Совершенствование управления адаптацией персонала

1.2 Управления адаптацией персонала

Система адаптации представляет собой комплекс необходимых действий для новых сотрудников любого уровня. Вместе с тем процесс адаптации  сотрудника индивидуален как с точки  зрения его личностных качеств, так  и с точки зрения его работы. Существенные различия касаются объема и содержания представляемой в начальный  период информации. Различия могут  относится и к участникам самого процесса адаптации. Для рабочего наставником может быть коллега по подразделению. В адаптации и контроле руководителя среднего уровня необходимо активное участие руководителей более высокого уровня и сотрудников службы управления персоналом.

Адаптация молодых специалистов. Понятие "молодые специалисты" употребляется в узком и широком  смысле. В узком смысле - юридическое  понятие, при котором молодыми специалистами  в течение трех лет после окончания  считаются выпускниками высших и  средних специальных учебных заведений, закончившие полный курс обучения, защитившие дипломный проект и сдавшие государственные экзамены.

В широком смысле - это  молодежь с высшим и средним специальным  образованием в возрасте до 30 лет, составляющая особую группу персонала, характеризующуюся, прежде всего тем, что она находится  в стадии трудового и социального  самоопределения и обладает рядом  специфических признаков, отличающих ее от других Поколений.

Специфическими социальными  и возрастными особенностями  молодых специалистов являются:

• труд молодых специалистов в большей мере исполнительский, менее творческий;
• начиная свою трудовую деятельность с нижних ступеней иерархии, молодые специалисты получают и меньшую заработную плату. Это сказывается на уровне удовлетворения их потребностей;
• относясь к старшей возрастной группе молодежи, молодые специалисты, с одной стороны, отличаются большой рациональностью поступков и меньшей степенью внушаемости, а с другой стороны - имеют, по сравнению со своими сверстниками, меньший стаж (опыт) практической работы;
• молодые специалисты обладают большей мобильностью, передовыми знаниями и профессиональной подготовкой, в результате чего представляют для организации особую ценность.

Быстрое включение молодых  специалистов в производственную деятельность организации имеет большое значение, поскольку от степени, сроков и результатов  адаптации в определенной мере зависит  эффективность всей последующей  трудовой деятельности молодых специалистов, их стабильность, уровень активности, состояние трудовой дисциплины, процесс  формирования личности.

Результаты адаптации  молодого специалиста отражаются на показателях работы всей организации  в виде потерь рабочего времени, дополнительных издержек, связанных с переквалификацией, и др. сокращение текучести кадров в настоящее время в определенной мере зависит от адаптации человека к производственной и социальной среде, вхождения человека в новый для него коллектив.

К числу основных факторов, влияющих на адаптацию молодых специалистов, относятся:

• соответствие работы полученной в вузе специальности;
• возможность разнообразить труд специалиста, сделать его более привлекательным;
• создание условий для внутриорганизационной мобильности, творческого созидания и профессионального продвижения;
• внедрение научной организации труда на рабочем месте;
• микроклимат в коллективе;
• социально – бытовое обеспечение;
• организация свободного времени.

Комплексный подход к организации  работы с молодыми специалистами, а  также планирование ее на перспективу  являются основой успешной их адаптации, способствуют росту трудовой активности, повышению квалификации и профессионального  мастерства.

Для молодого специалиста  в период адаптации большую опасность  представляет некомпетентный первый руководитель, безразличный к его нуждам и потребностям и чинящий различные препятствия  вместо помощи.

Процесс адаптации молодых  специалистов состоит из шести этапов.

Первый этап. Служба управления персоналом информирует о коллективе в целом, о будущей работе. Более  подробные сведения он получает от руководителя подразделения, группы при  знакомстве с будущим местом работы и формально принимается в  коллектив. Посредниками в вопросах деловых отношений должны быть руководители.

Второй этап. Расширяется  круг знакомых, выбранных по общности интересов, с которыми устанавливаются  нормальные деловые взаимоотношения. Приход на работу воспринимается положительно, так как коллектив в основном приятен. В конфликтных ситуациях молодой специалист себя еще не проявил, поэтому он «хорош» для коллектива. Ничем плохим он еще не отличился.

