Анализ и регуляция неформальных коммуникаций в организации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ –  ФИЛИАЛ РАНХиГС

ЦЕНТР ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

 

 

 

Кафедра Государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

по дисциплине: Коммуникация в управлении

 

 

Тема: Анализ и регуляция неформальных коммуникаций в организации

 

 

 

 

Выполнил          _____________ ________

(Ф.и.о. студента)

___________________ ___________

(специальность)

______________________________

(№ группы)

 

Проверила

   ________________

(звание, должность преподавателя)

_____________ _________

                                                                              ________________________________

 

 

 

Новосибирск 2012г.

 

 

Оглавление

 

Введение………………………………………………………………………………...3

1. Неформальные коммуникации в организации.…………………………………....5

2. Практические советы по управлению неформальными коммуникациями..........11

Заключение…………………………………………………………………………….17

Список литературы…………………………………………….……………………...19

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Поскольку руководитель исполняет основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и предприятий необходимы эффективные коммуникации. Я выбрала эту тему, потому что хочу рассмотреть коммуникации на уровне личности и организации, чтобы научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и быть более компетентным менеджером. Эффективно работающие руководители - это те, кто правильно отладил коммуникационные процессы. Они обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, то смысл может быть утрачен.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Цель данной работы подробно рассмотреть неформальную коммуникацию, проследить ее влияние на климат в организации, а так же рассмотреть принципы регуляции неформальных коммуникаций.

При рассмотрении коммуникационного  процесса необходимо учитывать, что  в условиях человеческого общения  важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Следует помнить, что коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать  не только как отправление и прием  информации, так как мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для  каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

 

1. Неформальные коммуникации в организации

 

Напомним, что неформальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Основным методом неформального  общения является передача устных сообщений (в последнее время все более широко используется электронная почта) - информация передается от одного участника информационной цепи к другому. Эта особенность обусловливает две характеристики неформальной коммуникации: относительно высокую скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения, поскольку при длинной цепи вступает в действие правило "испорченного телефона". Под неформальной коммуникацией в первую очередь понимают слухи и сплетни.

Слухи - это устное сообщение, включающее в себя вымышленные факты или дающее фактам необъективную интерпретацию.

Вообще если проанализировать историю человечества, то можно заметить, что формирование и передача слухов является одним из древнейших приемов  общения. В отношении циркуляции слухов важно понимать, что их трудно остановить, поскольку источник любого слуха не поддается обнаружению, а распространяются же они со скоростью звука. Содержание слуха изначально выглядит правдоподобным (в этом и заключается их особенность). В то же время практически всегда содержатся либо мнимая, либо запретная информация, которая содержит элементы опровержения или отрицания каких-либо общеизвестных или общедоступных сведений.

Таким образом, содержание слуха может быть достоверным  или недостоверным, но он должен быть актуальным для той группы людей, которой, собственно, и адресуется. Поэтому события, попадающие в сферу слуха, касаются того, что интересует самых обычных людей.

Считается, что в среднем  слух живет 12-15 дней, после чего автоматически  исчезает, полностью исчерпав себя. Свое существование слух прекращает после официального подтверждения информации или же после ее опровержения, либо по причине уменьшения актуальности той или иной темы.

Основная задача слуха  – нести дискомфортную информацию, вызывающую бурю негативных и тревожных эмоций. Как правило, эта информация нарушает привычный ход событий и сталкивает интересы людей.

Как пишет Д.В. Ольшанский, появление и активная циркуляция слухов и сплетен являются особой, информационной формой массового поведения  формирующейся психологии масс. Исследователь выделят четыре типа слухов.

К первому относится  так называемый слух-желание, отражающий сильное эмоциональное желание  публики, связанное с каким-либо событием. Ярким примером слухов такого рода принято считать упорно ходившие среди российского крестьянства в середине XIX века слухи о скором освобождении от крепостной зависимости. Иногда подобные слухи связывали освобождение с некоторыми условиями — так, говорили, что освободят участников войны с Турцией (потому многие крестьяне добровольно просились на фронт), что начнут с ветеранов войны с Наполеоном, и т. д.

Второй тип – слух-пугало, возникающий, как правило, в период сильного социального напряжения. Слухи  такого рода можно перечислять бесконечно, они витают практически во всех сферах общественной жизни. По сути, именно по ним можно проследить массовые настроения, и реакцию на определенные события. Это слух, несущий и вызывающий выраженные негативные, пугающие настроения и эмоциональные состояния, отражающие некоторые актуальные, но нежелательные ожидания аудитории, в которой они возникают и распространяются.

