Процесс принятия управленческих решений

       Формирование образа исполнительских действий у подчиненных. Правильное понимание задания исполнителем находит свое психологическое выражение в возникновении у него отчетливого мысленного представления о том, что, когда, где, как, с кем надо сделать, т.е. образа исполнительских действий. Этот образ должен обладать необходимой [8]:

• полнотой,  т.е.   содержать  все  существенные для  исполнителя 
  данные о предстоящих действиях;
• точностью - каждый элемент предстоящих действий и требуемый 
  результат их должен быть понят так, как это разъяснял руководитель;
• осмысленностью  -  не  просто  запоминанием,  но  пониманием, 
  почему надо действовать именно так, а не иначе. Осмысленность находит 
  свое выражение в ясном мысленном "видении" предстоящих действий;
• гибкостью   -   пониманием   вариантов   предстоящих   действий, 
  возможностей      для      проявления      самостоятельности      и      творчества 
  исполнителем.    Абсолютно    "жесткий"    образ   может   породить   шаблон, 
  формализм. Наука рекомендует всегда оставлять исполнителю определенную 
  возможность для свободных действий и выбора части способов выполнения 
  задания.   Всякий   навязанный   способ   действий,   непонятный   или   плохо 
  освоенный исполнителем даст худший эффект, чем привычный для него и 
  выбранный самостоятельно;
 

• прочностью - длительным и точным сохранением в памяти;

• согласованностью - т.е. совпадением с представлениями других 
  участников  совместной  деятельности.  Необходимыми  элементами  такого 
  совпадения служит правильное понимание [8]:

а) кто и с кем взаимодействует;

б) как осуществляется связь и обмен информацией;

в) время и продолжительность взаимодействия;

г) место взаимодействия;

д) этапы взаимодействия;

е) способы взаимодействия;

ж) резервы взаимодействия.

       Формы и детальность доведения задания  варьируют в зависимости от сложности и ответственности предстоящего задания, индивидуальных особенностей исполнителей и условий обстановки. Чаще всего руководитель

[7]:

• ставит    конкретные    задачи    старшему    группы    и    каждому 
  исполнителю; доводит цели выполнения задания;
• обращает    внимание    на    обязательные    и    ориентировочные 
  (желательные) способы действий;
• указывает на возможные способы  и  приемы,  которые может 
  определять каждый из исполнителей;
• передает информацию о возможных трудностях в предстоящей 
  деятельности и ранее встречавшихся типичных ошибках при выполнении 
  заданий;
• создает представление у исполнителей о степени возможного 
  риска в процессе деятельности;
• намечает     пути     нейтрализации     возможного     непонимания 
  передаваемой   информации,   способов  уяснения   ее   и   проверки  усвоения 
  задания;
• представляет возможность исполнителям высказаться о путях 
  выполнения задания и конкретным способам исполнительской деятельности.

       Процессуально оформление образа протекает как  восприятие информации исполнителем, уяснение информации и закрепление ее в памяти.

       Важно настойчиво добиваться осмысленного усвоения задания. В народе метко говорят: "Человек смотрит глазами, а видит умом". Следует считаться  с  особенностями  восприятия речи,  уяснения смысла речевого

 

       

высказывания, когда особо значимы его словарный  строй, экспрессивная сторона (выразительная, эмоциональная, мимика и жесты руководителя). Разъясняя задачу подчиненному, следует говорить понятно, убедительно и четко, употреблять образные выражения, сопровождать высказывание выразительными жестами, когда необходимо использовать схемы, карты, макеты, фотографии. Учитывая, что восприятие речи необратимо, говорить умеренным темпом (60-90 слов в минуту), повторять важные положения, произносить их с ударением, делать паузы, говорить убежденно. Разъяснять задачу и способы ее выполнения с необходимой степенью подробности. В ряде случаев целесообразно пролонгированное доведение задач: в начале дать небольшую дозу информации, а по мере того, как исполнитель будет добиваться определенных результатов, прибегать к новым разъяснениям.

       Руководителю  следует четко формулировать  задачу, определенно описать конечный результат (что конкретно должен добиться исполнитель), разъяснить условия предстоящей работы, предупредить о трудностях, посоветовать способы их преодоления, назначить сроки выполнения. Нередко целесообразно разъяснить мотивы решения. Люди недостаточно высокого культурного уровня часто предпочитают слепо следовать указаниям. С повышением же культуры и образовательного уровня человеку трудно подчиниться без понимания сути дела. Для думающего человека важно понять не только содержание поставленной перед ним задачи, но и мотивы задания, его более широкие цели. Особое внимание следует уделять разъяснению прав и обязанностей, границ ответственности. Разъяснение заданий должно быть достаточно определенным в обязывающей части, чтобы ни у кого не возникла мысль, что их можно не выполнить [7].

       Целесообразно поручить исполнителю самому решить некоторые вопросы о способах действий. Подчиненный, перегруженный инструкциями, порой склонен делать только то, что ему указали. Короткое и ясное задание ему также легче понять. В относительно простых условиях, не содержащих особых неожиданностей, задания лучше ставить более четко и, наоборот, - в общих чертах, когда границы действий исполнителя предвидеть трудно. Однако последнее обстоятельство не дает права на расплывчатое формулирование ответственности исполнителя и той цели, которой он должен добиться.

