Роль анализа и контроля в менеджменте

Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными.

И в-третьих, по итогам внешнего контроля должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.

Для обеспечения этих условий необходимо, чтобы система  внешнего контроля была тотальной. Однако это требует больших материальных и трудовых затрат, что становится непосильно даже для крупных организаций. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении внутреннего контроля, или самоконтроля.

Главная черта самоконтроля состоит в том, что исполнители сами вовремя обнаружат проблему и ищут пути ее решения. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно, принимают активное участие в постановке целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию.

На практике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от:

- стиля управления  организации (при авторитарном  преобладает внешний, при демократическом  – самоконтроль);

- возможности получения  надежной оценки результатов  деятельности работников (при наличии такой возможности – внешний контроль, при отсутствии – внутренний);

- характера подчиненных  (для недобросовестных – внешний,  для добросовестных – внутренний);

- микроклимата в коллективе (при благоприятном – внутренний, при неблагоприятном – внешний);

- принятой системы  вознаграждения за результаты  деятельности (при индивидуальных – внешний контроль, при коллективных – внутренний).

Внешний и внутренний контроль связаны, т.к. они определены общей целью – это проверка соблюдения законодательства при осуществлении хозяйственной деятельности. Степень такой связи может быть различной и зависеть:

1) от уровня организации  внутреннего контроля;

2) от подверженности  предприятия внешнему контролю. [14]

Таблица 1.1.2

Отличия внутреннего  и внешнего контроля.

Отличия	Внешний	Внутренний
Обязательность осуществления	обязателен	обязателен по внутренним нормативным  документам
Пользователи информации	внешние	внутренние
Объем проверяемой информации	ограничен в зависимости от вида проверки	полная возможность доступа к любой информации
Зависимость содержания от поставленных задач	определяется контрольным органом	зависит от задач управления
Зависимость от руководства проверяемой организации	зависимый	независимый
Перманентность (постоянство)	осуществляется только в период проверки	наличие возможности последующего контроля

 

1.1.3 Этапы процесса контроля

В процедуре контроля выделяют три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  деятельности и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется определенный комплекс различных мер.[7]

Установление  стандартов.

Первый этап процедуры  контроля показывает связь функций  контроля и планирования, т.к. стандарты  – это конкретные цели, результат достижения которых поддается измерению. А эти цели в свою очередь появляются в процессе планирования.

Цели, используемые в  качестве стандартов для контроля, имеют две важные особенности. Это  наличие временных рамок, в течение  которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, в сравнении с которым оценивается степень выполнения работы. Два этих показателя называют показателями результативности. Они точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей; позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной  и определить конкретные действия для достижения поставленных целей.

Относительно легко  установить показатели результативности для величин, поддающихся количественному  измерению (например, прибыль, объем продаж, стоимость материалов). Но также существуют и показатели, которые выразить в числовых показателях очень трудно, а зачастую вообще невозможно (повышение морального уровня). Однако многие организации,  имеющие довольно высокие результаты деятельности, ищут различные пути из данной ситуации. Так многую информацию они могут получить из различного рода обследований и опросов, либо выразить неподдающиеся количественному измерению величины косвенно.

Невозможность выразить показатели результативности в количественной форме не должно служить преградой в установлении контрольных стандартов в этой области вообще. Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Второй этап процесса контроля заключается в сопоставлении  достигнутых результатов с установленными стандартами. На данной стадии дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этом этапе, является наиболее заметной частью всей системы контроля и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передачи информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения.

Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся определенные допуски параметров цели. В связи с этим руководство предприятия устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Этот вопрос является кардинально важным. Так, если масштаб является слишком большим, что возникающие проблемы могут стать довольно серьезными. Напротив, эти масштаб взят слишком маленьким, но организация будет реагировать на незначительные отклонения, что является достаточно разорительным. Неправильная организация системы контроля может ухудшить работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимуществ системы контроля должно быть больше, чем затрат на ее функционирование. Одним из способов увеличения экономической эффективности контроля является метода управления по принципу исключения. Суть данного метода заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов.

Измерение результатов  позволяет установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты. Этот элемент контроля является самым трудным и дорогостоящим. Вначале выбирается единица измерения, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Важно отметить, что наряду с выбором подходящей единицы измерения необходимо согласовать частоту и точность измерений с деятельностью, подлежащей контролю. Отклонение величин частоты и точности в ту или иную стороны может негативно сказаться на финансовом состоянии организации.

