Учет и анализ рабочего времени менеджера

  Введение

     Ценен тот руководитель, который знает  своё дело, умеет  хорошо  управлять  и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего  руководителя.  Но  даже  при  наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он  не  будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь  такой ресурс  как время стоит на ряду  со  многими другими ресурсами:  людьми,  финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем,  прошлом  и будущем.

     Время – необратимо. Его нельзя  накопить,  умножить  или  передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению в России с давних  времён  сложилось  представление о руководителе,  как  о человеке  с  минимальным  количеством свободного времени, и  чем  меньше  времени  имел  руководитель,  тем  более значительной персоной он казался. Но  на  самом  деле это лишь говорит  о низком уровне самоменеджмента, который представляет  собой  последовательное и целенаправленное использование испытанных методов  работы  в  повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов  о  значении времени:  Алан  Лэкейн:  «Тот,  кто  позволяет  ускользать  своему  времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё  время,  держит  в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время  –  самый  ограниченный  капитал,  и если не можешь им распоряжаться, не  сможешь  распоряжаться  ничем  другим»; Ульрих Зиверт:  «Умение  распоряжаться   временем   наряду   с   правильным руководством  и  техникой  влияния  на  людей  выступает  фактором,  который предопределяет Ваш успех и неудачу». Таким образом, мы  можем  смело  сказать,  что  успех  каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от  того,  как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

1. Причины дефицита времени

     Для того, чтобы  понять  всю  глубину  проблемы  необходимо  понять,  прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

      1.  Постоянная  спешка.  При   спешке  руководитель  не  успевает  даже

         сосредоточиться на той проблеме,  которую  он  выполняет  в   данный

         момент. Следовательно, он не  думает  о  других  способах  решения,

         которые возможно лучше,  чем   тот  способ,  который  пришёл  на  ум

         первым.

      2. Нагромождение работ.  При   этом  руководитель  начинает  заниматься

         различными мелкими и не столь  важными делами. У  него  нет  чёткого

         распределения работ по степени  важности и он не занимается  анализом

         ключевых, перспективных вопросов.

      3. Постоянные доработки дома. При   этом  время,  отведённое  на  отдых

         расходуется на  работу, руководитель  не  успевает  отдыхать,  что

         сказывается на его работоспособности  на следующий день и в конечном

         итоге ведёт к упадку здоровья.

      4. Переутомление. Следствие длительной  работы  в  условиях  постоянной  спешки.

      5. Суетливость. Это результат плохой  организованности  дня,  а  также

         иногда зависит от импульсивности  и особенностей человека.

      6. Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни   не  только

         самого руководителя, но и общего  стиля жизни данной организации.

      7.   Слабая    мотивация    труда.    Следствием    является    низкая

         производительность,  а  соответственно  она  порождает  хроническую

         нехватку времени. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Инвентаризация времени

     Необходимо проводить  инвентаризацию  времени  за  несколько  рабочих  дней, чтобы проанализировать свой рабочий  стиль  и  вскрыть  причины  возникающих дефицитов  времени.  Симптомы  тревожащей  руководителя  временной  проблемы можно определить по следующим признакам:

     1) отсутствие чёткого расписания  работы на текущий день  (руководитель         не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

     2) секретарь не в курсе дел  своего  шефа  (секретарь  –   прежде  всего         помощник своего руководителя);

     3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

     4) продолжение работы  над   деловыми  бумагами  дома,  по  вечерам  (в        служебные  часы не хватает времени);

     5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными         звонками и   наплывом   посетителей   (руководитель   стремится   со   всеми разговаривать сам);

     6) постоянное выполнение работы  за своих подчинённых (в   частности,  и         потому, что руководителю кажется: так надёжней);

     7) большой поток всевозможных  рутинных  дел  (руководитель  буквально «тонет» в мелочах);

     8) частая  спешка  при  выполнении  заданий  со  стороны  вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью  начала  работы над ними). 

