Автоматизированных Систем Управления (АСУ) отелем

ПЛАН

 

 

Введение

1. Теоретические основы использования средств информатизации и автоматизации в средствах размещения
1. Особенности автоматизации менеджмента в средствах размещения
2. Основы АСУ средств размещения
3. Опыт использования систем автоматизации управления и бронирования
2. Пример разработки локальной системы бронирования гостиничных услуг на основе СУБД Microsoft Access

Заключение

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Любая современная гостиница, даже без учета неспецифических  услуг, представляет собой сложный  комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. При росте объема продаж с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается значение оперативности в работе персонала. В решении этой проблемы краеугольным камнем выступает комплексная автоматизация отеля, достигаемая применением Автоматизированных Систем Управления (АСУ) отелем, или – в английском варианте – Property Management System (PMS). Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

Внедрению АСУ в российской гостиничной индустрии традиционно препятствует слабая техническая оснащенность (в основном это касается малых гостиниц), консервативность директоров и управляющего персонала, относительная дороговизна присутствующих на рынке программных продуктов и кажущаяся сложность их внедрения и эксплуатации.

Недостаточное освещение, основанное в основном лишь на публикациях, оплаченных фирмами-производителями  и представляющих собой по сути рекламную  информацию с присущими ей недостатками, не дает полного представления о  предмете исследования. Это в свою очередь является причиной обоснованных опасений предпринимателей по поводу его сложности. А между тем, современные инструменты позволяют создать локальную АСУ приемлемого уровня даже простому пользователю категории «advanced», наделенному базовыми навыками общения с компьютером, необходимой литературой и желанием.

Целью настоящей работы является доказательство несостоятельности  вышеуказанных негативных факторов по отношению к перспективности  и эффективности использования  средств автоматизации в управлении номерным фондом и бронировании.

В задачи работы входят описание структур, механизмов и возможностей типовых систем управления и бронирования, исследование и анализ опыта использования  указанных АСУ предприятий гостиничного бизнеса, обзор рынка программных продуктов по автоматизации гостиничной деятельности и самостоятельная разработка примера PMS для использования в малых гостиницах.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  СРЕДСТВ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ  В СРЕДСТВАХ РАЗМЕЩЕНИЯ

1. Особенности автоматизации менеджмента в средствах размещения

 

Прежде всего при рассмотрении проблем автоматизации хозяйственной  деятельности средств размещения необходимо уяснить для себя принципы построения и механизмы функционирования типичного  предприятия гостиничного бизнеса.

Итак, гостиница –  это имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенное для  предоставления услуг размещения (Квартальнов, Зорин). Будучи определена как коллективное средство размещения, гостиница объединяет в себе количество номеров (гостевых комнат), начиная от необходимого законодательно установленного уровня (в России он составляет 10 номеров) и до количества, зависящего от типа и задач конкретного предприятия. Все номера подчиняются единому руководству и группированы в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и имеющимся оборудованием.

Организационная структура  средства размещения в ее каноническом понимании состоит комплекса  отделов (служб, департаментов), которые  условно можно разделить на две группы. Функция служб первой состоит в непосредственном контактировании с гостями и оперативном их обслуживании. В английском варианте эту группу удачно называют «front-office». Если мысленно проследовать за прибывающим гостем, можно составить представление о структуре этой части организационной структуры гостиницы. Для более полной зарисовки возьмем за пример гостиницу высокого класса. Первой точкой контакта является сотрудник гаражной службы, берущий на себя обязанности по парковке и консервации автомобиля гостя. Далее эстафету принимает швейцар (зачастую выполняет чисто декоративные функции) и посыльный в холле, принимающий багаж. Гость регистрируется у портье, идентифицируя свою бронь (если таковая имеется), заполняя карточку гостя (о ней речь еще пойдет далее), получая и оплачивая номер. Все. Чистоту и спокойствие тем временем поддерживает служба горничных и дежурные на этажах. Цепочка невелика, но поскольку первые впечатления самые важные, и исправить их шанса не представится, координация здесь чрезвычайно важна. О приезде гостя необходимо знать заранее, иметь свободный и полностью подготовленный и функционирующий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации должна проходить быстро и без ошибок. Именно в упрощении и ускорении этого процесса и состоит основная функция гостиничной АСУ.

Несколько иная ситуация имеет место в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов предприятия, а  именно: отделе маркетинга, бухгалтерии (финансовый отдел), администрации. Именно сюда стекается большая часть информации, где она систематизируется, анализируется и экстраполируется. Это так называемый back-office средства размещения.

Рис.1. Типичная организационная структура  отеля

Рассматривая потоки информации (а именно ее получение, хранение, обработка, анализ и отображение лежит в основе АСУ), выделим следующие звенья в цепочке:

Подача запроса с  информацией о бронировании

(Имя и координаты гостя, сроки  и параметры брони, ее идентификатор)

Поиск номера, удовлетворяющего запросу, его резервирование

 

Приезд клиента, идентификация, регистрация в качестве гостя

(запрашивается ряд данных от  имени клиента до его места  жительства и работы – последнее  просто необходимо для поиска  должников и поддержания контактов с постоянными клиентами)

Контроль регулярного обслуживания (уборка, доставка прессы, завтраков  и прочее

Информация об оплате проживания, услуг, внесенных депозитов и  так далее – баланс счета гостя

Предупреждение об истечении срока  проживания и процедура выселения и расчета, либо продление срока представления услуг размещения

 

 

 

Этот список далеко не полон, однако представляет основные функции  системы, более чем достаточные  для успешного функционирования малой (до 50 номеров) гостиницы.

