Система контроля реализации управленческих решений на примере налоговой инспекции Ейского района

     12.  Определение допусков на погрешности.  При организации контрольных  мероприятий необходимо установить  величину допустимой ошибки результатов  контроля. Методика расчета данной  величины приводится в соответствующей  статистической учебной или справочной  литературе.

     13. Определение способа сообщения  результатов контроля. По результатам  контроля, как правило, составляется  акт с подписями лиц, осуществлявших  контрольные мероприятия, и лиц,  действия или объекты, ответственности  которых подвергались проверке. В письменных отчетах могут  быть указаны особые мнения  по результатам проверки.

     14.  Определение способа оценки отклонений. Это действие подразумевает анализ  отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование  возможностей исправления ситуации.

     Следует иметь в виду, что контрольные  мероприятия, проводимые спонтанно, бессистемно, не дадут положительных результатов. В рамках всего комплекса деятельности предприятия следует придерживаться принципа систематичности и всесторонности контроля над выполнением решений. На предприятии не должно быть неприкосновенных для контроля зон или участков работы. Их существование может стать  источником серьезных конфликтов не только внутри предприятия, но и с  субъектами внешнего окружения, источником правонарушений и т.д.

     В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов контроля. К ним относятся:

1. эффективность контроля;
2. эффект влияния на людей;
3. выполнение задач контроля;
4. границы контроля (ограничения контроля).

     Критерий  эффективности контроля предполагает его оценку на успешность, которая  состоит и сравнения полезности контроля (избежание в будущем  расходов, связанных с недостатками, последствиями и устранением  недостатков, выполнение обязательств) и расходов на контроль (затраты  на персонал и материальное обеспечение, а также затраты на устранение недостатков).

     Критерий  эффекта влияния на людей. Контрольные  мероприятия могут по - разному воздействовать на персонал предприятия. В одном случае они будут стимулировать к повышению качества работы, содействовать формированию чувства удовлетворения, доверия и приобретению знаний. В другом случае меры по контролю могут вызвать недоверие, угрозы, демотивацию и т.п. Исходя из этого, контрольные мероприятия должны осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность защитной реакции у проверяемых лиц.

     Выполнение  задач контроля. Данный критерий является одним из основных. Результатами контроля могут выступать выявление совпадений и отклонений при реализации принятых проектов, устранение отклонений, выработка  решений относительно достоверности  данных о потенциальных возможностях и результатах работы, а также  достижение эффектов обучения (положительные  изменения в состоянии дел  в будущем на основе анализа причин недостатков).

     Границы контроля. В обществе общепризнанны некоторые ограничения на осуществление контрольных мероприятий. Во-первых, некоторые методы и средства контроля запрещены законодательно. Например, прослушивание телефонных разговоров, перлюстрация (просмотр) корреспонденции, установка приборов прослушивания, слежка за сотрудниками и т.д. Во-вторых, нуждаются в защите права субъектов контроля. Например, защита данных, защита частной жизни, защита чести и достоинства лиц, осуществляющих контроль и т.д.

     В-третьих, требуют соблюдения нормы договорных положений, относящиеся к контролю, например, инструкции по проверке годового баланса, договоры о проверках, меры взаимного контроля исполнения обязательств и т.п. 

5. Характеристики эффективной системы контроля реализации управленческих решений.

     Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен соответствовать нескольким важным требованиям.

     Требования  к эффективному контролю:

     1. Стратегическая направленность. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты (эффект никогда не должен служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля).

     Деятельность  в областях, которые не имеют стратегического  значения, следует измерять не очень  часто, а о полученных результатах  можно никому не сообщать до тех  пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над  обычными операциями (такими как мелкие расходы) не имеет смысла и будет  только отвлекать силы от более важных целей. Но если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют  стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению. Естественно, что стратегические области в  разных организациях будут разными, но все организации нуждаются  в эффективных системах контроля.

     2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как инструмент для достижения этой цели. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления корректирующих действий. Это означает, что информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до лиц, обладающих правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, причина чаще всего кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

     3. Соответствие контролируемому виду деятельности. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

     4. Своевременность. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений, а также затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

     5. Гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Так, например, фирма, производящая 100 различных товаров, должна использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из видов товара, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась.

     6. Простота. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, она не может быть эффективной. Избыточная сложность контроля ведет к беспорядку, который можно назвать синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     7. Экономичность. Очень редко при помощи контроля стремятся достичь полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

     Итак, любой контроль, который стоит  больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что можно назвать еще одним  синонимом потери контроля.

     8. Контроль на международном уровне. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом случае осуществлять труднее. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса. Очевидно, что чем более глобален их бизнес, тем труднее осуществлять функцию контроля. 
 
 

6. Система контроля  реализации управленческих решений  на примере налоговой  инспекции Ейского района.

     Качество и результативность работы налоговой инспекции и каждого конкретного ее сотрудника напрямую зависят от четко налаженной в региональном Управлении системы внутриведомственного контроля и анализа. Поэтому особое внимание уделяется организации, проведению и анализу результатов комплексных и тематических проверок налоговых органов по осуществлению ими налогового администрирования.

     Предпроверочный этап обычно начинается с анализа работы инспекций. И здесь учитывают всю имеющуюся в Управлении информацию. Это и данные отчетности и статистического учета, и материалы тематических проверок, и жалобы налогоплательщиков, и результаты проверок правоохранительных и других контролирующих органов. Кроме того, запрашиваются в инспекциях карточки лицевых счетов налогоплательщиков в электронном виде.

     Результаты, полученные на этом этапе, показывают, насколько эффективно работает инспекция, и позволяют заранее определить приоритетные направления проверки. Это помогает значительно сэкономить рабочее время.

     Проводя комплексные проверки инспекции Ейского района,  придается важное значение камеральному анализу расчетов и деклараций налогоплательщиков. При необходимости назначаются выездные или повторные выездные налоговые проверки.

     По  материалам комплексных проверок в  зависимости от выявленных фактов нарушений  принимаются самые различные меры. Например, направляется письмо в инспекцию с установленными сроками устранения недостатков, издается приказ руководителя Управления о привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности и др. Чтобы своевременно устранять выявленные серьезные нарушения, проводятся перепроверки инспекции. Все установленные факты нарушений рассматриваются на коллегии Управления.

     Помимо  комплексных проверок в 2004--2008 годах Управление провело 84 тематические проверки налоговых органов, 23 из которых касались финансово-хозяйственной деятельности.

     Шагом вперед для развития налоговых инспекции и процесса контроля над ними стал бы переход к автоматизированной сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности, внедряемый по всей России.

     Система работает не только в направлении  от налогоплательщика к инспекции, но и от инспекции к предприятию. Это позволяет обмениваться информацией  в кратчайшие сроки. Теперь бухгалтерам  фирм, подключившихся к системе, необязательно  лично приходить в налоговую  инспекцию, чтобы узнать о тех  или иных изменениях работы налогового органа. Предприятия имеют возможность  оперативно получать информацию о последних  изменениях, произошедших в налоговом  и бухгалтерском законодательстве. По электронным каналам связи  налогоплательщики могут отправлять письма и получать разъяснения по своим запросам в налоговые органы, проводить сверки по налоговым платежам, высылать уточненные расчеты и получать выписки о выполнении обязательств перед бюджетом.

     Программа, с помощью которой формируется  электронная отчетность, позволяет  проконтролировать правильность заполнения высылаемых документов. Отчетность можно  отправить в любое время суток  в любой день недели. В течение  нескольких дней можно провести с  инспекцией сверку платежей.