Внешняя среда организации

Технологическая среда отражает уровень научно-технического развития и воздействует на коммерческие предприятия в двух направлениях. Так, повышение автоматизации производства, контроля и управления, внедрение информационных технологий улучшает характеристики и уменьшает сроки изготовления продукции, снижает потребность в рабочей силе и переориентирует общество на качественное изменение профессионального мастерства. Например, в России в настоящее время, в связи с массовым внедрением персональных компьютеров в практику бухгалтерского учета, требования к бухгалтерам существенно повысились с одновременным повышением и уровня оплаты их труда.

Физическая  или географическая среда характеризует  возможности коммерческой фирмы, функционирующей в конкретном регионе, определяет, какое   сырье,   какие   энергоресурсы,   какой   вид   транспорта   выгоднее использовать, в каких условиях хранить и перерабатывать сырье, где и как набирать рабочую силу, как ее доставлять к месту производства, с какими поставщиками иметь дело.

Партнерская финансово-техническая сфера определяет финансовые, оперативные и деловые  возможности предприятия. Она включает:

•   предприятия-поставщики;

•   предприятия-покупатели;

•   банки;                      

•   страховые компании

•   аудиторские и нотариальные конторы;

•   транспортные фирмы;

•   рекламные бюро;

•   организации средств связи и  коммунальных услуг;

•   информационные службы;

•   другие субъекты хозяйственных отношений.

Все участники  данной сферы могут оказывать  существенное влияние на конечный финансовый результат работы предприятия. По этой причине на ряде предприятий в  бухгалтерии созданы специальные  отделы, отвечающие за работу с ними. Эти подразделения часто носят название «отделы расчетов с дебиторами и кредиторами».

Выбору  партнеров в бизнесе со стороны  руководителя и главного бухгалтера всегда уделяется особое внимание. Договор с ненадежным поставщиком  или партнером - один из серьезнейших промахов, за который нередко жестоко расплачивается предприятие. За границей данную проблему стараются решать тремя способами:

•   всегда иметь дело только с постоянными  и проверенными клиентами;

•    большинство договоров заключать  с дополнительной подстраховкой  в виде оговорок и специальных форм оплаты. При этом для защиты от возможных рисков привлекать страховые компании;

•   пользоваться платными услугами банков по предоставлению информации о финансовом состоянии предполагаемого партнера. 
 

1.2.Виды  и разновидности  внешней среды

Организации   существуют   в   окружении,   в   среде,   состоящей   из множества элементов: рынок, с его предложениями и запросами, акционеры с их интересами получения дивидендов и реализации прав собственности, правительство   с   его   налоговыми   и   законодательными   требованиями, партнеры, по отношению к которым организация имеет свои обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, последствия экономических кризисов и т.п. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования. Руководитель должен учитывать это значительное влияние.

Внешняя среда не может быть постоянной, она изменяется. Таким образом, можно выделить среду, параметры которой изменяются медленно, и такую, которая меняется резко и непредсказуемо. 

«Спокойная» внешняя среда. Чарльз Ф. Сэйбл и Джейн Е. Прокоп в своей работе «Стабилизация через реорганизацию», а также Майкл Хаммер и Джеймс Чампи в книге «Реорганизация корпорации» пишут, что примерно до 1975 года внешняя среда организаций была устойчивой, редко происходили какие-либо глобальные катаклизмы, изменения в ней были незначительны, т.е. можно говорить о существовании «спокойной» внешней среды. Менеджеры того времени должны были организовывать свои предприятия таким образом, чтобы использовать все благоприятные возможности, предоставляемые подобной атмосферой вокруг них. В результате чего происходило следующее:

•   длительные циклы жизни товаров;

• наличие большого времени на разработку новых продуктов (технологий, услуг);

•   цены — главное условие в кооперации менеджерам было выгодно;

•   увеличение   размеров    компаний    с    пирамидальной    структурой   — содержание в  составе компании собственных экспертных подразделений;

•   массовое производство;

•  содержание   больших   складских   помещений   для   сырья   и   готовой продукции. 

Изменчивая  внешняя среда. Те же авторы говорят, что примерно с конца 70-х, начала 80-х ситуация начала усложнять. Среди многих причин этого был и стремительный научно-технический прогресс.

Изменчивая (турбулентная) внешняя среда характеризуется  повышенной неустойчивостью,  непредсказуемостью,  а  поведение  менеджеров  сильно усложняется по сравнению с их действиями в «спокойной» среде. Правила, согласно которым организации должны действовать, быстро и непредсказуемо меняются. В таких турбулентных окружениях на первое место выходит способность организаций к повышенной приспособляемости и выживанию.

Глобальные  изменения. В результате равномерного перехода внешней среды из «спокойного» состояния в изменчивое, произошли глобальные изменения основных экономических показателей среды. Так, можно отметить:

•   резкое укорочение жизненных циклов товаров;

•   уменьшение сроков разработки товаров;

•   невыгодность содержания складов;

•   изменение требований к технической подсистеме организации;

•   усложнение продукции;

•   изменение      отношений      заказчик-изготовитель       (уверенность       в  компетентности);

•   нереальность содержания собственных  экспертных наукоемких служб

•   потребитель диктует поставщику;

•   ужесточение конкурентной борьбы;

•    цены более не самое главное условие  в кооперации.

Усложнение  продукции, естественно, привело к  усложнению разработки ее новых видов. Вместо разработки продукта как единого  целого, фирмы производят его разделение на отдельные дискретные части или подсистемы, формулируют требования к работе каждого из них, а затем поручают дальнейшее тщательно продуманное описание и проектирование фирмам, специализирующимся в соответствующей области. За счет параллельного исполнения экономятся затраты и время проектирования. Например, покупатель получает выгоду от специальных знаний и компетенции, которые специалист приобрел, решая проблемы других клиентов, и по выполнению заказа, оплачивает затраты на производство таких знаний, вместо того, чтобы брать эти затраты на себя целиком (это не единственное преимущество описанного подхода). Тут же содержится объяснение невыгодности содержания собственных экспертных служб. Сейчас даже крупнейшие фирмы не могут позволить себе иметь собственные экспертные знания и инвестиционный капитал, достаточные для того, чтобы успевать идти в ногу со всеми нововведениями, соответствующими текущему и будущему спросу на продукцию.

Турбулентная  среда предъявляет именно требования, которым существующие в этой среде предприятия вынуждены подчиняться. Условия «звучат»как требования еще и потому, что если менеджеры компании, какой сильной она бы ни была, не «уловят» изменения в окружающей среде и вовремя не изменят свою компанию, то через некоторое, довольно небольшое время уже будет поздно что-либо предпринимать и прежние позиции будут проиграны более современным конкурентам.

  Коротко эти требования таковы:

•   уменьшение размеров организации

•   реорганизация (reengineering)

•   постоянное отслеживание ситуации во внешней среде

•   немедленная реакция на изменения  внешней среды

•   введение системы производства «in time»

При «in time» производстве части изготавливаются в точно назначенный момент времени так, что дефекты обнаруживаются, а их причины устраняются немедленно по ходу перемещения заготовки от позиции к

позиции, в идеале, вообще без попадания на склада

Заметим, авторы книги «Реорганизация корпорации»  считают, что концепция реорганизации по своей «значимости стоит в одном ряду с теорией Адама Смита. Даже более того, они утверждают, что теория Смита работала на практике более 20 лет, и сейчас полностью изжила себя. В свое время она произвела подлинью революцию в деловом мире. Реинжиниринг (реорганизация, reengineering) призван совершить подобную революцию в современных условиях, придя, таким образом, на смену ушедшей в историю теории Адама Смита. Авторы упомянутой работы не одиноки в подобных суждениях, с ними согласны ведущие ученые современности.

Граница системы. Если существует отдельная организация, существует среда вокруг нее, следовательно должна быть граница, отделяющая организацию от не организации. Менеджеры должны управлять этой границей для того, чтобы создать условия воздействия на процессы внутри организации и ее взаимодействия со средой, что очень важно для нормального функционирования организации как живущей системы. Граница создается как физическая составляющая (ограничивает рамки здания), так организационная (отличия в уровнях заработной платы, социальных условий), так и в сознании людей (имидж организации, гордость принадлежностью к организации).

Граница управляема, значит она будет прозрачна  для входов организации и ее выходов. Внутри границ происходит трансформация  входов в выходы. Входом в процессы трансформации организации могут быть материалы, люди, информация или любые их комбинации. Существующие входы могут быть неочевидны до тех пор, пока не определены процессы трансформации. Выходы организации — это ее продукция (товары, услуги).

Выходы  организации экспортируются ею в среду. Ценность доходов организации от реализации ее выходов в том, что они дают доступ к новым партиям ресурсов (входов), необходимых для _ч ее дальнейшего функционирования —жизни.

Для живых  систем процесс трансформации входов в выходы заключается в изменении структуры потребляемой пищи (вход) путем ее переваривания (трансформация) в сохранение себя и продолжение своего рода (выход). В живущих системах, организациях, трансформация —это, например, переработка орехов в ореховое масло, природной нефти во множество других продуктов, карточек учета рабочего времени в чеки по их оплате, голодного человека на входе столовой в сытого на выходе, больного пациента клиники — в здорового человека. Менеджмент управляет процессом трансформации, манипулирует входами и подстраивает выходы в соответствии с существующими запросами рынка (внешней среды). 
 

1.3. Оценка и анализ  внешней среды. 

Каждая  фирма имеет свою собственную  внешнюю среду, внешнее окружение, охватывающее огромное количество различных  факторов, которые могут так или иначе воздействовать на функционирование фирмы как в текущий период, так и на перспективу.

Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и  в ее основу могут быть положены различные принципы. Выделяют пять категорий факторов:

•    характер и состояние рыночных отношений;

•    хозяйственные связи фирмы;

•   регулирование предпринимательской  деятельности;

•    общеэкономическое;

•    общеполитические.

Первые   две   категории   факторов   относятся   к   факторам  прямого

воздействия, последние три - к факторам косвенного воздействия.

Анализ  внешней среды требует постоянного  внимания со стороны

предпринимателей, поэтому он осуществляется на основе изучения большого объема информации и требует конкретизации для  принятия правильных и своевременных решений.

Анализ  рынка представляет собой комплекс действий, направленных на возможно более  полное исследование процессов, развивающихся  в сфере товарного обращения, и факторов, воздействующих на формирование спроса и предложения, определяющих экономические отношения между производителями потребителями (покупателями и продавцами) товаров.