммовое и количественное выражение. Для каждого показателя можно указать источник для получения фактических данных. В программе имеется готовый набор алгоритмов для заполнения источников данных бюджетирования, который при необходимости может быть дополнен пользователем. Следующий этап – ввод информационную базу системы финансовых отчетов. В справочник "Бюджеты" вводится список бюджетов. Далее для указанных бюджетов задается наполнение показателями в справочниках "Статьи Бюджета" и "Счета бюджета". Для получения информации о состоянии и структуре бюджета применяется "Отчет по бюджету".

    Следующий этап – заполнение справочника "Сценарии". Сценарии в подсистеме бюджетирования служат для описания видов и версий планов, а так же для отличия плановых данных от фактических. В системе не существует отдельных регистров для учета плановых и фактических данных финансового учета, поэтому во всех регистрах подсистемы существует обязательный разрез "Сценарий". При вводе плановых данных в этот разрез записывается сценарий, отражающий вид, версию плана, а при вводе фактических данных этот разрез не заполняется. Для сценария можно указать периодичность, степень детализации, валюту и др. данные. Начальные остатки вводятся в подсистему документом "Корректировка остатков по прогнозным балансам". Если для счетов бюджетирования были указаны источники данных, то возможно автоматическое заполнение документа. Ввод данных в подсистему бюджетирования может осуществляться как вручную так и автоматически. Ручной ввод проводится документом "Бюджетная операция". Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка "Пакетный ввод бюджетных операций". Для ускорения ввода бюджетных операций в документе "Установка зависимостей оборотов по статьям" можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей. Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции. Документ "Расчет по модели бюджетирования" предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций. Обработка "Копирование данных бюджетирования" позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений , либо с указанным изменением. При этом переносятся как документы "Бюджетная операция", так и "Расчет по модели бюджетирования". Документом "Учет фактических данных" в подсистеме бюджетирования происходит регистрация фактических оборотов по статьям бюджета в соответствии с настройкой статьи оборотов и связанного с ней справочника "Источники данных". В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета. Контролируемые значения бывают 2-х типов – ограничивающие и целевые. При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета. Например, таким образом, реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется. Установка контролируемых значений проводится документом "Контролируемые значения по бюджетам". Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет "Контролируемые значения по статьям оборотов". Для проведения план-фактного анализа финансового учета в подсистеме бюджетирования предусмотрены отчеты "Сравнительный анализ оборотов бюджетов» (план-фактный анализ по оборотам), "Сравнительный анализ остатков на счетах" (план-фактный анализ по балансу). При проведении план-фактного анализа возможны два варианта получения фактических данных: из источников данных, описанных для счетов бюджета и статей оборотов и фактических данных уже транслированных в подсистему документом "Учет фактических данных". На основании данных подсистемы бюджетирования в системе генерируется отчет "Финансовый анализ данных бюджетирования". Отчет состоит из 2-х частей "Агрегированный аналитический баланс" и "Отчет о прибылях и убытках". Обе части кроме отчетных данных содержат так же расчет различных аналитических показателей, а так же их описания.

Система "1С:Предприятие 8" дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных. Примером отчета, конструируемого пользователем может служить "отчет по бюджету", структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример – "Финансовый расчет", который является конструктором расчета показателей. Формируя состав строк отчета, пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу). Таким же образом существует возможность по данным БДДС и БДР автоматически строить ББЛ и проводить план-фактный анализ отклонений.

Глава 3. Подготовка проекта внедрения изменений

Оценка целей системы финансового планирования - она состоит в общем случае в укреплении финансовой устойчивости организации, увеличении эффективности использования имеющихся ресурсов, определении наиболее выигрышных видов и направлений деятельности. Однако в зависимости от приоритетов, сформулированных руководством организации, при разработке бюджетов могут рассматриваться в качестве целей бюджетирования усиление стимулирования руководителей и работников структурных подразделений к повышению рентабельности выпускаемых этими подразделениями видов продукции и услуг, повышение ответственности персонала за расходы, конечные финансовые результаты работы; а также повышение обоснованности выделения финансовых ресурсов на осуществление мероприятий по развитию и совершенствованию производственной деятельности.

В качестве дополнительных целей для ЗАО «Москабельмет» необходимо установить следующие параметры:

• Норма прибыли установлена на 2012 г. в размере...%

• Чистая доходность продаж...%

• Уровень дебиторской задолженности не более...% от общего объема продаж, срок оборачиваемости дебиторской задолженности не более…дней

• Уровень кредиторской задолженности не более...% от объема закупок

• Максимальный размер заимствований не более...

Организация финансового планирования и бюджетного контроля, устанавливающая схему разработки бюджетов, ответственных за этот участок должностных лиц, а также порядок проведения контроля за исполнением бюджетов.

Бюджетная группа составляет бюджеты и корректирует их внутри бюджетного периода. Не  бухгалтерия должна отвечать за подготовку отчетов о выполнении бюджетов и предоставляет необходимые данные для рассмотрения, а непосредственно сами ЦФО.

    Коммерческий отдел готовит бюджет продаж, определяет лимиты затрат и бюджетное наметки по этим статья на предстоящий бюджетный период и предоставляет их на согласование в ФЭО а не в бухгалтерии как на текущий момент времени.

     В течение двух дней со дня получения последняя должна завизировать бюджетные наметки или скорректировать их с учетом поступивших предложении от контрагентов. По истечение указанного срока или при отсутствии корректировок со стороны ФЭО бюджетные наметки считаются согласованными.

Определение накладных расходов осуществляется следующим образом:

Общехозяйственные расходы на предстоящий бюджетный период от разных ЦФО должны быть согласованны разработчиками бюджета с работником ФЭО. Если расходы по статьям превышают допустимые лимиты по заранее утвержденным лимитам по БДР на год, то данная статья должна быть откорректирована.

Решение по первоначальным бюджетным наметкам по лимитам затрат других статей накладных расходов принимается разработчиком самостоятельно исходя из фактически сложившегося уровня в предшествующие периоды по согласованию с руководителем предприятия.

Расходы бюджета по обслуживанию внешнего долга определяются разработчиками бюджета в соответствии с предоставленными бухгалтерией данными о размере внешнего долга и условиях его обслуживания в бюджетный период.

Составление бюджета денежных средств выполняется разработчиками самостоятельно на основе данных бюджета доходов и расходов, бюджета капитальных затрат и кредитного плана и согласовывается с бухгалтерией. В случае если в указанный срок замечания и изменения к данному бюджету не поступили, он считается согласованным и утверждается в виде, предоставленном разработчиком бюджета.

Любое планирование основывается на анализе фактических данных, т.е. на бухгалтерской информации. По идее, здесь в простых случаях может хватить энтузиазма работников и возможностей электронных таблиц (например, MicrosoftExcel) для составления плана. Тем самым можно в принципе решить одну из главных задач бюджетирования – формирование бюджета. Именно такой способ и применяется на данный момент в ЗАО «Москабельмет».

Но при этом варианте другая, не менее важная задача сопоставления плана с фактом и анализа отклонений представляется весьма затруднительной. Да и возможности корректировки такого бюджета весьма ограничены (равно как и анализ чувствительности показателей). Большей частью такого бюджетирования становятся множественные и скрупулезные расчеты разнообразных показателей, а также поиск неизбежных ошибок, так как электронная таблица не сможет даже подсказать, где они возможны.

Другим важным моментом является безопасность информации. Ведь бюджет, составленный на краткосрочный или долгосрочный период, представляет собой коммерческую тайну. Обеспечить ее защиту в электронных таблицах затруднительно.

Таким образом, такое бюджетирование не слишком то выгодно для предприятия и часто расходы превышают экономический эффект.

Выход из сложившейся ситуации заключается в использовании для бюджетирования специального программного продукта, обладающего достаточной гибкостью для надстройки под конкретное предприятие.

Не смотря на различные отраслевые и другие особенности, процесс бюджетирования на самых разных предприятиях обладает определенными общими правилами, которые позволяют создать программный продукт его автоматизации, регулирующий все необходимые функции и настраиваемые для каждого предприятия. Эти принципы заключаются, в первую очередь, в методе моделирования деятельности предприятия и в функциональном подходе к бюджетированию.

            Модель – ядро всей системы автоматизации бюджетирования, которое определяет все потенциальные возможности системы и накладывает ряд непреодолимых ограничений на пользователя. Так, например, набор связанных электронных таблиц Excel тоже модель, естественными ограничениями которой являются число таблиц, их формат и связи между клетками.

Следует отметить, что в компании используется программный продукт 1с Предприятие 8.2 УПП

            В системе 1с Предприятие 8.2 УПП разработчиками заложена техническая возможность автоматизации системы бюджетирования. Но для автоматизации системы бюджетирования предстоит для начало выполнить ряд требований, без которых продуктивность результата автоматизации может свестись к нулевому эффекту:

1.       Разработка финансовой структуры компании с учетом автоматизации

2.       Определение ключевых показателей каждого ЦФО определяющих качества работы конкретного функционального подразделения

3.       Разработка единого перечня статей управленческого учета, статьи БДР и статьи ДДС.

4.       Достижение задач сопоставимости статей бюджетирования со статьями бухгалтерского учета.

Для оперативного сбора фактических данных по исполнению бюджета отдельных ЦФО так и в целом в разрезе всех ЦФО компании необходимым условием автоматизации является сопоставимость данных бухгалтерских статей затрат со статьями управленческого учета.  Для решения данной проблемы можно использовать два подхода.

1.       Одинаковый перечень статей затрат бухгалтерского учета со статьями управленческого учета.

2.       Использовать действующий перечень статей бухгалтерского учета, дополнительные статьи привязать к более низкому уровню детализации такую как «номенклатура» для построение управленческого перечня статей затрат.