Структура управления организацией

     В наиболее общем плане модель организации  как открытой системы состоит  из трёх элементов:

• входы – все, что организация потребляет из внешней среды: материальные, финансовые, трудовые и информационные ресурсы;
• преобразования – комплекс переработки входов, который непосредственно зависит от эффективности управления;
• выходы – результат переработки входов, который может выражаться в конечной продукции (услугах), прибыли, социальном взаимодействии, доле рынка, капитализации, росте и развитии компании, удовлетворенности сотрудников и т.п. [40, 66].

     Солидную  теоретическую конструкцию в  рамках системного подхода разработали  Эрик Трист и Фред Эмери. Согласно их теории организация представляет собой открытую социотехническую систему, т.е. включает в себя как технические (механические), так и социальные подсистемы, и функционирует в контексте своего окружения (внешней среды). Как и любая система, организация характеризуется определенной степенью энтропии. Выживание и развитие организации неразрывно связано со скоростью обновления её отдельных элементов и подсистем.

     Подсистемами  называются крупные составляющие сложных  организаций, выполняющие определенную функцию. Интересную системную модель организации разработал профессор Дарденской школы бизнеса профессор Джеймс Клоусон. Исследователь выделяет шесть основных подсистем, необходимых для выживания и развития открытой системы:

• подсистема управления является органом, формулирующим цели, планы и средства контроля. Она отражает роль руководителей исполнительного уровня.
• подсистема адаптации отслеживает экономическую обстановку. Эта подсистема обеспечивает также соответствие продуктов и услуг фирмы меняющейся ситуации на рынке, а следовательно, выживание. Информация, поступающая от маркетологов, агентов по обслуживанию потребителей и торговых агентов, делает компанию способной к адаптации.
• подсистема контроля поступлений в организацию контролирует приток ресурсов – того, чем «питается» организация. К функциям этой подсистемы относятся подбор кадров, закупка исходных материалов и мобилизация денежных средств.
• подсистема производства преобразует то, что поступает в организацию, в товары и услуги. В производственной компании эту функцию выполняют производственные мощности.
• подсистема контроля оттоков из организации связана с распределением средств, продуктов и отходов. Маркетинговая группа помогает компании в выпуске продуктов и услуг. Кадровая служба занимается освобождением организации от работников, которые не отвечают стандартам компании. Наконец, отдел общественных связей старается приладить «хорошее лицо» ко всем действиям компании.
• подсистема поддержки старается обеспечить эффективную совместную работу других подсистем: она поддерживает равновесие в организации, координируя все осуществляемые действия. К средствам, используемым подсистемой поддержки, относятся стимулирование работников и информационные бюллетени компании и т.п. [40, 67]

     Следует однако помнить, что теория систем, будучи описательной моделью, лишь раскрывает взаимосвязи в организации, но не дает никаких конкретных рекомендаций руководителям. Сущность системного подхода заключается в формировании системного мышления, основные принципы которого: видеть взаимосвязи, а не линейные цепочки причинно-следственных связей; видеть процессы изменений, а не статичные состояния.

     Безусловно, описать все переменные влияющие на организацию невозможно. На практике каждый менеджер сам определяет критерии отбора значимых переменных, сознательно  отказываясь от второстепенных. Задача общего менеджмента – дать наиболее универсальные, но в то же время действенные модели организации, систем управления и контекста (ситуации).

     Таким образом, организационная деятельность заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования социальной системы. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. 

     1.2 Состав и структура  системы управления  организацией 

     Современные организации относятся к числу сверхсложных систем. Их сложность превышает возможности исследователей и управленцев полного познания организационных процессов и контроля над ними. Поэтому требуется поиск путей снижения сложности организаций. Решение этой проблемы может быть направлено как в сторону диапазона исследования и управления, так и в сторону упрощения устройства организации.

     Имеются различные способы уменьшения сложности  организаций. В частности, широко используется метод «черного ящика», при котором  наблюдатель не вникает в особенности функционирования самостоятельного структурного подразделения, а воздействует через стимулы на «вход» и оценивает «выход» по результату. Другими приемами снижения сложности является систематизация, декомпозиция, агрегирование, объяснение явлений одной природы путем привлечением теории о явлениях другой природы.

     Эффективным методом преодоления сложности  социальных организаций является формализация и стандартизация поведения отдельных  подсистем, компонентов и элементов  системы. К основным направлениям здесь следует отнести:

• административно-правовое, определяющие статус и компетенцию, как всей организации, так и различных ее частей, положение работника, способы контроля и т.п.;
• экономическое, определяющее плановые, стоимостные показатели, финансовые средства, способы стимулирования и т.п.;
• технологическое, определяющее последовательность и ритм трудового процесса, оснащенность средствами труда, пространственное размещение работников и их связи, материальную среду труда и т.д.;
• логико-системное, определяющее рациональность и эффективность построения организации как системы, информационных потоков, процессов принятия решений и т.д.;
• оперативно-управленческое, определяющее методы воздействия на поведение организации и ее членов;
• социокультурное, заключающееся в принятии в данной среде
• норм поведения и взаимоотношений;
• психологическое, отражающее в структуре организаций особенность мышления ее создателей и управляющих, которые, так или иначе, объединяются в среде организации [33, 112].

     В совокупности действия по всем этим направлениям позволяют создать формализованную часть организации в виде сознательно заданных постоянных образцов поведения и устойчивых элементов организованности. Результат формализации проявляется в рациональности организационной деятельности, в возможности прогнозировать функциональные процессы в ней, в экономии ресурсов.