Третий этап. Молодой специалист быстро улавливает общее настроение, сам настроен благожелательно по отношению к коллективу. Положительное, с точки зрения коллектива, поведение  в нескольких конфликтных ситуациях  приводит к тому, что с ним считаются, он приобретает авторитет.

Четвертый этап. Молодой  специалист принимает участие в  общественной жизни, нововведениях, предлагает новые идеи. У него появляется определенный творческий накал в работе, способствующий дальнейшему продвижению.

Пятый этап. Все успехи и  неудачи коллектива воспринимает как  личные. Часто выступает на собраниях  коллектива, где отстаивает свою точку  зрения. С его мнением начинают считаться.

Шестой этап. Демонстрирует  хорошую работу по специальности. Проявляет  уравновешенность и здравый смысл  при разборе конкретных производственных ситуаций. Его выдвигают на ответственные  должности.

Процесс адаптации можно  считать завершенным лишь в том  случае, если производственным успехам  молодого специалиста сопутствуют  хорошие отношения в производственном коллективе. Критерием оценки такой  адаптации служит чувство удовлетворенности  работой. В этом случае различные  производственные помехи не будут влиять на ритмичность выполняемой работы, что само по себе – гарантия стабилизации кадров.

Зная темп различных этапов адаптации, организациям легко установить, на каком этапе находится в  данный момент молодой специалист, задержался ли он на этом этапе по сравнению  с нормой или прошел его быстрее.

Если адаптация проходит успешно, то достигается стабилизация коллектива, означающая, что работник нашел свое место в нем, стал его  органической частью.

Адаптация новых сотрудников. Приход в новую организацию - психологически сложный момент для любого человека. Если он не ощущает поддержки со стороны организации, у него появляются сомнения в правильности выбора нового места работы, происходят ошибки в  рабочем процессе, причины которых  кроются в психологически некомфортном, неуверенном состоянии человека.

Отношение новичка к организации, к работе во многом зависит от того, насколько реальность соответствует  его ожиданиям. Если в газетных объявлениях  или в личных беседах истинное положение дел на будущем месте  работы было сознательно приукрашено, вряд ли стоит обижаться, если новый  работник почувствует себя обманутым.

Тот, кто хочет привлечь новичка на свою сторону, должен знать: первые дни работы должны быть четко  расписаны.

Необходимо выяснить следующие  вопросы:

1. Подготовлено и оборудовано ли рабочее место.
2. Были ли официально проинформированы коллеги о фамилии, образовании, предыдущей деятельности и будущих функциональных обязанностях нового работника.
3. Подготовлены ли все документы, которые должны быть ему вручены при приветствии: описание рабочего места, план организации, список всех руководителей высшего и среднего звена, список ближайших сотрудников.
4. Когда и в какой форме новый работник будет ознакомлен с задачами организации и основными принципами управления.
5. Были ли четко определены и письменно зафиксированы его полномочия.
6. К выполнению, каких задач сразу же подключить нового работника.
7. Кто из сотрудников будет сопровождать его в первые дни в столовую.
8. Кто возьмет на себя задачу познакомить новичка с традициями предприятия (сюда относится и ненаписанный этикет, так как именно эти вопросы зачастую связаны с различными щекотливыми моментами).

Новый сотрудник также  заинтересован в том, чтобы его  как можно быстрее и без  каких-либо осложнений ввели в курс дела. Опыт показывает, что неплохо  бы на первые несколько месяцев выбрать  сотрудника, который взял бы над  новичком шефство, чтобы было, у кого спросить о нормах и традициях  организации.

Довольно быстро проявляются  сильные и слабые стороны нового сотрудника. Желательно поговорить с  ним о возможностях повышения  квалификации. Чем раньше это произойдет, тем безболезненней для организации  будет его отсутствие в течение  нескольких недель. Если новичок увидит, какой интерес проявляет организация  к углублению и совершенствованию  его знаний и навыков, он постарается  оправдать ожидания руководства.