Специфичность средства размещения малого типа заключается  в минимизации предоставляемых  услуг, вся совокупность которых  зачастую сводится к проживанию, и  небольшом количестве гостей. Список дополнительных услуг либо отсутствует  вовсе, либо ограничивается несколькими пунктами, часто обусловленными специализацией предприятия. Это в первую очередь гостиницы бюджетного класса, мотели, bed&breakfast, туристские ночевки, горные гостиницы и тому подобное. Здесь основное внимание уделяется контролю за номерным фондом, а потому к средствам автоматизации такой гостиницы предъявляется намного меньше требований, чем к АСУ полносервисной гостиницы. Часто АСУ такого отеля представляет собой простейшую компьютерную базу данных с набором фильтров для отображения информации и инструментов для ее изменения. Функции системы часто ограничиваются контролем текущего состояния номерного фонда и бронированием. При желании любой грамотный сотрудник может сам построить такую АСУ и с успехом ее эксплуатировать.

Простейшая самодельная или заказная АСУ может честно служить гостинице на протяжении долгих лет, если нет планов на расширение фондов или подключение к цепочкам гостиничных предприятий или глобальным системам резервирования. В этом случае лучшим решением будет сразу положиться на профессиональный продукт.

 

1. Основы АСУ средств размещения

 

 

Типовая система автоматизации  деятельности средств размещения в  своей структуре объединяет отделы гостиницы, находящиеся в оперативном  взаимодействии друг с другом. Физически  вся генерируемая информация находится на центральном сервере предприятия и представляет собой базу данных, объединяющую вполне стандартный набор базовых таблиц: номера, клиенты, бронь, счета, отчеты.

Посредством находящихся на рабочей  станции каждого конкретного  отдела наборов форм и инструментов для отображения и изменения текущей информации, сотрудник гостиницы получает возможность оперативно получать доступ к виртуальной модели средства размещения, позволяющей регистрировать бронь, заселять и выселять гостей, устанавливать и изменять тарифы, вести архив событий и программными средствами анализировать текущее состояние и динамику работы отеля.

Рассматривая гостиничное предприятие  как совокупность функциональных отделов, получим следующую структуру  АСУ

 

 

 

 

 

 

 

В данный момент далеко не каждая система объединяет все эти  модули в одно целое. В связи с  широким распространением специализированных программных продуктов, сложностью разработки собственных конкурентоспособных  проектов или невостребованностью  этих модулей большим количеством клиентов, некоторые из составных частей АСУ не входят в основной пакет и устанавливаются  отдельно. Наиболее часто это касается модуля бухгалтерии, ресторана (не всякая гостиница может им похвастаться) и обеспечения дополнительных и часто нестандартных услуг, как-то: тарификация телефонных разговоров, услуги платного телевидения, система электронных платежей и т.п.

В качестве бухгалтерской  системы используются в основном продукты компании 1С, зарекомендовавшие  себя как  мощные, гибкие и легкие в использовании инструменты ведения бухгалтерского учета.

Среди АСУ ресторана  наиболее популярны отечественные  разработки TillyPad (компания Комплит, Санкт-Петербург, www.tillypad.ru), Магия (компания ИВС, Москва, www.ivs-company.ru), Компас (Инкомсофт, Москва, www.incomsoft.ru), R-keeper (UCS, Москва, www.ucs.ru), имеющие солидный послужной список установок, в том числе в гостиницах. Указанные системы ведут учет пакетов услуг питания, начисляют оплату за услуги ресторана на счет гостя, контролируют питание гостей, проживающих с разными тарифами.

В случае предоставления средством размещения услуг связи полезно будет установить программируемые АТС (Alcatel,  Ericsson, Siemens, NEC, Definity, Meridian, GDX, Bosch, Panasonic и другие). При наличии в АТС специального программного обеспечения для гостиниц система может поддерживать функции управления станцией: on-line тарификация звонков с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет гостя, отключения телефона в номере по превышению депозита, а также дистанционная установка текущего состояния номера (например, убран или нет) посредством набора соответствующего цифрового кода на телефонном аппарате.

Среди систем контроля доступа  к платным телеканалам известностью пользуются General Satellite и GuestLink. Интегрировав их в АСУ гостиницы, можно автоматически начислять стоимость просмотра платных телеканалов, устанавливать и исключать возможность доступа к ним.

Все большей популярностью  пользуются системы контроля доступа  в номера (электронные замки). Из наиболее известных систем в этой области можно назвать американскую VingCard, шведскую Timelox , испанскую TESA, итальянскую CISA. В качестве ключа может использоваться ключ-карта с записанной на нее информацией гостя, генерируемая на рабочем месте службы приема и размещения, клубная карта гостя или даже его собственная кредитная карточка.

Обмен информацией между  смежными элементами такой комплексной  АСУ может осуществляться на трех уровнях:

1. Отсутствие обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). В условиях необходимости согласованности действий разных отделов для повышения эффективности такой вариант встречается все реже.
2. Документальный обмен. Информация в этом случае поставляется в виде стандартных бумажных отчетов, которые попросту отсылаются в соседний отдел, где вручную вновь переводятся в электронный вид. Несколько усовершенствованный вариант – обмен файлами через внутрикорпоративную сеть с последующим переносом информации из них в смежную АСУ.
3. Электронный обмен. Это наиболее удобный и оперативный уровень обмена информацией между элементами комплексной системы управления, однако необходимо, чтобы все они поддерживали процедуры экспорта-импорта. В противном случае может понадобиться  согласованная работа программистов каждой из систем для интеграции  их в единый комплекс, что затребует дополнительных затрат.

Так или иначе, основой  любой гостиничной АСУ является так называемая PMS, или система управления номерным фондом. Она сосредотачивает в себе информацию о его текущем состоянии, проживающих и ожидаемых гостях и их счетах.