Управление на малых предприятиях

• показатель оборачиваемости оборотных средств;

• количество оборотов и длительность оборачиваемости запасов;

• длительность погашения дебиторской задолженности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Информационная база для принятия  финансово-экономических управленческих  решений.

 

Уже на первоначальной стадии процесса организации малого предприятия необходимо разработать систему непрерывного сбора информации, которая регистрируется в специальных книгах, картотеках, базах данных, затем обрабатывается.

В качестве источников исходной информации используются: книги покупок и продаж; подшивки оплаченных счетов-фактур поставщиков и отдельно для потребителей (заказчиков); картотеки дебиторских и кредиторских задолженностей, а также банковских отчетов; книга ежедневной выручки с корешками чеков; кассовые ячейки с мелкой наличностью.

Для унификации записей информации о денежных поступлениях и выплатах законодательно утвержден порядок ведения книг покупок и продаж.

В этих книгах в хронологической последовательности отражаются платежи и поступления денежных средств на основе финансового документа – счета-фактуры.

Счета-фактуры должны составляться при любых операциях: отгрузке продукции, выполнении услуг, получении оплаты (в том числе авансов), безвозмездной передаче имущества и денежных средств и т. д.

Полученные и выданные счета-фактуры хранятся в отдельных папках и регистрируются соответственно в книге покупок и книге продаж.

В книге продаж счета-фактуры должны регистрироваться в тот момент, когда они попадают в выручку, либо по мере отгрузки товаров (услуг, работ). Это устанавливается в учетной политике фирмы.

В книге покупок регистрация счетов-фактур производится только после оплаты и оприходования товаров (работ, услуг).

Все счета-фактуры подшиваются в порядке их оплаты или после регистрации.

Счета-фактуры покупок лучше подшивать по датам выставления счетов-фактур либо по датам платежей (даты чеков).

Счета-фактуры продаж рекомендуется подшивать по порядку номеров счетов-фактур.

Книга учета ежедневной выручки. В нее заносятся суммы ежедневных поступлений денежных средств, которые затем суммируются за определенный период (недели, месяц) для сравнения текущих платежей с аналогичными за прошлые периоды, а также с величиной планируемых поступлений в доходную часть бюджета фирмы. Контролируется также общая динамика наличности за отчетный период.

Картотеки учета счетов-фактур кредиторских (не оплаченных фирмой) и дебиторских (не оплаченных потребителями) задолженностей, с помощью которых можно легко оценивать динамику и величину задолженностей к концу месяца.

Картотека банковских отчетов предназначена для записи результатов сверки (ежемесячной или еженедельной) банковских отчетов и книг покупок и продаж (кассовой книги). Это позволяет повысить точность исходной информации и вовремя обнаружить ошибки.

Первичные источники информации служат основой создания информационной системы, которая необходима для следующих целей:

• систематизации и формирования базовой информации (базы данных);

• анализа результатов различных видов деятельности и затрат;

• прогнозирования и планирования объемов продаж и финансово-экономических показателей;

• моделирования вариантов принимаемых решений и оценки их экономических последствий;

• мониторинга и финансового контроля.

Информация должна быть систематизированной, целенаправленной и регулярной, а также точной (в заданных пределах), полной, необходимой, но не избыточной (так как для руководителю малого предприятия потоки не нужной информации могут только усложнить работу), текущей, значимой, удобной для обработки, экономичной с точки зрения затрат, необходимых для ее сбора и обработки.

Следует, однако, понимать, что сами по себе финансовые документы, исходная информация не дают ясного представления о финансовом положении фирмы. Поэтому управляющим фирмы целесообразно выделить ряд основополагающих показателей (примерный перечень упрощенный таких показателей был приведен выше) с регулярным анализом их динамики, что позволит выявить негативные или отметить позитивные тенденции и оценить состояние фирмы. 

 

 

 

 

 

 

3.3. Управление затратами.

 

Информация о затратах является важнейшим элементом при планировании, координации деятельности, контроле и принятии управленческих решений. Менеджер с помощью учета затрат может определить текущие и ожидаемые затраты, причем последние имеют наиболее важное значение.

Для этой цели устанавливаются нормативы или разрабатывается модель формирования плановых затрат. С помощью нормативных установок и с учетом динамики возможных изменений определяется диапазон плановых значений по основным элементам затрат и их суммарной величине. Нижняя граница характеризует минимально возможный уровень при благоприятных ситуациях, а верхний уровень – предельные (лимитные) затраты при неблагоприятных ситуациях.

Для удобства управления затратами необходимо выделить основные узловые точки их формирования (центры), что позволит учитывать особенности образования затрат на всех стадиях.

Например, для большинства фирм центрами затрат является снабжение (материально-техническое обеспечение), производство (основное и обеспечивающее), сбыт и управление.

Исходя из отечественного и зарубежного опыта, потенциальные возможности резервов снижения расходов распределяются следующим образом: снабжение – 30-40 %, производство – 10-15 %, сбыт – 30-40 %, расходы на управление – 5-10 %.

