Способы построения организационных структур

Функция главного бухгалтера – ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных, расчеты с поставщиками и заказчиками, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности).

Руководитель розничной сети осуществляет рациональную и эффективную организацию сбыта продукции предприятия через сеть розничных магазинов и филиалов компании, выполнение планов продаж розничной сети; доводит до сведения сотрудников план продаж и стратегию его реализации путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников сети; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа.

В функции главного ревизора входит работа с актами, оформление корректировок (возвраты, пересорты, корректировки  цен); контроль за доставкой,  работа с остатками продукции, резервами, анализ данных.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинены юрист, служба безопасности, аналитик, системные  администраторы. Схема подчиненности  директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее ветви  управления заместителей Генерального директора.

Служба безопасности - учет дебиторской задолженности, проверка сотрудников компании на благонадёжность, сопровождение судебных дел и досудебных разбирательств.

Аналитик - отслеживание и разработка ценовой политики ,анализ продаж, подготовка отчетной документации в соответствии со стандартами компании (ежедневной, ежемесячной)., проводка бонусов.

Юрист выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия

В функции системного администратора входит  организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз.

Отдел кадров занимается оформлением трудовых контрактов, переводом либо увольнением работников,

В подчинении начальника отдела продаж находятся:

• отдел закупок, который является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.
• торговые представители - контроль и управление дебиторской задолженностью; поиск новых клиентов, проведение маркетинговых мероприятий, изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.
• уборщица поддерживает частоту и порядок на  территории предприятия, её деятельность не связана с основным производством

Начальнику  отдела розничной сети подчиняются:

• менеджеры - обучение персонала, проведение акций, мониторинг основных конкурентов на рынке, маркетинговые исследования внешнего и внутреннего рынка с целью определения потенциальных клиентов, сертификация товаров, оформление договоров
• начальник хозяйственной части - следит за внешним и внутренним обликом магазинов, наличием и состоянием торгового оборудования, необходимого для ведения розничной торговли, поиск арендуемых мест, контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей, регистрация касс.
• администратор магазина должен организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями компании; составлять заявки на заказ товара, торговых и кассовых документов, рекламных материалов, хозяйственных средств; вести учет товара, предоставлять в бухгалтерию отчеты по проданному товару.

В свою очередь администратору подчиняются продавцы-кассиры, которые осуществляют продажу товара; обслуживают покупателей, знакомят с имеющимся ассортиментом товара; осуществляют прием товара по соответствующим документам; получают деньги от клиента за купленный товар.

В подчинение главного ревизора входят аналитики склада, которые принимают и обрабатывают заказы клиентов, выписывая все необходимые документы на товар; ревизоры, занимающиеся выявлением недостач и излишков товара на складе и в розничных магазинах сети; грузчики, комплектовщики и водители-экспедиторы, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту.

Исходя из анализа действующей  организационной структуры системы  менеджмента ТД "Кузнецов и К^о" можно сделать вывод, что в ней отсутствует отдел маркетинга, в результате чего на анализируемом предприятии нет эффективно организованной маркетинговой деятельности.

Опыт различных фирм показывает, что грамотно организованная рекламная кампания увеличивает  объем продаж на 10% без каких-либо изменений технических характеристик  или потребительских свойств  товара. Поэтому я предлагаю в  подчинение начальника отдела продаж ввести отдел маркетинга, которому в свою очередь будет подчиняться  аналитик, выйдя из подчинения директора.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления предприятия наглядно показывает, что руководство предприятия  не уделяет внимания совершенствованию. Структура  застывшая. И именно это  является одной из главных причин того, что предприятие  не выдерживает  конкуренции, резко сдало свои позиции  на рынке.

 

 

Глава 3. Совершенствование структуры управления организации

3.1. Определение нормы управляемости и расчет ее сменности руководителей и исполнителей в подразделениях

Основываясь на технико-экономических  показателях предприятия за 2011 и предложениях по изменению структуры управления можно произвести расчет нормы управляемости и ее сменности руководителей на примере директора. Исходные данные для расчета сведем в таблицу 1.

Таблица 1

Исходные данные для  расчета

Наименование	ед. изм	кол-во
Трудоемкость i-управленческого решения	час	3
Число повторений i- решения на i-уровне		1
Количество процедур		12
Действительный фонд времени одного сотрудника	час	9
Суммарная трудоемкость	час	36
Расчетное число руководителей		4

Загрузку руководителя определяют как общую (суммарную) трудоемкость управленческих решений, принимаемых  руководителем на конкретном уровне управления в течение периода  времени, по формуле:

где  Qp – суммарная трудоемкость, ч;

Ti   - трудоемкость i-го управленческого решения, ч;

Kij – число повторений i-го решения на i-м уровне;

- количество процедур

Для определения числа руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости, применяется  формула:

Cp = Qp / Fd,

где    Cp – расчетное число руководителей;

   Qp – трудоемкость принятия управленческих решений, ч ;

Fd – действительный фонд времени одного сотрудника, ч.

