Электронный документооборот на предприятиях малого и среднего бизнеса

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации  документооборота можно насчитать  огромное количество. Вот несколько  примеров:

- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

- электронный архив документов

- согласование и утверждение ОРД

- контроль исполнения документов и поручений

- автоматизация договорного процесса

- управление библиотекой книг (book management)

- библиотека регламентов управленческих процедур

- оформление командировок

- организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

- система контроля выполнения должностных инструкций.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается  в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.

          И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом изложенного электронный  документ можно определить как набор  данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.

Необходимость традиционного документа  или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Системы электронного  документооборота

 

Рассмотрим такие  программные системы автоматизации  делопроизводства как:

Программа Docs Open

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным  созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Documentum

Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации  различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный  в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

StaffWare

Представляет  собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации  процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Особенностями являются:

– поддержка  коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

– динамическое управление и контроль исполнения работ;

– интегрируемость  с разными приложениями под Windows и Unix;

– использование  различных платформ.

StaffWare позволяет  простым способом маршрутизировать  документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между  документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров  с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям  получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный  пользовательский интерфейс для  обращения ко всем другим пользователям,  сетевым ресурсам и информации.

2.Гибкость при  обработке сложных документов, содержащих  данные различного рода от  таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3. Среда быстрой  разработки прикладных программ  для рабочих групп.

4. Развитая система  защиты доступом к информации  на всех уровнях, вплоть до  уровня отдельного документа.

5. Применение  тиражирования для предоставления  всем пользователям доступа к  свежей информации, располагающейся  в любом подразделении предприятия,  в его филиалах, у удаленных  пользователей, а также у заказчиков  и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция  набора разнообразных элементов  клиентских и серверных программных  модулей (среда пользователя, распределенная  обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести  фиксированных экранных окон, в которых  размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Евфрат-Документооборот

Евфрат –  для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся  организовать эффективную работу с  корпоративными документами, как отдельных  сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат- это решение  для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные  возможности.

– Показ папок  и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

– Печать или  запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке

– Совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к  созданию документов

– Новый единый Диалог создания и корректировки  документов из различных источников

– Предварительный  просмотр файлов перед внесением в систему

– Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых  документов в системе

– Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает  все изменения, происходящие с документами  в указанных директориях на локальных и сетевых дисках.

– Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера  в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы  могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также  позволяет производить архивирование  документов, зарегистрированных в базе системы.

На основании  проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот».

Выбор данного  программного продукта обусловлен несколькими  факторами.

Технология фирмы  ЗАО “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это – отечественная  разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Функции и основные особенности электронного архива “Евфрат”

– сочетает в  себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

– является универсальной  и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные  методы регистрации, классификации  и поиска произвольных объектов;

– ориентированна на российском документообороте;

– может функционировать  как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети;

– имеет дружественный  интерфейс пользователя: рабочий  стол, пиктограммы документов, иерархические папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа;