Учет и анализ рабочего времени менеджера

      - Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;

      -  Делегирование  положительно  воздействует   на   мотивацию   труда

        сотрудников.

      Для  того,   чтобы   научиться   правильно   делегировать   необходимо

      ознакомиться и принять во  внимание следующие правила:

      - подобрать подходящих сотрудников;

      - распределить сферы ответственности;

      - координировать выполнение порученных  задач;

      - стимулировать и консультировать  подчинённых;

      - осуществлять контроль рабочего  процесса и результатов;

      - давать оценку своим сотрудникам;

      - пресекать попытки обратного  или последующего делегирования.

      Делегировать   необходимо    рутинную    работу,    специализированную

      деятельность, частные вопросы и  подготовительную работу.

      Ни в коем случае нельзя  делегировать  такую  работу  как  определение

      целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска,  и т.д.

   5.  Реализация и организация.

   Составление распорядка дня и организация трудового процесса  в целях

   достижения поставленных целей. Организация  своего  рабочего  дня   должна   соответствовать основном принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует  25 правил, которые  можно  разделить  на  3  группы:  правила  начала  дня, основной части дня и конца дня.

   Правила начала дня:

   1) начинать день с позитивным  настроением;

   2) хорошо позавтракать и без  спешки на работу;

   3) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

   4) перепроверка плана дня

   5) вначале – ключевые задачи;

   6) приступать без раскачки;

   7) согласовать план дня с секретарём;

   8) утром заниматься сложными и  важными делами;

   Правила основной части дня:

   9) Хорошая подготовка к работе;

  10) Влиять на фиксацию сроков;

  11) Избегать действий, вызывающих обратную  реакцию;

  12) Отклонять дополнительно возникающие  неотложные проблемы;

  13) Избегать незапланированных импульсивных  действий;

  14) Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

  15) Небольшие однородные задачи  выполнять сериями;

  16) Рационально завершать начатое

  17) Использовать временные промежутки;

  18) Работать антициклично;

  19) Выкраивать спокойный час;

  20) Контролировать время и планы;

   Правила завершения рабочего  дня:

  21) Завершить несделанное;

  22) Контроль за результатами и  самоконтроль;

  23) План на следующий день;

  24) Домой с хорошим настроением;

  25) Каждый день должен иметь свою  кульминацию; 

У  разных  людей  разная  психология  и  организм.  Вследствие   этого работоспособность  людей  различна  в   различные   периоды   времени. Некоторые  люди  продуктивнее  работают  утром,  некоторые   днём, а    некоторые вечером. Но  при этом  нельзя  сказать,  что одни  из  них       работают лучше, а другие хуже. Просто  пик работоспособности у этих       людей приходится на разные периоды дня.  Абсолютные  значения  пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что  одинаково  для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

   6.  Контроль.

Контроль  за  результатами  служит  улучшению,  а  в  идеальном   случае   –

оптимизации    трудового    процесса.    Все    вышеперечисленные    функции

самоменеджмента будут  не  столь  эффективными  если  не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

      - осмысление физического состояния

      - сравнение запланированного с  достигнутым

      - корректировка по установленным  отклонениям

     Необходимо  регулярно, через равные промежутки времени проверять  свои  планы и  организацию  труда,  анализировать  свою  деятельность  и  своё  время  и составлять листок дневных помех. Контроль за результатами труда (целевой  контроль)  должен  в  любом  случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль). В  конце  рабочего  дня  необходимо  контролировать  и  отражать  не  только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию. “Тот  кто  хочет  себя  по-настоящему  разгрузить  не  может  отказаться  от самоконтроля”.

   7.  Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация  и  коммуникация  составляет  сердцевину  самоменеджмента,  вокруг которой постоянно вращаются другие  функции. На  руководителя  каждый  день обрушивается поток информации  с которым ему  приходится  справляться.  В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем  это необходимо. Для того, чтобы экономить  своё  время  руководителю  необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией.

