Профессиональные навыки менеджера

Уровни эмоционального интеллекта 

Выделяют три уровня эмоционального интеллекта: 

Низкий уровень - подавление эмоций. Человек не может  разобраться в себе и в причине  своих чувств. нередко вступает в  конфликты с окружающими. Как  правило, испытывает постоянное недовольство собой, склонен к депрессии, с  трудом достигает поставленных целей. 

Средний  уровень  – управление эмоциями. Человек  обладает внутренней дисциплиной, умеет  управлять эмоциональным состоянием, планировать время. Обычно ему удается  выстроить эффективную коммуникацию с окружающими и добиться профессиональных успехов. 

Высокий уровень  – наблюдение за эмоциями. Человек  испытывает всю гамму эмоций, но не является их рабом. Он осознает свои скрытые мотивы, понимает причины  поступков других людей, четко знает, в чем заключаются его сильные  и слабые стороны. Про такого человека говорят: «Удается все, за что бы не взялся». 

1.4 Критика и похвала 

Контроль как обратная связь 

Часто на практике контроль для многих менеджеров и их подчиненных  сводиться лишь к возможности  наказания, если реальное положение  вещей оказывается хуже намеченных результатов. Это оборачивается  тем, что подчиненные бояться  действовать, бояться рисковать, бояться  совершить ошибку, поскольку в  случае неудачи их ожидает строгое  наказание. В конечном итоге подавление инициативы и творческого поиска приводит к тому , что в организации  прекращается выдвижение новых идей, методов работы, нестандартных решений  проблем. 

По сути же своей  контроль не означает наказание, а лишь является обратной связью, благодаря  которой менеджеры могут корректировать предпринимаемые действия и наладить процесс работы так, чтобы наиболее эффективно использовать имеющиеся  ресурсы для получения желаемых результатов. 

Если использовать контроль как обратную связь, то менеджер должен пользоваться любой возможностью высказать подчиненному свое мнение  о полученных результатах – покритиковать  или похвалить. 

Конструктивная критика 

Чтобы критика была конструктивной (действительно помогала решить проблему, а не провоцировала  конфликт), нужно придерживаться нескольких простых, но важных принципов   критиковать вовремя, кратко, говорить о проблеме, конкретно, с глазу на глаз, эмоционально адекватно. 

Своевременность критики  подразумевает быструю обратную связь по «горячим следам» (по возможности, как можно быстрее после того, как вы узнали о проблемах). Если критика откладывается, то потом  она вызывает обиды и часто  воспринимается как сведение личных счетов (« А что же вы раньше молчали?»). 

Краткость обеспечивает разговор по сути вопроса. Ведь пространственное объяснение промахов обычно вызывает у человека реакцию отвержения, он начинает искать внешние причины, а  не берет ответственность на себя. Специалисты рекомендуют укладываться с высказыванием критических  замечаний в интервал 30 секунд. 

Обсуждать при этом надо только проблему («в отчете не хватает  информации по задолженности  клиентов»), а не личность («вы абсолютно безответственный работник»). Иначе последующий разговор приведет к конфликту, а проблема так и не будет решена. 

По возможности  нужно найти время и место, чтобы высказать критическое  замечание без свидетелей. Тогда  подчиненный сможет сосредоточиться  на задании, а не на своем самолюбии. Люди очень болезненно воспринимают критику на людях. 

Эмоциональная адекватность означает «золотую середину» в выражениях эмоций по поводу допущенных промахов. Крайности не могут решить возникшую  проблему. Причем крайностями в данном случае могут быть как «гром и  молния» с одной стороны, так  и полное спокойствие и равнодушие с другой. 

Работающая похвала 

Казалось бы, что  тут сложного - похвалить  Хорошие  слова приятно слышать всегда и всем, так что особые изыски здесь не нужны. Но почему же тогда  многие люди начинают отнекиваться, когда  их хвалят, или же считают чью-то похвалу формальной и неискренней? 

Современность похвалы  подразумевает быструю обратную связь по «горячим следам» (по возможности, как можно быстрее после того, как вы узнали об отличных результатах). Впечатление от вашей похвалы  обратно пропорционально времени, на которое выражение похвалы откладывалось. Чем дольше вы откладываете добрые слова тем меньшее впечатление они произведут. 

Краткость похвалы  усиливает ее значимость. Обилие слов как бы размывает ваше одобрение. Лаконичность в формулировках помогает четко обозначить ваше позитивное отношение  к результатам выполненной работы. 

Чтобы похвала окрылила подчиненного, она не должна быть обезличенной. Наряду с результатами работы («Отчет подготовлен по всем правилам») нужно  обязательно похвалить и человека («Вы очень ответственно подошли  к делу, прекрасно справились с  отчетом»). 

По возможности  нужно найти время и место, чтобы высказать похвалу наедине. Многие люди болезненно реагируют на похвалы в присутствии третьих  лиц, так как бояться зависти  и кривотолков. 

Эмоциональная адекватность означает «золотую середину» в выражении  эмоций по поводу отличных результатов  работы. Ваши добрые слова должны быть сказаны с искренними чувствами, иначе им не поверят. При этом искренняя  похвала является чрезвычайно сильным  мотивирующим средством. 

1.5 Эффективное управление  временем 

Необходимость навыка управления временем 

Почему менеджеру  необходимо уметь распоряжаться  своим временем? Потому, что рабочее  время руководителя стоит гораздо  дороже, чем время его подчиненных. Руководитель делает дела, от которых  зависит настоящее и будущее  состояние бизнеса, - он налаживает доверительные отношения с влиятельными людьми, принимает сложные финансовые решения, определяет направления развития фирмы. 

