Организация как система на примере фирмы

· По уровню организованности:

хорошо организованные и  плохо организованные.

Хорошо организованные - это системы, в которых четко  выделены все элементы, связи, взаимозависимости  элементов и цели. В основном это  технические системы.

Плохо организованные (диффузные) - системы, в которых сложно выделить элементы, связи цели.

· По неустойчивости:

равновесные, слабо равновесные  и сильно неравновесные.

Равновесные - это системы, которые находятся в состоянии  покоя под действием противоположно направленных сил;

Слабо равновесные - под действием  небольшого воздействия сил природы  способны достичь в изменённых условиях состояния нового равновесия.

Сильно неравновесные - очень чувствительные к воздействию внешней среды системы.

· По материальности:

материальные и абстрактные.

Материальные - это совокупность материальных объектов, объединённых формой регулярного взаимодействия для выполнения определённой функции (живые организмы, технические системы);

Абстрактные - это знаковые и информационные системы.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы.

Таким образом, системный  характер организации - это необходимое  условие ее деятельности. Отсутствие хотя бы одного из условий неизбежно  приводит к ликвидации организации.

 

 

 

 

3. Системные свойства организации

Система может включать большой  перечень элементов и ее целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область. Например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Свойства систем:

Свойство целенаправленности - обеспечивает общую цель функционирования или развития составляющих систему  элементов. Цель технической системы - выполнить задачу, которую ставит перед ней создатель. Цель любой  биологической системы - выживание. Системы более высокого уровня иерархии имеют более сложные цели, не всегда до конца познанные человеком. Например, изучение целей систем 9-го уровня иерархии - дело будущего.

Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном  случае эффективность их деятельности резко снижается;

Свойство эмерджентности: наличие у системы качественно новых свойств, которыми не обладают входящие в её состав элементы. В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Химическая молекула обладает свойствами, отличными от составляющих её атомов. Примером могут служить автомобиль, компьютер, пароход - отдельные их детали не способны выполнять функции целого устройства. Семья способна к воспроизведению потомства, чего не может сделать каждый её член в отдельности, предприятие способно производить сложный продукт, что недоступно сотрудникам отдельности. Или: директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

Свойство самосохранения (Гомеостазис) Система стремится  сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности. Например, поддержание организмом человека постоянной температуры тела не зависимо от температуры внешней среды. Неприятие неформальным коллективом нового сотрудника также есть проявление гомеостазиса. Причина неприятия - разница каких-либо критериев между сотрудником и сложившимся коллективом.

Свойство организационной  целостности, которое подразумевает  следующие выводы:

- целое первично, а части  вторичны;

- части образуют единое  целое, следовательно, воздействие  на одну часть несет изменения 

для всей системы;

- каждая часть несет  свою долю участия в функционировании  целой системы;

- целое ведёт себя как  нечто единое вне зависимости  от уровня сложности системы.

Автомобиль, компьютер, любой  живой организм, семья, фирма - все  они обладают организационной целостностью - не зависимо от уровня сложности и  многокомпонентность состава.

Свойство структурности, т.е. прерывистости, возможности выделения  составляющих системы. Это обозначает, что любая система состоит  из более мелких систем и сама является частью более крупной системы. Подсистема - это относительно автономная область  в системе, которая по какому-то признаку рассматривается как неделимая. В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Элементом при  этом считается система, которая  в рамках рассматриваемого ранга  на подсистемы не делится. Например, в  живом организме - система кровообращения, нервная система и пр. Так же в структуре фирмы можно выделить финансовый отдел, службу рекламы, службу поставки. В каждом отделе могут  быть более мелкие подразделения.

Каждая система имеет  входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2).

Рисунок 2 - Схема функционирования системы.

Системы могут включать большое  число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

С понятием системы связана  широта подхода при анализе и  синтезе различных организационных  образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах.

· Системный подход требует  учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений.

· Комплексный подход требует  определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них.

· Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при  анализе или синтезе организационных  образований.

Системный подход требует  наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование  этого подхода целесообразно. Комплексный  и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Управление организацией на основе системного подхода

Управление обеспечивает системе сохранение её структуры, поддержание  режима деятельности, реализацию её программы  и достижения цели.

Систему управления можно  рассматривать как с позиции  статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с  позиции динамики, как управленческую деятельность.

Система управления включает в себя объект управления (часть  системы, на которую направлено управляющее  действие), субъект управления (орган, осуществляющий управляющее воздействие), связь между ними, а также процессы, которые обеспечивают взаимосвязанное  функционирование субъекта и объекта  управления.

