Проектирование системы управления ИП Данилович

Структура фирмы является одним из важных показателей деятельности фирмы, от правильности построения структуры зависит конечный результат и достижение поставленных целей.

Организационная структура проектируемой организации – линейная. Данная организационная структура основана на единоличном управлении предприятием руководителем. Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений. Линейную структуру управления используют мелкие и средние фирмы, осуществляющие несложное производство. Четко выражен принцип единоначалия; высокая степень централизации в управлении; полномочия функциональных специалистов незначительны, носят рекомендательный характер. Организационная структура ИП Данилович приведена на рисунке 2.

 

 

 

 

Рисунок 2 – Организационная структура ИП Данилович

Данный тип организационной структуры является наиболее подходящим для управления организацией. Позволяет сократить численность управляющего персонала, а так же обладает высокой гибкостью, что помогает использовать трудовые ресурсы наиболее эффективно. Данная организационная структура способствует хорошо скоординированной работе всех сотрудников организации.

 

2. Обоснование организационно-регламентирующих документов

Одним из основных организационно-регламентирующих документов в компании является должностная инструкция. При ее составлении необходимо, чтобы соблюдался баланс обязанностей, прав и ответственности.

В качестве примера представлен проект должностной инструкции бухгалтера проектируемой организации ИП Данилович.

Таблица 2 – Баланс обязанностей, прав и ответственности

Обязанности	Права	Ответственность
Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций	Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач	За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей
Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов	В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению	За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации
Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств	Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями	За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя	Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав	За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности

В данном случае наблюдается, что в должностной инструкции главного бухгалтера принцип баланса обязанностей, прав и ответственности соблюдается. Предписанные обязанности для реализации целей соответствуют должности бухгалтера.

 

3. Распределение функций между должностями

Распределение обязанностей в проектируемой компании ИП Данилович можно продемонстрировать на примере процесса выполнения заказа по предоставлению услуг. Матрица ответственности показывает распределение ответственности за функции процесса. В таблице 3 приведена матрица ответственности по рассматриваемому процессу.

Условные обозначения: О – ответственный; У – участвует; И – информируется.

Таблица 3 – Матрица ответственности

Функция	Сотрудник
	Директор	Бухгалтер	Преподаватель	Психолог	Логопед	Уборщица
Планирование процесса предоставления услуг	О	У	У
Планирование учебного плана	О	У	И			И
Закупка расходников	О	У		И		И
Составление договора о предоставлении услуг	О	У	И	И	И
Подготовка помещения для проведения занятий	И		У			О
Оценка чистоты помещения и методических пособий	О		И	И	И	У
Процесс проведения занятий	И		О	У	У
Контроль выполнения работы	О	У	И	И	И
Отчетность о ходе процесса	О	У	И

На основе проведенного анализа матрицы ответственности, можно сделать вывод, что обязанности между работниками распределены рационально. Такое разделение обязанностей позволяет организовать работу и осуществлять контроль деятельности более эффективно.

 

4. Обоснование системы мотивации работников предприятия

Мотивация – это процесс стимулирования индивидуума или группы людей к деятельности, способствующей достижению целей организации; она необходима для внедрения принятых решений и эффективного выполнения работ.

Для проектирования системы мотивации ИП Данилович будет использоваться теория двух факторов Герцберга. В основе двухфакторной теории Ф. Герцберга лежат две большие категории потребностей: гигиенические факторы и мотивирующие факторы. Гигиенические факторы связаны с окружающей средой, в которой осуществляется работа, а мотивирующие – с характером работы.

Герцберг назвал первую категорию потребностей гигиеническими, употребив медицинское значение слова «гигиена» (предупреждение), так как, по его мнению, эти факторы описывают окружение сотрудника и обслуживают первичные функции, предупреждая неудовлетворенность работой. Вторую категорию факторов Герцберг назвал мотивирующими или способствующими, так как они побуждают сотрудников к лучшему исполнению. Гигиенические и мотивирующие факторы в теории Герцберга отображены в таблице 4.

Таблица 4 – Гигиенические и мотивирующие факторы в теории Герцберга

Гигиенические факторы	Мотивирующие факторы
Политика организации и руководства	Успех
Условия работы	Продвижение по службе
Заработная плата, социальный статус	Признание и одобрение результатов работы
Межличностные отношения с начальником, коллегами и подчиненными	Высокая степень ответственности
Степень непосредственного контроля за работой	Возможность творческого и профессионального роста

 

Герцберг заключил, что процесс обретения удовлетворенности и процесс нарастания неудовлетворенности, с точки зрения обусловливающих их факторов, являются двумя различными процессами, т.е. факторы, которые вызывали рост неудовлетворенности, при их устранении не обязательно приводили к увеличению удовлетворенности. И наоборот, из того, что какой-либо фактор способствовал росту удовлетворенности, никак не следовало, что при ослаблении влияния этого фактора будет расти неудовлетворенность. Данный процесс изображен на рисунке 3.