Передача и  распространение информации.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для эффективной работы системы контроля необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации установленные и достигнутые результаты. Такая информация должна быть точной, своевременной и должна доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников. Также важно отметить, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах.

Заключительная стадия этапа заключается в оценке информации о полученных результатах. Здесь управляющий должен оценить правильность и важность полученной информации. Важной считается такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и является необходимой для принятия правильного решения.

Действия.

На данном этапе необходимо выбрать одну из трех моделей дальнейшего  поведения: ничего не предпринимать, устранить  выявленные отклонения или пересмотреть стандарт.

«Ничего не предпринимать»

Основная цель контроля заключается в достижении такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление полученных результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигаются, то лучше всего ничего не предпринимать.

«Устранить отклонения»

Система контроля не имеет  смысла, если не позволяет устранить  серьезные отклонения, прежде чем  они перерастут в крупные проблемы. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Ее смысл состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильным действиям.

Осуществление корректирующих действий может быть достигнуто путем улучшения значений внутренних переменных факторов организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Важно отметить, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина, и что  вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Поэтому прежде чем выбирать корректирующее действие, необходимо проанализировать все имеющие отношение к данной проблеме внутренние переменные и их взаимосвязи.

«Пересмотр  стандартов»

Не все заметные отклонения стандартов в системе контроля нужно устранять. Иногда сами стандарты оказываются нереальными и требуют пересмотра. Часто случается, что успешно действующие организации вынуждены пересматривать свои стандарты как в сторону повышения, так и в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить достаточно трудно, делают напрасными все усилия рабочих и менеджеров и сводят на нет всю мотивацию.

На рис.1.1.3 представлена полная модель процесса контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1.3 Модель процесса контроля [7]

 

 

 

 

 

1.2. Роль анализа в менеджменте

1.2.1 Основы экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия в системе управленческого контроля.

Анализ хозяйственной  деятельности предприятия играет важную роль в системе управления и тесно связан со всеми функциями управления. Он призван, с одной стороны, определить экономическую эффективность производственной деятельности фирмы за определенный период, достижение поставленных целей, а с другой – определить возможные направления развития этой деятельности на текущий и перспективный периоды с точки зрения обеспеченности необходимыми финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами. Поэтому анализ хозяйственной деятельности должен проводиться целенаправленно. Он должен ответить, на что лучше нацелить производство исходя из намеченных выгод, выявить такие возможности и резервы организации, которые обеспечат наилучшее использование имеющихся производственных мощностей, обеспечения деятельности организации всеми необходимыми ресурсами.

Важную роль  играет анализ информации в процессе текущей  оперативной деятельности организации, т.к. он является исходной базой для  принятия управленческих решений, направленных на осуществление контроля и регулирование всего производства, выявление и ликвидацию отклонений от выполнения поставленных целей в процессе хозяйственной деятельности.

Такой анализ позволяет  проводить проверку выполнения управленческих решений, соблюдение установленных  стандартов и условий работы. Анализ хозяйственной деятельности формирует информацию обратной связи в системе управления. Кроме того, экономический анализ является определенной системой мышления, которая требует определенных научных подходов, разработки методов обработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых показателей, дать рекомендации аппарату управления по вопросам повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия.

На полноту экономического анализа оказывают влияние следующие  факторы:

- наличие информационной  базы;

- уровень ведения учета  и отчетности организацией;

- достоверность анализируемых  показателей;

- использование компьютерной  техники как при ведении отчетности, так и в процессе проведения  анализа.

Он призван обеспечить управляющих необходимым аналитическим материалом для принятия управленческих решений, и ведется по следующим показателям:

а) формирование прибыли  от продаж;

б) структура себестоимости  всей выпускаемой и реализуемой  продукции;

в) себестоимость отдельных  видов продукции;

г) характер и причины  отклонения от стандартов цен на продукцию  и стандартов затрат на ее производство и продажу;

д) характер ответственности  должностных лиц за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным  расходам.

Текущий экономический анализ ведется служащими функциональных отделов и подразделений, специализированными аналитическими группами, группами управленческого анализа, внешними консультантами.[2]

1.2.2 Методика анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Каждая фирма для анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Вместе с тем, в мировой практике выработаны некоторые унифицированные методы учета, которые широко используются различными фирмами в целях облегчения проведения экономического анализа. В частности, широко используются следующие методы ведения учета и анализа, разработанные Комитетом по международным стандартам учета (КМСУ).