Третий вид – слух-агрессия направленный на конкретное стимулирование агрессивного состояния. Обычно такой  слух сопровождается самыми неприятными  последствиями. Агрессивные слухи — продолжение «слухов-пугал». В основе их сюжетов присутствует агрессивный заряд. Слух, не просто вызывающий негативные настроения и состояния, отражающие нежелательные ожидания аудитории, а конкретно направленный на стимулирование агрессивного эмоционального состояния и поведенческого «ответа», жесткого агрессивного действия. Слухи такого рода возникают в ситуациях острых противоречий, связанных с социальными межгрупповыми и межэтническими, межнациональными конфликтами. Основная функция агрессивных слухов — не просто запугивание, а провокация агрессивных действий. Эти слухи строятся не повествовательно, что свойственно «слухам-желаниям» и «слухам-пугалам», а отрывочно, «телеграфно». Короткие, рубленые фразы сообщают о конкретных «фактах», что называется, «взывающих к отмщению»! Они несут более сильный эмоционально-отрицательный заряд, формируя аффективную общность «мы» («нормальных людей») в противовес общности «они» («зверствующих нелюдей»). Такие слухи требуют ответной агрессии.

И, наконец, четвертая разновидность - нелепые слухи, главным в них является подчеркнутая нелепость происходящего. Слухи такого рода часто появляются самопроизвольно, как результат путаницы, свойственной обыденному сознанию. Особенно часто они появляются на переломах массового сознания, когда люди находятся в растерянности в связи с тотальной сменой систем ценностей, представлений, картин мира. Их основная функция заключается в попытках построения нового, более адекватного образа мира из обломков предыдущих и зачатков новых представлений. Тогда появляются слухи, в которых соединяется несопоставимое.

Слухи – вид информации, появляющиеся спонтанно в силу информационного  вакуума среди определенных слоев.

Может быть и другой вариант: кто-то распространяет ложную информацию для того, чтобы воздействовать на общественное сознание. Условием превращения обычной информации в слухи является то, что информация должна быть значимой и понятной для объекта воздействия, а обладание этой информацией должно способствовать повышению социального престижа для того, кто является распространителем слуха.

Если событие не важно  и не обладает неопределенностью, то слухов по его поводу не будет. Существует закон Олпорта, по которому слух представляет собой функцию от важности события, умноженный на его двусмысленность.

Одна из самых важных функций слуха – статусная. Распространяя  заведомо ложную информацию в своей  социальной группе, транслятор создает  у окружающих представление о  себе как о человеке, который имеет  доступ к информации, предназначенной для группы более высокого статуса. В первые дни работы на новом месте между работниками происходит взаимообратная оценка. Любой коллектив – это группа людей, принадлежащих примерно к одному социальному статусу, в ней есть свои лидеры и отстающие. Новичок вынужден самоутверждаться не за счет своего профессионализма ( это как раз на первых порах не всегда возможно), а посредством слухов, преследуя статусную функцию.

Стоит отметить, что слух изначально проводит своеобразную разделительную черту между теми, кто является лидерами и отстающими в коллективе.

То есть слух – это  лакмусовая бумажка, которая показывает иерархию отношений в любом коллективе. Если с вами обмениваются слухами  и сплетнями, то вы - свой. Если вы обо  всем узнаете последним, то вам, скорее всего, не доверяют и держат на расстоянии.

Вторую функцию слуха  можно условно назвать фактологической. Как не крути, но в основе всегда лежит факт с накопившимися догадками, домыслами, предположениями, гипотезами и опровержениями. Обнаружить этот факт порой бывает очень трудно.

Слухи - это своего рода собранная, переработанная информация об организационных событиях, незафиксированных  в официальных источниках. Некоторая  информационно-эмоциональная мозаика, создающая общую картину общественного  настроения.

Слухи отражают наиболее болезненные вопросы и проблемы, волнующие всех членов организации. В том числе слухи заполняют  информационный, создаваемый руководством.

Третья функция –  социальная. Не редко слух используется как возможность познакомится с  корпоративной культурой той социальной группы, в которой нам придется вращаться. Слухи вводят новых сотрудников в жизнь организации, предоставляя им информацию как о начальнике и его ожиданиях, так и обо всем коллективе.

Не нужно упускать из виду, что слухи – это так же весьма распространенный способ релаксации и развлечения, проведения свободного времени. Из этого следует еще одна функция слуха – развлекательная.

Наибольший обмен слухами  происходит во время обеденного перерыва, чаепитий, дней рождения сотрудников и корпоративных вечеринок.

Чаще всего слухи  циркулируют в тех коллективах, где плохо работает официальная  система связи (приказы, собрания, своевременное  информирование сотрудников о преобразованиях  в компании). Это автоматически  порождает догадки и интерпретации по всем злободневным вопросам.

Теперь немного остановимся  на сплетнях. Во времена Старой Англии слово «gossip», которое в наши дни  переводится как «сплетня» означало болтливого мужчину или говорливую женщину. Современные толковые словари  определяют сплетню, как «слух о ком-нибудь, основанный на неточных или заведомо неверных сведениях».

В сущности сплетня –  это любой разговор, в котором  упоминаются подробности чужой  жизни.

В отличии от слуха  сплетня может быть как ложной, так и правдоподобной. Как правило, она касается дел, которые обычно рассматриваются как личные, но могут иметь общественный резонанс. Сплетни так же, как и слухи, наглядно показывают, какую ступеньку на социальной лестнице занимает тот или иной сотрудник фирмы.