Ярмарки и выставки в развитии рынка туризма

7. Подведение итогов выставки предполагает сбор и анализ статистических данных выставки, подготовку официального отчета выставки, обработку материалов деловой программы выставки, мониторинг прессы, формирование архива и «музея» выставочного проекта, анализ эффективности выставки и разработка организационного плана выставки на следующий год.

После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия фирмы в данном мероприятии:

• количество лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;
• приемлемость месторасположения стенда;
• обоснованность архитектурных решений по стенду;
• правильность выбора экспонатов;
• обоснованность затрат на подготовку и участие в ярмарке или выставке;
• проведенных маркетинговых исследованиях;
• контактах с посетителями ярмарки или выставки;
• работа со средствами массовой информации;
• сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;
• полученных заказах и др.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие фирмы в ярмарке или выставке. Сравнение данных компаний по организации выставок с собственными результатами позволяет быстро определить, как соотносятся собственные успехи на выставке с успехом остальных участников.

Дальнейшая обработка данных по выставке заключается в следующем: письменная благодарность важным клиентам, быстрая досылка документов, проведение переговоров на своем предприятии, последующая работа с посетителями по телефону, обработка запросов.

Поскольку выставка, как событие, связана с определенным временем и пространством, то и успех на ней может быть точно измерен и оценен. Контролирование результатов становится основой решений по поводу участия в следующей выставке. За счет критической оценки по всем пунктам исключаются организационные ошибки. Итоги должны быть учтены и при выработке будущих концепций стенда: излишнее или почти не нашедшее спроса должно быть устранено, до сей поры недостающее - добавлено

Непосредственно после того как выставка заканчивается, с сотрудниками стенда должна быть проведена заключительная беседа. Пока воспоминания еще свежи, можно учесть некоторые частности общего характера, чтобы использовать их потом, во время следующей выставки. В письменном отчете могут быть даны рекомендации для следующих презентаций товара.

Демонтаж стенда можно начинать только после официального завершения мероприятия. Не стоит в последний день выставки шокировать посетителей видом полупустых стендов.

2.3Работа персонала во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на: умения и желания общаться с людьми, выносливость, привлекательную внешность, профессиональную компетентность, психологические навыки, хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки). Для стендиста особо важны приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как тематика выставки; цели участия в выставке; перечень услуг, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.); план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей; формы регистрации посетителей; формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.¹⁵

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна содержит сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.), другая могут все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время работы стендиста недопустимо общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей; назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками; употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей; развязное поведение; употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются посетителю.

2.4Основные причины неудачного участия в ярмарке или выставке

Участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь поставленных целей. В результате руководство фирмы не довольно конечными результатами. Директор крупной туристической фирмы как-то пожаловался: «Зачем нам все эти выставки? Каждый год участвуем, расходы большие, но как минимум 70% потраченных денег не приносят никакой отдачи». Тем не менее, он продолжает раздавать сотрудникам распоряжения о подготовке к очередной профильной выставке. Ничего удивительного в этом нет. Выставка – инструмент уникальный, она представляет собой миниатюрную модель рынка, где на небольшой территории компактно представлены заказчики, партнеры и конкуренты. Однако при этом далеко не все российские фирмы имеют продуманную выставочную стратегию и принимают решение об экспонировании взвешенно. «Еще не так давно было модно давать рекламу, что делали почти все, не считаясь с реальными потребностями бизнеса. Теперь то же самое происходит и с выставками, которые для многих компаний превратились в «обязаловку». При этом внятных целей у них нет, и мероприятие оказывается бессмысленным»,– говорит вице-президент «EMC-консалтинг» Андрей Ренард.¹⁶

Участие в выставке – лишь один из инструментов маркетинга, причем весьма дорогостоящий. Поэтому прежде чем принимать решение, необходимо убедиться, что нет других, более эффективных и менее затратных способов добиться необходимых целей. Во-первых, специфика некоторых компаний и их рынков просто не предполагает экспонирования. Во-вторых, к выставке нужно серьезно готовиться и обучать персонал, который будет работать на стенде. В-третьих, информацию, полученную на выставке, нужно правильно обработать.

То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин, обусловленных, прежде всего, принятием и реализацией недостаточно обоснованных управленческих решений. Основными причинами неудачного участия являются:

- недостаточно конкретно сформулированы цели участия турфирм в работе ярмарки или выставки. Это характерно примерно для 40 % фирм-экспонентов;

- не на должном уровне представлена и оформлена экспозиция фирмы;

- потенциальные посетители ярмарки или выставки не были осведомлены об участии турфирмы в работе данного мероприятия. Около 80 % фирм-экспонентов не продвигают свою экспозицию до начала работы ярмарки или выставки;

- не на должном уровне подготовлен персонал фирм-экспонентов. Как показывают проводимые исследования, более половины всех экспонентов не проводят обучение персонала, работающего на ярмарках или выставках;

- недостаточно внимания во время проведения ярмарок или выставок уделяется маркетинговым исследованиям существующих проблем;

- недостаточно обоснованно проводится анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом проводимые исследования показывают, что лишь каждая пятая фирма использует результаты такого анализа в последующей своей работе.