Организации приходится тратить  немало средств, чтобы подобрать  способного специалиста, но его потеря обходится еще дороже. Тот, кто  считает, что новичок должен найти  в себе силы, чтобы завоевать свое место, должен иметь в виду, что  он может найти в себе силы и  для того, чтобы его покинуть.

Если новый сотрудник  хорошо проинструктирован, он будет  испытывать доверие к руководителю, организации, усвоит их требования, будет  комфортно себя чувствовать, эффективно и с желанием работать.

Адаптация руководителей. Особенно сложна адаптация руководителей. Это  происходит, прежде всего, из-за несоответствия их уровня и уровня новых подчиненных. Если руководитель будет на голову выше коллектива, последний не сможет воспринимать его требований.

Стратегий может быть несколько.

1. Выжидательная. Состоит в постепенном изучении ситуации, проблем подразделения и особенностей работы предшественника. Характеризуется повышенной осторожностью, детальным выяснением работы предшественника, обшей ситуации, знакомства с нереализованными проектами и лишь после этого началом активных действий (обычно не ранее чем через 100 дней).
2. Критическая. Исходя из оценки всего предшествующего как неудовлетворительного, а окружающих - как благодушных рутинеров и попытки сразу привести все в норму. Эта стратегия, как правило, приводит к быстрому провалу.
3. Традиционная. Предполагает действия по проторенной предшествующим руководителем дороге и использование прежних приемов.
4. Рациональная. Основывается на отборе нескольких направлений деятельности с целью решить насущные, волнующие большинство проблемы в течение 4-6 недель и улучшить тем самым положение дел. Она может принести новичку успех, показать его умелое руководство. В процессе реализации этой стратегии нужно постепенно учить подчиненных работать по-новому, поставив им конкретные цели, при трудностях не опускать руки, помня, что сила инерции часто бывает большой.

Подчиненные и вышестоящие  руководители имеют свои интересы и  ожидания в отношении нового сотрудника. Новый руководитель испытывает давление как сверху, так и снизу. Поэтому  перемены не должны быть резкими, создавать  опасность нарушения работы других подразделений. В связи с этим заинтересованным лицам сразу же рекомендуется дать понять, что их интересы при всех преобразованиях  будут учтены, но с практическими  действиями не спешить.

Те, кто прежде работал  в организации, хорошо известны, но их выдвижение на руководящую должность  может вызвать отчуждение и зависть  бывших коллег. Кроме того, над ними довлеют привычки и традиции кажущиеся знания внутренних проблем, а поэтому своего "производственная слепота".

Возникают также сложности, связанные с тем, что принятие коллективом нового руководителя во многом зависит от его сопоставления  с предшественником. Новый руководитель сможет добиться успеха только тогда, когда будет хорошо ориентироваться во внутренних взаимоотношениях и опираться на ключевые фигуры, например на временно исполняющего эти обязанности для него. К нему целесообразно обратиться за советом в первую очередь и обсудить возможности сотрудничества.

Процесс вхождения нового руководителя в коллектив облегчается  также предварительным изучением  будущих подчиненных, их достоинств, недостатков, потенциальных возможностей; утверждением себя с первого дня  человеком решительным, но при этом осмотрительным, осторожным, не меняющим всего сразу, однако немедленно устраняющим  помехи в работе, внимательно относящимся  к мнению и предложениям подчиненных. При этом не следует критиковать  прежнего руководителя.

Заключающей ступенью работы службы управления персоналом по адаптации  новых сотрудников является организация  контроля процесса адаптации, который  призван решать проблемы, возникающие  у новичков, и устранять факторы, мешающие их закреплению в коллективе. По завершении адаптации непосредственный руководитель должен написать краткую  характеристику на работника и передать бланк адаптации в службу управления персоналом⁴.

Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом  требуют большой организационной  работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров. Однако организационно это делается по-разному, в зависимости  от численности персонала предприятия, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов.