Управление персоналом в организациях с разными формами собственности

Документация оформляется  менеджерским составом (оформление сделок) и операторами (платежные документы), заверяется печатью. Процесс оформления документации контролируется бухгалтерией. Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения документов в организации и в исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

Другой вид деятельности – розничный продуктовый магазин  в спальном районе города. Ассортимент  магазина – 700 наименований продукции. Магазин функционирует с 1994 года, за этот период, дважды проводился капитальный ремонт с перестройкой торгового зала и заменой оборудования, сформировался круг постоянных покупателей. 

Продажа продукции происходит с открытой выкладкой. Покупатель имеет возможность отобрать выложенные на рабочем месте продовольственные товары (на прилавках, стеллажах). Функции продавца сводятся к консультированию покупателей, взвешиванию и упаковке. Метод позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить производительность труда. При продаже товаров по этому методу особое внимание должно быть уделено размещению и выкладке их на рабочем месте продавца. Товары группируются по видам и по ценам. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

Деятельность фирмы обеспечивается подобранным квалифицированным персоналом, действующим в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение  1). Общая численность сотрудников предприятия на данный момент – 44 человек. Из них администрация – 8 человека, специалисты (ИТР) – 12 человек, рабочие – 24 человек.  

2.2.   Анализ существующей структуры управления

 

Основу управления составляют отношения найма. В этой фирме  собственник имеет возможность  командовать, в связи с тем, что  он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.         

 Принятая организационная  структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

1.         Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);

2. Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);

3.Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);

4.Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа  в один адрес);    

5.Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

В то же время у этой структуры  есть и отрицательные факторы:

1)очень высокие требования к руководителю подразделения, который должен быть всесторонне подготовлен для выполнения порученной работы (в том числе – частично несвойственные функции, но необходимые в данный момент);

2)нет участков по планированию и подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает сам);

3)перегрузка информацией;

4) концентрация власти  в управляющей верхушке (это очень  существенно, особенно в финансовых  условиях и в условиях рынка).

Ввиду указанной кадровой структуры обязанности по подбору персонала в большей степени возложены на офис-менеджера и далее на непосредственного руководителя того участка, куда необходим новый сотрудник.        

 Первая беседа –  консультация, просмотр трудовой  книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

В фирме всех работников (и ИТР и рабочих) принимает  лично генеральный директор; что  говорит об изначальном отношении  к подбору кадров в фирме.

При положительном решении  вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с должностной инструкцией (пример – приложение  3).

После всех указанных процедур подписывается приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным  сроком (для ИТР и рабочих), перед  окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации.

На предприятии с момента  зачисления на работу большое внимание уделяется адаптации (взаимного  приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда).

Работника знакомят с коллективом, указывают рабочее место, выдают под роспись должностную инструкцию для изучения и исполнения. В течение испытательного срока нового работника контролирует и консультирует непосредственно руководитель его участка, а также наиболее опытные сотрудники со схожими должностными обязанностями.

 

2.3.      Анализ действующей кадровой службы.

 

Функция делопроизводителя  в ИП Иванов С.А. возложена на офис-менеджера. Ведутся дела:

- Приказы по личному  составу;

- Личные дело на каждого  работника;

В личное дело работника  включается: заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, свидетельства о рождении детей до 14 лет, необходимые для расчета заработной платы, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу (приложение 4). Стандартный трудовой договор с работником ИП Иванова С.А.  – приложение 5.

Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного  отпуска принимается непосредственно  руководителем. Приказы и договоры составляются офис-менеджером и передаются директору на подпись.

Набор представляет собой  создание определенного резерва  на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. Организация использует внешние и внутренние источники для приема на работу. Внешние источники – это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация предлагает людям, уже работающим на предприятии порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Внутренними источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности, чем могут проявить в данный момент. Продвижение по службе сильно мотивирует работника, а организации не приходится обучать нового специалиста многим нюансам работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими взглядами и идеями и это может привести к застою.

По причине отсутствия кадровой службы обучение персонала  проводится непосредственно на рабочем  месте. Менеджер может предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать о практических навыках соискателя. К сожалению,  это приводит к тому, что очень большое значение имеют рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в менеджерском составе – по личной инициативе руководителя участка – старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных работников происходит по результатам их работы.

К плюсам кадровой службы предприятия  можно отнести:

·Высокая скорость оформления документации, засчет простоты устройства кадровой службы.

·Отсутствие административных барьеров.

·Близкое сотрудничество руководства и персонала. Коллектив  лично знает своего руководителя.

·Низкие расходы предпринимателя  на данную сферу.

Основные минусы кадровой политики предприятия:

· Социальная незащищенность персонала.

·Высокая вероятность  ошибок по причине сосредоточения всех обязанностей в одних руках не специалиста кадрового профиля.

· Необъективность подбора персонала в следствие невозможности применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего). Немалую роль играют личные симпатии руководства.

·Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.

Однако, несмотря на некоторый  сумбур в кадровой политике, коллектив  на предприятии сохраняет устойчивость и неизменный состав на протяжении нескольких лет.

 

Глава 3

Совершенствование методов  управления персоналом малого предприятия.

3.1 Разработка плана работы с персоналом предприятия.

 

Концепцию как долгосрочной, так и текущей кадровой политики можно реализовать с помощью кадрового планирования, которое позволяет согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работников.

Целью кадрового планирования является обеспечение работников рабочими местами в нужное время и в необходимом количестве в соответствии как с их способностями и склонностями, так и с требованиями производства.

Кадровое планирование на предприятии необходимо для определения:

1. Сколько работников, какой  квалификации, когда и где необходимо    принять

на работу;

2. Можно ли провести  сокращение персонала;

3. Как лучше решить  вопросы повышения квалификации  работников;

4. Какие потребуются затраты  на указанные выше мероприятия.

Для разработки оперативного плана были собраны исходные данные, а именно о:

1) Постоянном составе персонала (ФИО, место жительства, возрасте, времени поступления на работу);

2) Структуре персонала  (квалификация, пол, возраст);

3) Текучесть кадров;

4) Потери времени (простои,  болезнь);

5) Продолжительность рабочего  дня;

6) Заработная плата рабочих и служащих.

Для решения указанных  целей была разработана следующая  структура. С её помощью осуществляется целый ряд мероприятий, объединяющийся в оперативный план работы с персоналом.

 
 

 

 
Рассмотрим план работы с персоналом на 2011 год. Конечно, в течение года в него могут вноситься изменения, необходимые для наилучшего функционирования предприятия.

План работы с персоналом по ИП Иванов С.А.

№ п/п	Мероприятия	Срок исполнения	Ответственный исполнитель
1	Определить потребность в персонале	Январь 2011 г.	Администрация
2	Составить, утвердить список резерва на замещение должностей	I кв. 2011 г	Администрация
3	Провести технический  инструктаж рабочего персонала	II – III кв. 2011 г.	Руководители подразделений
4	Проведение вводного, периодического,  внеочередного инструктажей по технике безопасности, пожарной безопасности	I – IV кв. 2011 г.	Служба безопасности, ответственный по технике безопасности
5	Обеспечение рабочего персонала спецодеждой	В течение года	Старший менеджер, руководители подразделений
6	Пересмотреть должностные инструкции	I квартал	Администрация, руководители подразделений
7	Провести аттестация ИТР	II – III кв. 2011	Администрация
8	Связаться с учреждениями повышения квалификации, подготовить программу семинаров и тренингов для персонала предприятия	В течение года	Администрация
9	Подготовить и провести «День работника торговли» с выездом на природу	Июль 2007 г.	Администрация