C помощью расчетов мы определили, что число руководителей, находящихся в непосредственном подчинении директора не должно превышать четырех человек, однако на данном этапе невозможно так резко изменить существующую структуру, предлагая свои изменения в существующей структуре компании мы постепенно к этому будем стремиться.

3.2. Разработка предложений по оптимизации структуры управления

Как отмечалось выше,  предприятие  может успешно работать только при  наличии рациональной структуры  управления. Существующая структура  управления должна претерпеть изменения  в следующих направлениях:

• Сокращение количества подчиненных каждого руководителя высшего звена.
• Согласование функций управления
• Изменение постановки задач перед функциональными отделами.

Рассмотрим предлагаемые структуры  каждого управляющего высшего звена.

Директор:

• заместитель директора
• начальник отдела продаж
• руководитель розничной сети
• главный ревизор
• бухгалтерия

Из непосредственного подчинения директора выведены:

• юрист
• системные администраторы
• служба безопасности
• аналитик

Эти подразделения малочисленны и  наличие их в подчинении у директора предусматривает чисто номинальную зависимость.

Указанные подразделения необходимо  реорганизовать и ввести в структуру  управления заместителей. Введение должности заместителя директора вызвано для более эффективной работы компании, сняв часть обязанностей с директора.

Замечу, что начальника отдела хозяйственной  части мы вывели из подчинения руководителя розничной сети и перевели его  в подчинение заместителя директора.

Таким образом, в подчинении зам. директора будут

• служба безопасности
• юрист
• системные администраторы
• начальник отдела хозяйственной части

В свою очередь в подчинение начальника отдела хозяйственной части мы перевели уборщицу, выведя ее из подчинения начальника отдела продаж.

Главный ревизор

Чтобы значительно упростить работу главного ревизора, в его структуру  мы добавили новую штатную единицу  – начальника склада, в подчинение которого передали всех складских рабочих

• аналитики склада
• грузчики
• комплектовщики
• водители-экспедиторы.

Наличие в подчинении у главного ревизора только двух субъектов управления позволит ему сосредоточить усилия на создание новой стратегии предприятия.

В подчинение главного бухгалтера мы перевели аналитика, так как основная работа аналитика связана с финансовой отчетностью.

Таким образом, в подчинении бухгалтерии теперь будут

• отдел кадров
• аналитик

Для более успешных продаж мы создали  отдел маркетинга, который будет  подчиняться начальнику отдела продаж.

Вновь созданный отдел  маркетинга должен в корне изменить или создать  новую схему продвижения продукции  на рынок, организовать мощную рекламную  кампанию. Именно он должен будет кардинально  изменить политику предприятия. При  правильном подборе кадров, привлечении  квалифицированных специалистов сомнения в успехе нет.

Выведя из подчинения начальника отдела продаж уборщицу, мы добавили новую  штатную единицу – мерчендайзера, который непосредственно будет подчиняться торговому представителю.

Таким образом в подчинении начальника отдела продаж находятся

• отдел закупок
• торговые представители
• отдел маркетинга

Руководитель розничной сети

Его структура потерпела изменения  в том, что мы перевели из его подчинения в подчинение заместителя директора  начальника отдела хозяйственной части, тем самым значительно уменьшив количество его обязанностей. Теперь ему подчиняются

• менеджеры
• администраторы магазинов, в подчинении которых так и остались продавцы-консультанты.

3.3. Разработка проектного варианта организационной структуры

 

 

Рис.8. Предлагаемая структура управления  ТД "Кузнецов и К^о"

 

Предложенная структура управления предприятием предусматривает увеличение численности работников аппарата управления.

 Основной экономический  эффект будет получен за счет  увеличения объемов реализованной  продукции

Реализация предложенных изменений позволит упорядочить  линейно-функциональные отношения  между субъектами и объектами  управления. Перераспределение и  делегирования полномочий позволит улучшить управляемость предприятия  и повысить ответственность руководителей  административных и производственных подразделений.

 

 

 

 

Заключение

Для успешного  функционирования предприятия его  организационная структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной продукции  и на конкретном конечном потребителе. Успех на свободном рынке недостижим без целого коллектива компетентных людей, которые знают покупателей, особенности конкуренции и возможности  производства для отдельных видов  и групп продукции. Поэтому акционерам и высшему руководству компании чрезвычайно важно создать такую  структуру предприятия, которая  обеспечивала бы подотчетность руководителей  и их ответственность за результаты работы.