Специфика управленческого труда

     1.3 Значение фактора времени

     Трудно  воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

     Власть  над временем дается только тому, кто  обрел власть над собой, овладел  умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

     Вместе  с тем каждый человек постоянно  своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его  ни было отпущено, почти всем его  не хватает.

     Известный эксперт по рационализации труда  А.Маккензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

     Из  каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше времени;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.

     О значении времени можно сказать  следующее:

• время необратимо;
• время нельзя умножить;
• время нельзя накопить;
• время нельзя передать;
• время проходит безвозвратно.

     Удачливые руководители обладают различными чертами  характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

     Временем  как ресурсом каждый человек располагает  изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Типичные  ошибки руководителей

     Даже  самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой  репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

     1.Перенос  принятия решения проблемы на  завтра.

     Эта ошибка - самая распространенная. Как правильно, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

     а) письменная формулировка ближайших  задач

     б) построение «дерева целей».

     2.Выполнение  работы не до конца

     Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую их часть.

     3.Стремление  сделать все сразу.

     Одновременное решение нескольких проблем - это  самый верный путь к стрессам и  неврозам.

     Если  мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте.

     4. Стремление сделать всё самому.

     Руководство – это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать всё лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.

     5.Неумение  правильно разграничить функции между подчиненными.

     Самым эффективным средством борьбы с  дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных  со структурной схемой организации  и меняющимися целями её деятельности.

     6.Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных.

     Куда  полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее –  на то, что необходимо сделать незамедлительно.

     7.Полное  пренебрежение вопросами организации  и планирования личной работы.

     Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг.

     Выход может быть:

• во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным;
• во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его – это всерьез заняться бумагами.

     8.Руководитель  считает, что эффективная организация  его личного времени в принципе  невозможна.

     Это мотивируется тем, что он руководитель, зависит не от себя, а от других людей  и обстоятельств.

 Правила личной организованности и самодисциплины

     Чтобы повысить результативность своего управленческого  труда, нужно исходить из того, что  многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется  перестать чувствовать себя в  постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее время.

     Чтобы жить таким образом, требуется всего  два качества: организованность и  самодисциплина, иными словами нужно  уметь «держать себя в руках».

     Вот некоторые правила, которые помогут этого добиться:

     1.Точно  определите свою цель

     2.Составь  план операции

     3.Сосредоточьтесь  на главном

     4.Придумайте  себе стимулы

     5.Устанавливайте  твердые сроки

     6.Научитесь  быть решительным

     7.Научитесь  говорить «нет», соизмерять свои  дела и цели

     8.Не  увязайте в телефонных разговорах

     9.Приобретите  привычку к записной книжке

     10.Ликвидируйте  досадные доспехи

     11.Учитесь  слушать

     12.Откажитесь  от шаблона

     13.Не  упускайте из вида мелочи

     14.Приступайте  к делу сразу же

     15.Используйте  время полностью

     16.Следите  за тем, на что тратите свободное время

     17.Меняйте  занятия

     18.Начинайте  раньше

     19.Ежедневно  контролируйте выполнение намеченных  дел

     20.Обязательно  перенесите на другой день  то, что не успели сделать сегодня

     21.Воспитывайте  уважение к своему времени 

     Методы  учета и анализа использования времени руководителя

     Для того чтобы организовывать свое время, уметь его правильно учитывать, анализировать, планировать, необходимо прежде всего классифицировать затраты  времени по различным признакам. Например:

     1.Классификация  работ по их содержанию, когда они делятся на комплексные, экономические, технические и.т.д.

     2.Классификация  работ по характеру побудительных  причин ( например, собственная инициатива  подчиненных, распоряжение начальства, инициатива общественных организаций  и др.).

     3.Классификация  по срочности выполняемых работ  (например, вопросы перспективные,  текущие и.т.д.).

     4.Классификация  по формам деятельности(индивидуальная  работа, собрания, совещания, прием  посетителей, телефонные разговоры,  обход и.т.п.).

     5.Классификация  по функциям руководства(планирование, организация, распорядительность, мотивация, учет и контроль). 

Помощь  при анализе затрат рабочего времени  могут оказать классификация  видов работ и примерные нормативы  удельного веса элементов затрат рабочего времени работников учреждений, разработанные в свое время научно-исследовательским институтом труда(табл 1)

Таблица 1

Примерные нормативы затрат труда у руководителей  и специалистов

 
 

Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ. Необходимо знать их фактическую продолжительность. На её основе можно устанавливать сроки начала и окончания работ.

Для того чтобы всё это знать, необходимо наблюдать за рабочим днем, учитывая свое рабочее время. В противном  случае, составляемые нами планы оказываются нереальными, оторванными от жизни, они могут лишь вызвать отрицательное отношение к самой идее планировать свое рабочее время.

Рассмотрим  технику учета своего рабочего времени.

Начинать  надо с составления перечня выполняемых наиболее значительных работ, регистрирую их в своем блокноте по мере выполнения.

Форма таблиц может быть разной, например такой, как показано в табл.2

  Форма  для учета выполненных работ

 

Важно отмечать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное на нее  время может уже служить ориентировочной  нормой на будущее.

К ежедневному  учету рабочего времени целесообразно  переходить лишь после того, как налажен учет выполненных основных работ, когда это стало не только нормой, но и начало приносить пользу, когда чувствуешь, что дальнейшая детализация учета принесет еще больше пользы.[3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Оценка  эффективности деятельности руководителей

     Понятие “эффективность” используется очень  широко и применяется обычно в точном смысле слова: эффективно то, что приводит к результату; эффективный значит действенный.

     Эффективность управленческого труда – это  соотношение ее полезного результата (эффекта) и объема использованных или затраченных для этого ресурсов.