Рисунок 3 – Процессы удовлетворенности и неудовлетворенности

Следует обратить внимание на то, что Герцберг сделал парадоксальный вывод о том, что заработная плата не является мотивирующим фактором.

На основе разработанной им концепции двух факторов Герцберг сделал вывод о том, что при наличии у работников чувства неудовлетворенности, менеджер должен обращать первостепенное внимание на те факторы, которые вызывают неудовлетворенность, и делать все для того, чтобы устранить эту неудовлетворенность. После этого менеджер должен сконцентрировать внимание на приведении в действие мотивирующих факторов и пытаться добиваться высоких результатов труда через механизм достижения работниками состояния удовлетворенности.

Исходя из вышесказанного, одним из основных гигиенических факторов в организации будет являться хорошее отношение с руководителем и сослуживцами, и организация займет достаточно прочную позицию в этом направлении. Также особое внимание будет уделено таким важным аспектам работы, как информированность о результатах работы и рабочие условия. Эта концепция направлена не только на привлечение, но и удержание квалифицированного персонала в организации.

Ещё один гигиенический фактор, который способен компенсировать большинство других гигиенических факторов, – это деньги. Примером этому может служить компенсация дальности работы, условий труда, графика работы удовлетворительным для сотрудника заработком.

Что касается мотивационных факторов – это то, что связано с более глубокими человеческими потребностями, и подмена их удовлетворения возможна только на непродолжительное время. Важнейшими мотивационными факторами в проектируемой организации будут являться признание и по достоинству оцененная руководителем выполненная работа, а так же участие в принятии решений.

 

5. Обоснование системы контроля на предприятии

Контроль – управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работников работы организации.

Приоритетной деятельностью в организации, в отношении которой будет проводиться контроль – это качество проводимых занятий.

Предварительный контроль – Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия. В проектируемой организации предварительный контроль будет включать в себя:

• оценку возможностей ребёнка;
• оценку наличия расходных материалов;
• готовность персонала выполнять соответствующую работу.

Задачи текущего контроля будут следующими:

• контроль качества выполняемой работы преподавателями;
• контроль соответствия выполняемой работы ожиданиям клиента;
• контроль выполнения работы к назначенному времени.

Планируется, что задачи предварительного и текущего контроля будут возложены на директора организации.

Итоговый контроль будет представлять собой отчет преподавателей о результатах проделанной работы директору организации. Контроль будет осуществляться в соответствии с нормативами и стандартами, применяемыми в образовательной деятельности.

Предложенная система контроля является целесообразной в деятельности детского клуба и позволит качественно оценивать работу сотрудников проектируемой организации.

Система контроля организована в соответствии с принципами эффективного контроля: контроль имеет стратегическую направленность, достаточно гибкий и экономичный. Данная форма контроля обеспечивает полную, своевременную и эффективную проверку всех этапов процесса учебной деятельности.

 

6. Разработка и обоснование нормативного стиля руководства

Для того чтобы сформировать наиболее эффективный стиль руководства необходимо разработать систему критериев, которые позволят оценить профессиональные качества руководителя проектируемой организации.

Таблица 5 – Модель оценки профессиональных качеств руководителя проектируемой организации ИП Данилович

Критерий оценки	Факторы, определяющие критерии	Соответствие оцениваемого сотрудника необходимым качествам (в %)
Влиятельность	Умение влиять на подчиненных	95
Умение рационально планировать работу	Уметь планировать деятельность организации и разрабатывать мероприятия по повышению эффективности ее деятельности	85
Коммуникабельность	Знать нормы деловой письменной и устной речи; знать возможности современных информационных технологий в сфере коммуникаций; уметь осуществлять связь с общественностью и разрешать возникающие конфликты в пользу управляемой компании; способность находить общий язык с подчиненными	75
Владение нормативной базой	Знание трудового кодекса, знание прав и обязанностей работников	85
Умение контролировать деятельность организации	Владеть знаниями организации и обеспечения контроля качества оказываемых услуг; уметь обеспечить систему мер по повышению качества оказываемых услуг	90
Стрессоустойчивость	Устойчивость к стрессовым ситуациям, способность справляться с непредсказуемыми явлениями	100