      Это  важно  для  руководителя,  поскольку   рационализировать   чтение

      означает ликвидацию  потерянного   времени  на  бессистемное  чтение  и пустую трату средств.

      Независимо  от  скорости  чтения,   можно   путём   целенаправленного,

      селективного чтения сэкономить  массу времени. Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

     1) при просмотре и чтении надо  думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

     2) надо  просмотреть  название  глав  и  разделов,  пробежать   глазами

        краткое содержание, а также предисловие  и введение.

     3) Выяснить, что бы мы хотели  прочитать более интенсивно.

     4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким

        шрифтом

     5) Следовать смысловому содержанию  и идее текста, а не словам.

     6) Отыскивать всевозможные выделения  и таблицы.

      Читать можно также быстрее  если  избавляться  от  вредных   привычек  и

      отвлекающих факторов и совершенствовать  методику чтения.

      Необходимо также привыкнуть  и к  тому,  что  важные  тексты  нужно  не

      только читать, но и обрабатывать  после чтения.

      Также желательно разработать  свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи  и  мысли,  но  лишь  самое  важное  и  в кротчайшей форме. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Как  управлять своим  временем

Время представляет самую большую ценность.  Джон Адер в своей

книге «Как управлять своим временем»  приводит пять проблем, напрасно тратящих время.  Рассмотрим эти проблемы и то, как с ними справляться.

     - Откладывание работы

Начинайте свой рабочий день с работы, которая  неинтересна, но которую

надо сделать.  А далее выполняйте то, что  нравится и интересно.  Такой

подход  практически исключает проблему.

     - Неэффективное делегирование полномочий

Руководство персоналом накладывает  серьезную  ответственность. Перед

организацией  руководитель в ответе за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками - в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее.  Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому используйте этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу.

     - Неумение справляться с канцелярской  работой

Максимум необходимой  для работы информации храните в компьютере.

Оставшаяся  часть документов без труда сортируйте и храните в ящиках

стола.  Это поможет справляться с  канцелярской работой. 
 

   Заключение

     Если  подытожить  всё  выше  сказанное,  то  можно  пожалуй  остановиться  наследующем:

* Время  – это уникальнейший ресурс человека.

* Время  – это не только  количество  часов  и  минут,  это   ещё  насыщенные

   полезной работой часы и минуты.

* Необходимо  внимательно относится к тому, что мы  делаем.  Кое-какие   дела вообще не стоить делать.

* Необходимо  делегировать работу другим людям.

* Необходимо  отдавать отчёт себе в том,  как мы тратим своё время.

* Не  надо огорчаться тем, что в  жизни менеджера много неупорядоченности.

* Необходимо  делать всё в своё время!

* Необходимо  ставить правильные цели!

* Необходимо  постоянно следить за распорядком дня!

* Нельзя  забывать о поставленной цели  и идти к ней наикротчайшим  путём!

* Необходимо  планировать свой день, неделю  и даже месяц.

* Нельзя  забывать о контролировании сделанного.

  

     Из  написанного выше можно  понять,  что от  каждого человека  требуется серьёзно и  добросовестно  подходить  к  организации  своего  рабочего  дня, распределению времени, иначе человек  рискует  угодить  в  ловушку,  которую готовят  ему  время  и  сам  же  человек  если  не  серьёзно   относится   к распределению времени. Таким образом,  очевидно  что распределять  дела  и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать  об  отдыхе.  Следующее на  что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а  также распределению   и   расчленению   каждого   серьёзного   мероприятия,   т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для  вас.  Не  следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие  организации своего  времени,  такие   например   как:   различного   рода   органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря  на то, что на эту тему написано много  книг  и  опубликовано  множество  статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше  тратить  время  в пустую и я не хочу не успевать", тогда человек сделает самый  трудный  первый шаг по дороге к организованной жизни.