Время как управленческий ресурс 

Время является таким  же управленческим ресурсом, как деньги, техника, люди и в том, что время  отчасти можно заменить другим ресурсом. Например, если вашему подразделению  не хватает выделенных трех дней на выполнение задания, то вы можете привлечь дополнительных специалистов, и задание будет выполнено вовремя (т.е. вы компенсировали нехватку времени дополнительным трудовым ресурсом). 

При этом уникальность времени как ресурса состоит  в том, что: 

во – первых, оно  невосполнимо (например, финансовые убытки вы можете восполнить, а упущенное  время – нет); 

во- вторых, каждый человек  независимо от сферы занятий, должности  и т.д. имеет в своем распоряжении одинаковое количество этого ресурса (в сутках 24 часа – для любого человека). 

Эффективность использования  времени 

В соответствии с  базовым принципом эффективности  мы можем определить эффективность  использования времени как ресурса  через соотношение достигнутых  результатов и затрат. 

Повысит эффективность  можно двумя путями: 

- либо за счет  достижения значимых результатов  ( в каком направлении мы двигаемся  – верном или неверном); 

- либо за счет  экономии времени (насколько быстро  мы двигаемся). 

Эффективность управления временем равна результат деятельности и затраты времени. 

Здесь можно вспомнить  известное выражение классика менеджмента  Питера Друкера: «Делать правильное дело, делать дело правильно». 

Соответственно, все  приемы, методики, концепции, инструменты  тайм - менеджмента можно разделить  на две большие группы: 

- те, которые фокусируются  на результатах нашей работы (определение  приоритетов, планирование времени  и т. п.). 

- те, которые привлекают  наше внимание к тому, как мы  тратим время (правила грамотного  делегирования, минимизации потерь  времени и т. п.). 

Эффективность планирования рабочего времени позволяет сократить  число и объем выполняемых  вами дел. Ведь благодаря планированию руководитель отказывается от неоправданных  затрат усилий, передав часть работы подчиненным. Для этого нужно  определить, какие именно дела необходимо выполнить, чтобы получит желаемые результаты в бизнесе. 

Сегодня часто можно  услышать, что планировать что-то невозможно. поскольку ситуация меняется очень быстро и часто непредсказуемо. Да это так. Но именно планирование помогает менеджеру следить за тем, чтобы усилия были направлены на достижение действительно важных результатов. План - это не догма. Вы вносите в  план изменения, как только жизнь  этого потребует. 

Успешность и эффективность  руководителя зависят от многих, в  том числе и личных, качеств. Эффективный  менеджер должен, прежде всего, уметь  управлять собой: своим поведением, своими эмоциями (по средствам эмоционального интеллекта) и своим временем ( по средствам правильного планирования и организации дня). Вряд ли руководитель будет успешно управлять организацией, если не умеет управлять собой.  Отличный внешний вид, манеры и речь, умение выступать на публике и  перед камерой – грамотно сформированный имидж, от него зависит восприятие компании общественностью, мнение о ней среди  клиентов и партнеров.  Очень важно  для менеджера и такое качество как лидерство, оно имеет особенно ценное значение в кризисные времена  и при управлении переменами. Лидер  непременно должен быть инициативным и находчивым. Так же менеджер обязан уметь мотивировать персонал, причем необязательно материально, зачастую очень действенна критика и похвала. Для многих сотрудников важно  внимание руководителей, осознание  того что их ценят. Подойти к человеку, похлопать по плечу, сказать пару слов благодарности не так сложно и помогает нормализации отношений,  достижению целей организации. 

   2. Деловые  характеристики руководителя

2.1 Власть и влияние 

Для успешной реализации  управленческого воздействия менеджер должен обладать возможностью оказывать  влияние на своих подчиненных, т.е. менять их поведение в нужном направлении. 

Потенциальная или  реальная возможность влияния на окружающих называется властью. Власть выступает как мощное средство координации  деятельности по достижению поставленных целей. В известной работе Николло  Макиавелли  «Государь», появившейся  в самом начале  21 века, было показано, что власть и является основным рычагом  управления. 

По направленности власть может быть позитивной, созидающей, и негативной, означающей способность  манипулировать людьми, что-то разрушать, чему-либо препятствовать. Чем выше концентрация власти в руках отдельных  руководителей, тем выше цена злоупотребления  ею. 

Формальная и реальная власть 

Формальная власть - это власть должности. Она обусловлена  официальным местом данной должности  в структуре управления организацией, объемом принадлежащих ей прав (полномочий) и не связана с личными качествами занимающего ее руководителя. 

Масштабы формальной власти измеряются либо числом лиц, которые  прямо или косвенно обязаны подчинятся требованиям обладателя должности, либо объемом материальных ресурсов, которыми он может без согласования с другими распоряжаться. 

В большинстве случаев  должность не дает неограниченной власти, а лишь позволяет контролировать выполнение определенных функций. 

Реальная власть зависит как от должности, так  и от авторитета, лидерских качеств  конкретного руководителя, занимающего  эту должность. Она измеряется либо числом людей, которые добровольно  готовы данному лицу подчиняться, либо степенью его независимости от окружающих. 

Считается, что объем  реальной власти – величина постоянная. И ее невозможно увеличить для  одних, не уменьшая для других. Поэтому  в организациях идет борьба за перераспределения  власти, которая предопределяется личными  интересами нехваткой материальных и финансовых ресурсов, сложившейся  на данный момент времени конъюнктурой и т.п. 

Источники власти 

Любой руководитель должен иметь в своем распоряжении определенные средства, с помощью  которых он может оказывать воздействие  на своих подчиненных – источники  власти.