После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

    Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения  дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

    Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

    Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

    Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

Составление описей дел

 

    На  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

    Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

    Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

    В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного  обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

    Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

    •   порядковый номер дела (тома, части) по описи;

    •   индекс дела (тома, части);

    •   заголовок дела (тома, части), полностью  соответствующий его заголовку на обложке дела;

    •  дату дела (тома, части);

    •   число листов в деле (томе, части);

    •   срок хранения;

    •   примечание.

    В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

    Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

    В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.

    Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

    В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в  архив

 

    В архив организации передаются все  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

    Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.

    Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

    При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

    •   отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

    •   описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

    •   историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

    •   справку о неполной сохранности  документов (если какие-либо дела утрачены).

    Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

    Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

    Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное  хранение документов в электронной  форме

 

    Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

    База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

    Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

    Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной  карточке документа номера дела, в  которое помещается документ, автоматически  определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

    По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

    Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

    В случае передачи документов на государственное  хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

 

Приложения

Форма итоговой записи к  номенклатуре дел  организации

Итоговая  запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

 

    Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись   Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование  должности

передавшего сведения   Подпись   Расшифровка

подписи

 

Форма номенклатуры дел 

 
 

Итоговая  запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

 

Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись   Расшифровка

подписи

Дата