Совершенствование организационной структуры ООО ф. «ПРОМА»

 

 

 

 

Набережные Челны - 2008

Оглавление

 

Введение 3

1. Системы  эффективного управления организациями 5

1.1 Основные подходы 5

1.2 Актуальность  процессного подхода 7

1.3 Основные  понятия и определения процессного  подхода 10

1.4 Основные  методы процессного подхода 13

2. Анализ  системы управления в ООО ф.  «ПРОМА» 16

2.1 Краткая характеристика  ООО ф. «ПРОМА» 16

2.2 Анализ  существующей организационной структуры 17

2.3 Анализ  процессов 19

2.4 Проблемы  организационной структуры 24

3. Совершенствование  организационной структуры ООО ф. «ПРОМА» 25

3.1 Выделение  процессов и объединение их  в одну сеть 27

3.2 Проект  сети процессов 30

3.3 Рекомендации  по совершенствованию организационной  структуры 32

Заключение 34

Список литературы 36

Приложение 38

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современное общество развивается  в условиях радикального ускорения  и растущей сложности как внутриорганизационных, так и внешне организационных  отношений.

Необходимость поддержания  усложняющейся стратегии приводит к развитию потенциала предприятий  путем повышения гибкости структур и внедрения все более комплексных систем стратегического управления. Тем самым обеспечивается рост открытости системы и ее внешней эффективности. В результате социального развития внешняя среда организации в целом и отдельные области ее деятельности претерпевают естественную эволюцию, при которой усиливается нестабильность условий деятельности. Эта тенденция проявляется, прежде всего, в усилении дифференцированности потребительского спроса, ускорении под давлением как конкуренции, так и самих потребителей, темпов обновления продукции и технологий.

На этом фоне центральное  место занимает вопрос, в какой  степени современные организации вообще могут быть организованы. Представляется необходимым проанализировать принципиальную возможность проектирования организаций, способных самостоятельно адаптироваться к быстро изменяющимся условиям внешней среды, не нарушая естественного процесса жизнедеятельности организации.

Таким образом, актуальность исследуемой проблемы в прикладном значении обусловлена:

- ускорением социально-экономического  развития общества и, как следствие,  повышением разнообразия и нестабильности внешней организационной среды;

- усилением дифференцированности потребительского спроса, ростом конкуренции и темпов обновления продукции, технологий и пр.;

В настоящее время происходит быстрый рост и развитее отраслей народного хозяйства как результат бурного экономического роста нашей страны. Особенно быстрыми темпами развивается стройиндустрия. Для организации работающей в этой области это прежде всего: новые возможности (повышение спроса, развитие технологий и пр.) и новые угрозы (рост конкуренции, изменения в законодательстве и пр.).

Таким образом, актуальность исследуемой проблемы для изучаемой  организации обусловлена:

- нестабильностью внешней среды;

- необходимостью адекватной  реакции на изменения внешней  среды;

- условия ограниченности  ресурсами.

Целью настоящего курсового  проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры ООО ф. «ПРОМА».

Для достижения данной цели ставиться ряд задач:

1. Рассмотреть современные подходы к совершенствованию организационной структуры;
2. Анализ существующей структуры организации;
3. Разработка рекомендаций.

Объектом исследования является организация – ООО фирма «ПРОМА».

Предметом    исследования  является   организационная   структура   ООО ф. «ПРОМА».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Системы эффективного  управления организациями

1. Основные подходы

 

Создание систем эффективного управления организациями самого разного  характера и сферы деятельности — одна из проблем, стоящих перед современным динамичным менеджментом.

Из всего многообразия управленческих подходов наиболее распространенными  в современном отечественном  менеджменте являются [13]:

• Системный.
• Ситуационный
• Директивный
• Процессный

Если компания рассматривается  как социотехническая организационная система из двух составляющих: внешней среды ("вход", "выход", обратная связь) и внутренней структуры (совокупность подсистем: цеха, отделы и прочие структурные подразделения, призванные перерабатывать "вход" в "выход" для достижения поставленной цели), то это говорит о применении системного подхода в управлении.

Отсутствие у руководителя единого подхода к управлению, его убежденность в необходимости  правильно интерпретировать каждую возникшую ситуацию, определяя ключевые параметры ее решения, говорит о  ситуационном подходе в управлении.

Принятие решений на основе жесткой регламентации функций, прав, обязанностей, нормативов, планов и заданий; оперативное руководство  с применением методов принуждения  говорит об использовании директивного подхода в управлении.

Выделении в организации  сети взаимосогласованных процессов,  постоянный контроль за ними и выпускаемой  продукцией, в рамках строгого соответствия принятой общей стратегии предприятия, есть применение процессного подхода в управлении.

Не смотря на большое количество подходов, универсального алгоритма для создания систем эффективного управления организациями не существует, однако возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом.

В число наиболее передовых  методов построения систем эффективного управления входит, упомянутый выше, процессный подход к управлению. Данный подход заключается в выделении в организации сети процессов и управлении этими процессами для достижения максимальной эффективности деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Актуальность процессного  подхода

 

Процессный подход составляет основу концепции новой версии стандартов ИСО серии 9000.

ISO 9001:2000 - это международный стандарт, обобщающий передовой мировой опыт в области управления производством, содержит требования к организации производства. Когда говорят о "Стандартах серии ISO 9000:2000", имеют в виду три международных стандарта: ISO 9000:2005, ISO 9001:2000 и ISO 9004:2000. В России введены в действие три аналогичных российских (национальных) стандарта: ГОСТ Р ИСО 9000-2001, ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и ГОСТ Р ИСО 9004-2001. Особенностью стандартов является то, что они предъявляют требования не к качеству продукции напрямую, а к системе организации управления производством, которое призвано обеспечивать предсказуемый и стабильный уровень качества продукции. С точки зрения стандартов серии ISO 9000, качественной считается та продукция, которая удовлетворяет как специфицированным (прописанным), так и предполагаемым (не прописанным) ожиданиям клиента. Следует отметить, что общая концепция процесса впервые была изложена в стандарте ИСО 9000-1 версии 1994 г. Однако она не получила должного развития в стандартах ИСО 9001, ИСО 9003 и ИСО 9004 и в результате не применялась в практике проектирования систем качества.

Таким образом, для российских специалистов в области управления процессный подход является новым. Поэтому  заслуживает внимания анализ причин, по которым он становится ключевым.

По мнению авторов [15], причины, по которым процессный подход становится ключевым,  можно разделить на прагматические (практическое применение), экономические и теоретические а именно:

Говоря о прагматических причинах, следует прежде всего отметить, что в зарубежных странах стандарты ИСО серии 9000 с момента их опубликования нашли широкое признание и применение в различных сферах деятельности. Но если в конце 80-х годов создание и сертификация системы качества обеспечивали фирмам определенные конкурентные преимущества, то к концу столетия в результате увеличения числа таких фирм эти преимущества стали утрачивать свое значение. В результате инвестиции на создание и сертификацию систем качества становятся все менее эффективными и, следовательно, перестают действовать факторы, ранее стимулировавшие эти работы. Именно поэтому в последние годы возрастает число публичных выступлений руководителей ведущих зарубежных фирм с критикой стандартов ИСО серии 9000. Об этом, в частности, свидетельствуют материалы конференции ЕОК (Еврейского образовательного комплекса), проведенной в 1999 г. в Мадриде.

Таким образом, с позиций  практического применения существующая концепция стандартов ИСО серии 9000:1994 перестает удовлетворять пользователей, так как не отражает современных  тенденций развития менеджмента.

С экономических позиций  элементная основа стандартов ИСО серии 9000:1994 обусловливает необходимость  распределения ограниченных ресурсов по всем элементам системы качества, а не предусмотренную новой версией  этих стандартов концентрацию ресурсов на строго определенных процессах, предопределяющих экономические результаты деятельности фирмы. Именно поэтому системы качества, в которых реализована концепция  стандартов ИСО серии 9000:1994, не обеспечивают необходимой эффективности управления.

К сказанному следует добавить, что основу процессного подхода  составляет необходимость не только выделения из совокупности процессов  наиболее экономически значимых, но и  постоянной оценки соотношения "вход — выход", т.е. "ресурсы —  результат", всех процессов, функционирующих  в рамках системы качества. Следовательно, с экономических позиций применение концепции процессного подхода  должно способствовать повышению экономических  результатов деятельности.

В соответствии с общей  теорией система — это множество  элементов с их связями и отношениями, образующими целостное формирование [7]. Причем любая система обладает такими фундаментальными свойствами, как совместимость и целостность.

Любые системы, в том числе  и организационные, обладают свойством  инерционности, которое проявляется  в том, что элементы системы стремятся  к наименьшему взаимодействию. Таким  образом наблюдается явное противоречие между свойствами целостности и инерционности.

В практической деятельности любой руководитель сталкивается с  этим противоречием при проведении совещаний по производственным проблемам, когда каждый его участник стремится  доказать, что решение вопроса  не является его компетенцией и не касается деятельности его подразделения. В этой ситуации руководитель принимает  обычно волевое решение, поручая  выполнение работы не тому, кто должен, а тому, кто справится с ней. В результате в организационной  системе происходит нарушение взаимодействия со всеми вытекающими из этого  негативными последствиями.

Для исключения таких ситуаций проводится минимизация в определенных границах взаимодействия функциональных и производственных подразделений. Для установления этих границ широко используются методы стандартизации, унификации и др. Вместе с тем  применение методов стандартизации в организационных системах чревато  значительным снижением их адаптивности к внешним условиям, которое обусловлено  высокой степенью документированности  деятельности, проводимой в рамках этих систем.

 Отмеченные проблемы организационных систем, построенных на основе системно-дифференцирующего подхода, решают новые методы в менеджменте вообще и менеджменте качества в частности. К этим новым методам относится предусмотренный в стандартах ИСО серии 9000 2000г. процессный подход. Следовательно, и с теоретических позиций процессный подход является обоснованным и необходимым.

 

1.3 Основные понятия и  определения процессного подхода

 

Построить  систему управления можно только на основе однозначно определенных объектов, из которых  будет состоять эта система. То же самое относится к системе процессного управления организацией. Самыми главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» — то, чем управляют, и «Субъект управления» — тот, кто управляет. Соответственно, для системы процессного управления эти объекты определяются терминами «Процесс» и «Владелец процесса»[4].

Процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя[15].

На сегодняшний день выделяют три основных группы процессов:

• сквозные процессы, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений. Сквозные процессы часто называют межфункциональными процессами;
• процессы (подпроцессы) подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации. Такие процессы называют внутрифункциональными процессами;
• операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, операции выполняются одним человеком.