Паблик рилейшнз. Общие принципы

     Оформление  дел проводится лицом, ответственным  за работу с документами. Полное или  частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

     Полное  оформление дела предусматривает:

     •      перегруппировку документов дела в  прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение  года);

     •      нумерацию листов дела черным графитным  карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

     •      составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

     •      составление заверительной надписи  дела;

     •      подшивку дела в твердую  обложку  из картона на 4 прокола без металлических  зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

     •      внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение  названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного  индекса, заголовка дела, даты и др. 

     Описание  дела - это вынесение на его обложку  всех необходимых для дальнейшего  хранения и поиска сведений о документах дела. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. 

     В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное хранение. 

3. Образец Акта

     Акт – информационно-справочный документ, составленный дл подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

     Акт подписывается всеми лицам, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей, и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Форма акта о выделении  документов к уничтожению 

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Абельмас  Н. В. Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз: Феникс; 2008.
2. Андреева Н.И. Делопроизводство. Организация и ведение: Учебное пособие. – КноРус, 2008. – 256с.
3. Блек Сэм. Паблик рилейшнз. Что это такое? — М.: Новости, 1990.
4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.
5. Кузнецов И. Н.  Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и К, 2006. – 520с.
6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации: Учебник. – Омега-Л, 2006. – 508с.