Таким образом, видно, что на снабжение и сбыт приходится от 60 до 85 % резервов затрат, необходимо отметить, что величина затрат на этих стадиях обусловлена прежде всего ценовой политикой поставщиков, торгующих организаций, а также временным фактором поставки или реализации товаров, который влияет на динамику и величину денежного потока (особенно при использовании кредитных или заемных оборотных средств).

Производственные и управленческие затраты обусловлены в основном воздействием внутренних факторов и зависят от развития нормативной базы и обоснованности планирования.

При разработке программы снижения затрат необходимо предусматривать мероприятия по:

• совершенствованию системы закупок;
• снижению издержек производства;
• повышению результативности маркетинга и сбыта;
• оптимизации затрат на управление и обеспечивающие процессы.

Для принятия решений по затратам необходима их систематизация в базе данных по определенным признакам:

• участию в конечном результате – производственные (производительные), непроизводственные (непроизводительные) или общефирменные издержки (эксплуатационные расходы);
• степени отношения затрат к производственному процессу (прямые или косвенные);
• степени зависимости от объема выпуска (переменные, постоянные);
• значимости в системе управления затратами (основные, накладные).

Кроме перечисленных видов затрат используются также затраты нормативные, прошлого и будущего периодов, приростные удельные и предельные.

При формировании информационной базы для управления затратами проводится систематизация издержек по:

• видам (типам) товаров (услуг);
• функциональным отделам (службам);
• группам потребителей;
• территориям продаж и т. п.

В практике широко в управлении издержками используются системы «директ-костинг» и «стандарт-кост».

«Директ-костинг» основывается на расчете себестоимости путем разделения затрат на постоянные (независящие от количества произведенной продукции за определенный период) и переменные (прямо зависящие от количества произведенной продукции). По этой системе при расчете себестоимости конкретной продукции учитываются только переменные (прямые) издержки, так как постоянные распределяются на весь перечень выпускаемой продукции, то есть относятся к общефирменным издержкам.

По системе «стандарт-кост» расчет затрат производится на базе нормативов, а управление осуществляется по отклонениям фактических затрат от нормативных.

Указанные системы расчета издержек являются действенными инструментами современного подхода к ценообразованию и управлению затратами. Однако практическое их применение требует согласования с учетной политикой фирмы и с налоговым законодательством. В то же время данные системы могут быть использованы для внутреннего анализа издержек и при разработке программ по снижению затрат.

Система управления затратами должна включать:

• блок нормативного расчета и регулирования, состоящий из правил нормирования и расчета, процесса определения нормативной себестоимости, регулирования затрат и других экономических показателей;
• блок анализа фактических и плановых затрат, обеспечивающий определение отклонений и выявление приоритетных элементов затрат;
• блок принятия решений, формирующий варианты возможных решений, корректировок;
• блок планирования затрат делает прогноз на очередной период с учетом корректировок и выбранного варианта решения.

По результатам управления затратами необходимо предпринимать действия, связанные с маркетинговыми процессами, организацией производства (бизнеса), управлением персоналом, процессами снабжения и сбыта, то есть следует активизировать воздействие на затраты с целью улучшения позиций по расходам или удержания их в заданном диапазоне.

Нормативная база формируется исходя из практики функционирования фирмы или уровня цен на рынке товаров и услуг, а также на основе расчетно-аналитического способа при наличии необходимой статистической базы.

Например, для малого предприятия устанавливаются нормативы (удельные веса) элементов затрат относительно выручки, принятой за 100 %. Например, для категории фирм, где переменные затраты (комплектующие, материалы, труд) составляют 50 % от выручки, а постоянные (общефирменные) издержки 24 %, прибыль до налогообложения составит 26 %. Для данного случая нормативное распределение общефирменных ежемесячных издержек можно представить в виде таблицы.

 

Таблица. Смета нормативных затрат малого предприятия.

 

Показатель	Нормативный процент	Абсолютная величина в месяц
Объем ежемесячных продаж, шт.	-	50
Оптовая цена (без НДС), руб./шт.	-	2000
Выручка, руб./мес.	100	100000
Переменные затраты, руб./мес.	50	50000
Общефирменные издержки (постоянные затраты), руб./мес. В том числе: заработная плата с начислениями (без учета производственных рабочих) арендная плата коммунальные услуги транспортные издержки реклама страхование амортизация оборудование приобретение канцелярских принадлежностей плата за телефон услуги сторонних организаций (охраны, типографии и т. п.)	24     10 1,5 1 1,5 3 0,3 3 0,3 0,3   2,5	24000     10000 1500 1000 1500 3000 300 3000 300 300   2500
Прочие расходы, руб./мес.	0,6	600

 

Переменные затраты также могут детализироваться и нормироваться по элементам прямых затрат с целью их более обоснованного планирования.

Для многих видов деятельности в малом бизнесе (оптовая торговля, туристический бизнес и т. п.) переменные затраты в выручке составляют 70-80 % , тогда в распоряжении фирмы остается валовой доход (разница между выручкой от реализации и переменными затратами), а нормативные отношения по элементам затрат устанавливаются по их удельному весу к валовому доходу.