     Организация – это функция, связанная с  постановкой и группированием задач  для подразделений и выделением ресурсов для этих подразделений. Это  процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. 
При этом структура должна отражать функции, подчиненность, делегирование полномочий, информационные связи и пр. Организационную структуру предприятия часто сравнивают с несущим каркасом. Действительно, структура представляет собой совокупность составляющих систему элементов и связей между ними. Существует большое количество различных структур и количество их вариантов безгранично.

     Задача  менеджеров состоит в том, чтобы  разработать (выбрать) ту структуру, которая  лучше всего отвечает целям и  задачам предприятия, а также  воздействующим на него внутренним и  внешним факторам.

     Под организационной структурой (ОС) понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого [9,60].Другие авторы подчеркивают, что организационная структура определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей [22,148].Таким образом, структура организации представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

     Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами ОС могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов ОС:

     а) в зависимости от состава структурных  подразделений организации вычленяются  звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

     б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации [37,154].

     В качестве основного отношения в  структуре организации выступает отношение по управлению. Точнее, речь идет о множестве отношений, составляющих основу функционирования организации. Отсюда и вытекает проблема управляемости.

     Целевое управляющее воздействие является важнейшим, процессом внутри организации. Основными его участниками выступают орган управления и его объект, управляющая и управляемая подсистемы. Управляющая подсистема имеет менее сложную структуру, меньше по объему, но является более динамичной, имеет большее с разнообразие возможных состояний. Управляемая подсистема инерционна и требует соответствующего управленческого воздействия, чтобы произвести в ней какие-либо изменения. Кроме того, каждый объект управления обладает своей внутренней логикой функционирования и развития, которая не может быть простым продолжением управляющего воздействия. Поэтому эффективность управляющего воздействия зависит не только от его качества, но и от особенностей самого объекта воздействия.

     Управляющая подсистема не в состоянии полностью  контролировать управляемую подсистему и последняя обладает некоторой самостоятельностью поведения. Грань между контролем и самостоятельностью достаточно подвижна и изменяется в ту или иную сторону под влиянием различных факторов. Управляемость означает ту степень контроля, которую управляющая подсистема осуществляет по отношению к управляемой, с одной стороны, и ту степень автономии, которую управляемая подсистема сохраняет по отношению к управляющей – с другой. Целевая структура организации уникальна своим неисчерпаемым многообразием [46,239].

     Целенаправленное  управляющее воздействие в процессе своего осуществления сталкивается с некоторыми границами, преодоление  которых оказывается или невозможным, или неэффективным. Эти границы  имеют как субъективное (знание об объекте, способность управлять) так и объективные (свойства и сложность объекта, его природа, окружающая среда) происхождение.

     Наиболее  значимый фактор управляемости –  это реальная сложность управляемого объекта. Огромное разнообразие элементов, отношений, интересов, способов поведения, их разнокачественный, разномерный характер очень часто намного превышают контролирующую способность субъекта управления. В управлении используются различные приемы упрощения объекта, уменьшения его сложности, однако их возможности ограничены. Так, многие виды труда не поддаются нормированию, безличность формальной структуры делает невозможным учесть конкретные проявления служебного поведения работников, не могут быть жестко контролируемы внутриорганизационные отношения. Исследования в области управления организациями показывают, что расхождения между формальной и действительной структурой возникают постоянно вследствие некоторой консервативности первой и изменчивости второй.

     Важным  фактором управляемости является также  надежность информации. Целевое управляющее воздействие, как правило, реализуется в форме решений, принятие и осуществление которых составляют основные этапы управления. Качество решений определяется, прежде всего, их рациональностью, степенью соответствия требованиям организационной ситуации и целям управления. Оно в значительной мере зависит от информационного обеспечения. Наиболее уязвимыми его местами являются: неполнота, запаздывание, искажение, наслоение на содержание передаваемой информации личного или группового интересов [33, 122].

     Существенное  влияние на управляемость оказывает  ролевая структура руководителя. Он одновременно включен в различные социальные системы: должностную, групповую, общественную, семейную и т.д. Как должностное лицо он обязан ориентироваться на полезность, эффективность своей деятельности для данной организации; как член группы – стремиться удовлетворить интересы своих подчиненных и коллег; как член общества – призван заботиться о его интересах, оценивать принимаемые решения с гражданских и общественных позиций; как член семьи – строить свое поведение с учетом материальных и иных потребностей. Проблема состоит в том, что по своей направленности ориентации могут не совпадать, что существенно сказывается на качестве принимаемых решений и эффективности управления организацией.

     Повышению управляемости организаций способствует профессионализация управления, которая, в свою очередь, вызывает изменение социальной структуры производственного коллектива, так как в ней появляется новая профессиональная группа.

     Существенным фактором повышения управляемости организации является развитие ее способности к самоорганизации. Механизм самоорганизации позволяет мобилизовать огромный потенциал, заложенный в социальной природе организации. Поскольку организация во многих случаях оказывается намного динамичнее своей формализованной части, незапланированные элементы с точки зрения решения формальных задач оказываются более функциональными, эффективными, чем предписанные нормами. Самоорганизация позволяет преодолеть естественную ограниченность формальной организации, позволяет повысить включенность работников в решение организационных задач, усилить сплоченность коллектива. Надежность и осуществимость управленческих решений тем выше, чем больше вовлечены в процесс их выработки те, кому и предстоит их выполнять. Резервы расширения управляемости здесь лежат в различных вариантах совместных решений, которые предполагают взаимосогласованность, единство действий и исполнение самими участниками решений [33,123].