Коммуникации в системе стратегического управления организацией

1. Совместим ли каждый вариант с общими целями, ценностями и миссией организации? И не будет ли эта стратегия требовать значительных отклонений от этих фундаментальных целей?

2. Использует ли стратегия  ключевые возможности и главные  факторы успеха компании?

3. Позволяет ли эта  стратегия извлекать преимущества  из сильных сторон фирмы и  не возлагает ли она слишком  больших надежд на те области,  которые являются слабым местом?

4. И, в конечном итоге,  реальна ли эта стратегия? Если  да, то каков риск, что она не  будет эффективно работать?

Выбор стратегии обычно тесно  связан с оценкой альтернативных стратегий. Менеджеры обычно проводят попарное сравнение стратегий,  выясняя, какими конкурентными преимуществами должна обладать фирма, чтобы сделать  эту стратегию успешной, а также  насколько вероятно, что фирма  сумеет получить или создать эти  конкурентные преимущества.

Внедрение стратегии включает прежде всего разработку краткосрочных  планов, покрывающих период в один год или меньше, в которых даны рекомендации для каждого подразделения компании. Эти краткосрочные планы должны быть непосредственно связаны со стратегическим планом.

 Менеджеры должны постоянно  контролировать процесс осуществления  стратегии, особенно в ключевых сферах и на основных этапах.

В результате исследований были определены основные различия в процессе стратегического планирования на крупных и мелких предприятиях. Некоторые из них помогают объяснить необходимость существования различных путей формулирования стратегии.

Малые предприятия

- Малый бизнес производит  сравнительно мало товаров и  услуг.

- Ресурсы малых предприятий  ограничены.

- Основное их конкурентное  преимущество — это способность  быстро изменяться.

- Они, в основном, не  имеют формальных процедур для  наблюдения за внешней средой, для создания прогнозов или оценки и контроля стратегии, которой они руководствуются в данное время.

- Основная часть управленческого  аппарата получила все свои  знания в процессе работы. Более  того, они имеют тенденцию полагаться на опыт и интуицию, а не на формальные процедуры (проверки, анализы и т. д.).

- Времени на планирование  не хватает, так как менеджеры непосредственно вовлечены в каждодневную деятельность.

- Руководящие посты и  значительная часть ресурсов  находятся в руках у родственников  и друзей.

Из-за этих различий процесс  формулирования стратегии в малом бизнесе менее формальный, систематический и регулярный, чем в крупных организациях. Но это не значит, что мелкие предприятия совсем не занимаются планированием или делают это недостаточно хорошо. В  некоторых малых фирмах проводится очень эффективное стратегическое планирование, даже если оно неформальное и значительно упрощенное.

Некоммерческие  организации фундаментально отличаются от коммерческих тем, что они работают не ради получения прибыли. Недавно проведенное исследование зафиксировало шесть основных отличий некоммерческих организаций от коммерческих.

1. Услуги, которые производят эти организации, часто неосязаемы и трудно определимы.
2. Влияние «потребителей» может быть очень слабым.
3. Обязательства членов организации по своей основной работе могут ослабить их верность общественной организации.
4. Поставщики ресурсов могут вторгаться во внутреннюю деятельность и управление.
5. Ограничения в использовании поощрений и наказаний, вытекающие из пунктов 1, 3, 4 и из усиленного регулирования правительством и другими органами.
6. Сильные лидеры могут быть единственным средством для решения конфликтов и преодоления ограничений.

Возможно, из-за этих различий стратегическое планирование в этих организациях не занимает ведущего положения. Эти организации предпочитают руководствоваться  скорее краткосрочными планами, чем  долгосрочной стратегией. Некоторые  из этих организаций не имеют стратегии  вообще. Они в своей деятельности руководствуются краткосрочными конкретными  циклами и личными целями своих  руководителей, почти не реагируя на изменяющиеся условия внешней среды  и другие факторы.

2.3 Совершенствование коммуникаций  для  эффективного управления  и информационные технологии

 

Рассмотрим  некоторые способы совершенствования  информационного обмена в организации.

1. Регулирование информационных потоков.

Руководители на всех уровнях  организации должны представлять потребности  в информации собственные, своих  начальников, коллег и подчиненных. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера  показателей оценки результатов  его работы, а также его отдела и подчиненных.

2. Управленческие действия.

Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или  несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Подчиненный  может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

3) Системы обратной связи.

Один из вариантов системы  обратной связи — перемещение  людей из одной части организации  в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников — еще  один вариант системы обратной связи. [10, с. 152]

4) Системы сбора предложений.  Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности  организации. [10, с. 153]

5) Информационные бюллетени,  публикации и видеозаписи организации.  Относительно крупные организации,  как правило, издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию  для всех работников.

6) Современная информационная  технология. Последние достижения  в области информационной технологии  могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Электронная почта — эффективное  средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в  разных штатах и странах.

Хотя общепризнано, что  коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний обмен информацией  представляет одну из самых сложных  проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения  проблем. [13, с 193]

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более  эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - те, кто эффективен в коммуникациях.

Процессы коммуникаций позволяют  руководителям эффективно выполнять  свою работу и принимать решения  о выборе оптимальной стратегии  для достижения поставленных целей. [11, с.84]

Для эффективного функционирования производственного коллектива необходимо наличие в нем систем как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения  информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система  неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким  образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение  между ними.

Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным  количеством информации, необходимой  им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Говоря о  важности информированности каждого  работника в системе управления, следует отметить, что его эффективной  деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Таким образом, важно обеспечивать работников оптимумом информации [12, с.233].

Улучшение информированности  в производственных коллективах  возможно лишь на основе выявления  информационных потребностей всех работников, независимо от их места в структуре  управления. Отсюда следует, что определение  оптимума социально-производственной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей  и потребностей как субъекта, так  и объекта управления.

Информационные  технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи [4,с 212].

Мы употребляем выражение информационные технологии (ИТ), включая в него не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации.

Последние достижения в области  информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией  в организациях. Персональный компьютер  уже оказал огромное воздействие  на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие  рассылают и получают. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, электронная почта - эффективное  средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах  и даже в разных странах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся  в разных местах, в том числе  и в разных странах, обсуждают  всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, обеспечивающие работу группы сотрудников, находящихся в различных местах [13, с 196].

Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют  работников с другими географическими  регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через  Интернет.

Информационная технология позволяет нам достичь следующих  целей:

1. Сократить время получения  информации (то есть свести к  минимуму задержки в получении  информации из-за ее возможной  недоступности, из-за почты, из-за  отправления информации по неправильному  адресу или просто по причине  выходного дня в компании).

2. Ликвидировать излишнюю  и повторяющуюся работу (ненужные  задания типа перепечатывания  и нудная сортировка и поиск  документов).

Оптимизировать использование  человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На основе выполненной курсовой работы можно сделать вывод, что руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию  рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Увидели связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать. Обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

В работе были раскрыты поставленные задачи :

1. Рассмотрение понятий коммуникаций в организации
2. Определить роль коммуникаций в стратегическом управлении организацией
3. Рассмотреть основные виды коммуникаций , определить роль пропаганды в коммуникационных процессах
4. Выявить основные процессы эффективности коммуникаций в стратегическом управлении организации
5. Определить методы совершенствования коммуникаций

Для наиболее эффективной  работы коммуникаций в стратегическом управление организацией не обходимо , брать во внимание не только основные обще признанные методы , но и уметь  пользоваться знаниями в других сферах , так как они являются весьма весомым дополнением к системе  управления , и могут послужить  решением , в создавшихся ситуациях  в организации.