Из перечисленных выше причин неудач видно, что успех фирмы в работе ярмарки или выставки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в данном мероприятии, но и от работы фирмы в целом и ее руководства в частности.

3. Маркетинговое исследование роли ярмарок и выставок в продвижении туристических услуг в Красноярске

3.1Анализ выставочной деятельности в Красноярске

Выставочная деятельность во всем мире являются важной отраслью национальной экономики. Находясь на стыке техник продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий, выставки являются чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков. Растут масштабы и количество выставочных мероприятий и в Красноярске.

На сегодняшний день в Красноярске действуют два крупных выставочных центра: выставочная компания «Красноярская ярмарка» (ВК КЯ), которой 17 ноября 2006 года исполняется 13 лет и открывшаяся 14 марта этого года новый выставочный центр «КрасЭкспоцентр» в Международном выставочно-деловом центре «Сибирь», построенный в районе Взлетки.

Выставочные площади «Сибири» составляют около 8 тыс.кв.м, около 5,5 тыс. кв. м — в помещении собственно центра, остальные — на площадках под открытым небом. Кроме этого, «Сибирь» располагает гостиницей на 275 мест, офисными помещениями, конференц-залами, рестораном, подземной парковкой и другими вспомогательными службами. Объединение всех служб в одном комплексе дает компании конкурентные преимущества не только по сравнению с красноярскими конкурентами, но и с выставочными центрами в других городах Сибири. Проектов такого уровня у нас действительно нет, а включение в выставочный комплекс гостиницы, офисных площадей, хороших ресторанов наверняка привлечет экспонентов. Месторасположение также выбрано удачное. Так что теперь все зависит от маркетинга и от профессионализма команды центра, а это пока самое уязвимое место «Сибири». Успех выставочного центра определяют не площади, а люди, которые занимаются организацией выставок. У «Красноярской ярмарки» этот опыт есть, наработаны связи с большим числом экспонентов, есть определенные программы продвижения выставок, новому центру всем этим только предстоит заниматься. Сегодня недостаток центра — небольшое число посетителей, что объясняется слабой рекламной кампанией. В городе практически не видно рекламы центра. В компании «Красноярская ярмарка» считают, что успех проекта будет определяться профессионализмом выставочной компании, который только предстоит наработать. Потенциальные экспоненты пока осторожно оценивают перспективы нового центра.

Выставочная компания «Красноярская ярмарка» является одной из самых крупных в Сибири и на Дальнем Востоке выставочных организаций. Это обусловлено той выставочной политикой, которую проводит «Красноярская ярмарка»: во-первых, тесное сотрудничество с Администрацией Красноярского края и Красноярска, а также с Торгово-промышленной палатой РФ и города, ведущими компаниями и крупными ассоциациями, которые выступают заказчиками выставок; во-вторых, активная работа с международными и национальными выставочными компаниями. Также большую роль играет и развитие сотрудничества с выставочными партнерами России, особенно в рамках Международного Союза выставок и ярмарок. Неотъемлемыми частями этой программы являются повышение качества предоставляемых услуг и расширение выставочных площадей.

За 13 лет работы выставочная компания «Красноярская ярмарка» провела более 280 мероприятий различного масштаба, в выставках приняли участие представители более 22 000 фирм и предприятий из разных регионов России и стран зарубежья. Общее количество посетителей этих мероприятий - более 750 тысяч человек.

В 2004 году открыты официальные представительства «Красноярской ярмарки» в Германии в г.Эссен и г.Мюнхен, благодаря чему наладились более тесные партнерские отношения в сфере выставочного бизнеса между Германией и далекой для Европы Сибири. Теперь экспоненты выставок могут быть представлены и за рубежом, а представители ведущих немецких компаний активно принимают участие в красноярских выставках.

С 1993 года выставочная компания «Красноярская ярмарка» является членом Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ). Руководит деятельностью выставочной компании с 2001 года генеральный директор Андрей Абросов. Впервые в июне 2004 года руководители выставочных компаний, входящих в состав МСВЯ, собрались в Красноярске, где провели собрание по проблемам и перспективам выставочно-ярмарочной деятельности. Принимающей стороной выступила «Красноярская ярмарка». Проведение Собрания в Красноярске говорит о положительной оценке работы выставочной компании.

В 2002 первый знак МСВЯ присвоен одной из выставок «Красноярской ярмарки», что подтверждает высокий профессиональный уровень выставочных мероприятий и соответствие международным требованиям.

По инициативе «Красноярской ярмарки» в 2004 году создана некоммерческая организация «Сибирская ассоциация гостеприимства», которая призвана объединить профессионалов, работающих в сфере обслуживания. Ежегодно в мае проходит единственная региональная специализированная выставка «Телекоммуникации. ТРК-24», соорганизаторами которой являются Национальная ассоциацией телерадиовещателей (НАТ) и Автономная некоммерческая организация «Интерньюс».