На этой основе формируется  альтернативный подход к выделению  подсистем в системе управления. Он четко иллюстрирует многообразие элементов системы и связей между  ними.

В системе определяются четыре подсистемы:

1. методология управления - цели, задачи, принципы управления, функции, методы и технологии  управления;

2. структура управления - функциональную и организационную  структуру, организационные отношения,  профессиональный уровень персонала;

3. процесс управления - представляет  систему коммуникаций, разработку  и реализацию управленческих  решений, информационное обеспечение;

4. технические средства  управления - информационные технические  средства, система документооборота.

При сочетании первой и  третьей подсистем образуется управленческая деятельность, а при сочетании  второй и четвертой - механизм управления.

Таким образом, связь организации  и управления заключается в следующем:

· Управление в качестве управляющего подсистемой является упорядоченным целым, то есть организацией в статике.

· Управление как функция  по поддержанию отклонений системы  от заданных целей может рассматриваться  как часть организации, т.е. как  организация в динамике.

· Организация как процесс  упорядочения выступает как функция  управления, являясь таким образом частью управления.

Таким образом, управление - есть часть организации, а организация - часть управления.

 

5. Организация как система на примере фирмы

За систему я приняла ООО «Альянс», которое начало свою работу в 1999 году в городе Дзержинск. ООО «Альянс» является коммерческой организацией. Основными целями ООО «Альянс» являются:

-  глубокое и всестороннее  освещение в средствах массовой  информации государственной политики  и общественной жизни г. Дзержинска;

- объективное информирование читателей о происходящих событиях в г. Дзержинске;

Для   выполнения  указанных   целей    ООО «Альянс»  осуществляет следующие основные виды деятельности:

- поиск, получение и  распространение массовой информации;

- наполнение контента  и поддержание работы веб-сайтов  «дзержинск.рф», «столица химии»;

- создание коммерческих  сайтов;

- издание   газет «Полезная газета», «Дзержинские частные объяления», «Новая работа», «Карьерный рост», «Дзержинские вакансии»   ;

- рекламная деятельность.

Так же как любой системе, системе организации ООО «Альянс» присущи характерные системам свойства.

Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и  контроль деятельности своих подразделений  и работников. Структура организации - это те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями  и работниками организации. Ее можно  понимать как установленную схему  взаимодействия и координации технологических  и человеческих элементов.

Структура может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

В данной организации использовалась иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы. Функциональные связи между исполнителями, линейные - руководителя с исполнителем, характеризуется  передачей управленческого воздействия  в виде конкретного набора функций:

 

Генеральный директор

Коммерческий директор ( интернет ресурсы)

Технический директор

Главный редактор (печатные издания)

Главный бухгалтер

Коммерческий отдел

Технический отдел

Коммерческий отдел

 

Рисунок 3 - Иерархическая структура управления ООО «Альянс».

Система организации - это конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенное из внешней среды с определенной целью в рамках некоторого временного интервала.

Организация как предприятие - это объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития.

Целенаправленность - наличие  общей цели функционирования или  развития элементов системы.

Работа каждого структурного подразделения имеет свою цель, но все цели структурных подразделений  подчинены общей единой цели. Технический отдел имеет цель произвести качественный продукт. Коммерческий отдел имеет цель - поддерживать и развивать связи с максимальным числом заказчиков, продвигать предприятие на рынке. Бухгалтерия имеет цель обеспечить предприятию качественное бухгалтерское и правовое сопровождение. Администрация - оптимизировать и ускорить деятельность других структурных подразделений. Все эти цели подчинены одной общей - создать и реализовать на рынке качественный и конкурентоспособный продукт, удовлетворив этим спрос на свою продукцию и получив следующие предложения сотрудничества.

Одной из причин, объясняющей, почему ООО «Альянс» являлось прибыльной организацией, заключается в очень упорной работе собственников и сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать постоянно меняющимся требованиям на рынке рекламы и СМИ.

Миссия ООО «Альянс» в том, чтобы предоставить самый широкий и качественный спектр услуг по рекламе и предоставить общественности наиболее полную и правдивую картину жизни города.

Стратегическая цель ООО «Альянс» - завоевание лидирующего положения на рынке рекламы за счет использования максимума современных технологий для достижения лучшего качества.

Тактические цели:

· Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций по мере возникновения  возможностей;

· Отобрать и принять на работу высокопрофессиональных сотрудников, ориентированных на успехи и привыкшие  к упорной работе;