  3. Самоменеджмент

У самоменеджмента  есть определённый круг правил и функций:

   1.  Постановка цели.

     Это анализ и формирование личных целей. Цель   описывает   конечный   результат.   Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего  мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к  действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен,  если  мы  заранее  чётко  не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь,  чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность  о  том,  в  каком  направлении необходимо двигаться. Без неё  можно  потеряться  в  мелочах  и  сойти  с верного пути. Постановка  целей  –  это  временный   процесс,   поскольку   в   течении деятельности предприятия может выясниться,  что те  или иные  параметры изменились,  что   приводит   к   необходимости   изменения   цели.   Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того,  куда  мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях.  “Случайные  успехи  хороши,  но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

   2.  Планирование.

     Разработка  планов и альтернативных вариантов  своей деятельности.

Планирование  означает подготовку к реализации целей  и упорядочение  времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы  состоит в том, что планирование времени приносит  выигрыш во  времени.  практический  опыт говорит,  что время затраченное на  планирование  приводит  к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к  экономии  времени  в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени  мы  тратим  на планирование, тем больше времени мы  сэкономим.  У  времени,  как  у  многих других процессов, когда-то  наступает  оптимум,  после  которого  дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю,  если  уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов. 

Принципы и правила планирования времени:

     Чтобы правильно выполнять свои функции  и достигать  целей  мы  прежде  всего должны чётко представить себе  свой  бюджет времени  и  совокупность  своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и  уменьшать  их число.

При планировании следует придерживаться некоторых  основных правил:

1)  При   составлении  плана  дня  лучше  оставить  40%   рабочего   времени

   свободными. Т.е. 60%  -  запланированное  время,  20%  -  непредвиденное

   время, 20% - спонтанное время.

2) Необходимо  документировать потраченное время.  При  этом  надо  указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное  представление о расходе своего времени и опыт как основу для  будущей  потребности  во времени.

3) Сведение  задач воедино – план действий.  Чтобы  составить  хороший   план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4) Регулярность  – системность – последовательность.

5) Реалистичное  планирование. Необходимо планировать  лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

 Система  планирования времени:

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд.  Он  выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие  несколько  лет  мы может составить план на год. При этом надо следить за  тем,  чтобы  случайно не заниматься более поздними делами. Далее  составляется  квартальный  план, который служит инструментом контроля  за  годовым.  Учитываемые  в  месячном плане задачи и цели переносятся  из  квартального  плана  истёкшего  месяца.

Декадный  план  –  это ещё более детальный,  точный  прогноз предстоящего периода.

«Дневной план представляет  собой  последнюю  и  одновременно  самую  важную ступень в системе планирования времени, конкретное  воплощение  (реализацию) поставленных целей»! Дневной план строится на основе декадного плана.

   3.  Принятие решений.

   Принять решение – это значить  установить приоритетность. Оно предполагает выбор первоочередных дел и задач.

   Вопрос принятия решений встал   из-за  появления  у  руководителя  проблем таких как: попытка выполнения сразу  большого  объёма  работ,  распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что  они  проделали  огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела  остались  не  решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены  каждый  день делать много важных дел. Для того, чтобы  так  не  получалось  необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное,  второстепенное значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу,  то  можно достичь следующего:

      - соблюдать установленные сроки;

      - получать большее  удовлетворение  от  рабочего  дня  и  результатов

        работы;

      - избегать конфликтов;

      - избегать стрессовых ситуаций  и перегрузок.

   4. Основы делегирования.

      Под делегированием в общем  смысле  понимается  передача  задач  своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя.  Но  при  этом начальник сохраняет за собой ответственность за  руководство,  которая не может быть делегирована. Передача задач или деятельности может осуществляться  на  длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

      - делегирование помогает руководителю  высвободить  время  для   важных задач и немного разгрузиться;

      - делегирование способствует использованию  профессиональных знаний  и навыков  работников;