       Следует избегать заданий со сроками "немедленно", "срочно". Они нередко свидетельствуют о бесплановости в работе руководителя и создают в

 

       

коллективе  обстановку горячки, нервозности, торопливости, небрежности, нарушают ритмичность  в работе.

       Руководителю  полезно позаботиться и о том, чтобы основные положения доводимой до подчиненного задачи крепко запали в память. Без этого придется смириться с последующими заявлениями типа: "А Вы мне этого не говорили". Обычно сознательное и заинтересованное усвоение задачи обеспечивает и более прочное запоминание ее. Чрезмерно длинное инструктирование создает предпосылки для частичного забывания важных положений. Целесообразно прибегать к повторам, более обстоятельному разъяснению главного. Слова "запомните", "запомните надолго", "запомните это ...", обеспечивая установку на запоминание, повышают его эффективность. При необходимости требовать записи исполнителем основных положений задания, повторения им отдельных положений, задавать контрольные вопросы. Запись о задании, сделанная руководителем на глазах у подчиненного, способствует его лучшему запоминанию.

       Проверка  наличия у подчиненных необходимых  для выполнения заданий знаний, навыков и умений и их совершенствование. На восприятие и усвоение нового человеком всегда влияет его личный опыт, уровень подготовленности. С этим приходится считаться и руководителю при доведении заданий. Осуществляя его, он исходит из своего мнения о подготовленности, в том числе психологической, конкретного подчиненного. Опытные руководители нередко в ходе доведения задания задают несколько контрольных вопросов, чтобы убедиться в правильности своего мнения. Может случиться и так, что для выполнения задания необходимо точное знание какого-то правового документа, понимание вида производства и т.п. В этом случае руководитель поручает подчиненному, прежде чем приступить к заданию, изучить необходимые материалы или проконсультироваться с опытными людьми. Когда же руководитель поручает новое сложное задание сотруднику, в подготовленности которого у него есть сомнение, он должен провести специальную проверку. Если в ходе ее сомнения подтвердятся, должны быть приняты соответствующие меры в виде:

• развернутого инструктажа;
• доведения задания с выездом на место его выполнения;
• проведения специальных занятий, тренировок и упражнений;
• устного   решения   учебных   задач,    вводных,   моделирующих 
  ситуации, с которыми может встретиться подчиненный.
 

       Можно заключить, что  доведение задач до исполнителей - психологически насыщенный акт работы. Он эффективен, когда осуществляется с полным учетом его психологических особенностей и с целеустремленным достижением необходимого психологического результата - повышение психологической готовности подчиненного к выполнению принятого управленческого решения.

 

       

3 Контроль хода  реализации управленческих решений

       Организация контроля реализации решения является обязательным этапом принятия управленческого решения. Причиной контроля является не только (и не столько!) безответственность исполнителей из-за отсутствия контроля, а возможность и необходимость выявления и решения возникших проблем, которые требуют своих новых решений. Главная цель этого этапа заключается в организации эффективной обратной связи при принятии решения, способствующей обеспечению его реализации и необходимого развития для достижения желаемого результата деятельности предприятия

[2].

Процедура контроля организуется в рамках алгоритма  реализации

функции контроля менеджмента (в том числе  установление показателей, измерение и определение их отклонений от установленных показателей, устранение несоответствий). Контроль позволяет выявить причины отклонений и дает возможность принять соответствующие дополнительные решения относительно хода реализации решения, а также извлечь уроки на будущее. При этом контроль по завершении реализации решений дополнительно позволяет [2]:

1. стимулировать хорошую работу исполнителей;
2. получить удовлетворение от хорошо выполненной работы;
3. организовать учебу исполнителей;

       4) своевременно   устранить   возникшие    в    процессе   реализации 
решений отклонения и несоответствия;

5) принять решение о внесении изменений в ранее принятое решение;

       6) оценить    потенциальные    возможности,    выявить    резервы    и 
упущенные возможности,  которые могут быть  использованы  в будущих 
решениях;

       7) оценить действующую систему принятия решений и разработать 
мероприятия по ее совершенствованию.

       Причинами корректировки принятого решения  могут быть: ошибки, допущенные в самом решении, изменения в обстановке, происшедшие с момента принятия решения, вызванные непредвиденными внутренними и внешними факторами, неудовлетворительная организация исполнения решений, выявление (появление) дополнительных возможностей, позволяющих    перекрыть    запланированные    результаты.    Неизмененное

 

       

решение (при возникновении такой необходимости) становится не только не эффективным, но и превращается в фактор дезорганизации производства.

       При необходимости изменения ранее  принятого решения возможны два варианта: внесение необходимых изменений в ранее принятое решение и принятие нового решения в соответствии с новой обстановкой.

       Корректировка решения имеет и негативные последствия  из-за потери темпов реализации и трудозатрат аппарата управления вследствие несущественных изменений, постоянно вносимых в принятое решение. Всякая целесообразность улучшения решения требует всестороннего изучения и оценки. Стремление быстро внести изменения при неудовлетворительном его выполнении может породить новые ошибки. Поэтому всякой корректировке должны предшествовать: предоставление возможности самим исполнителям найти пути устранения возникших помех (проблем), а также тщательный анализ, как самого решения, так и хода его реализации с учетом новой обстановки [2].

       Завершающим этапом реализации решения является подведение итогов его выполнения. Эта процедура является обязательным элементом эффективного контроля и направлена в большей степени на совершенствование системы принятия решений на предприятии в целом.

       В процессе подведения итогов следует: проанализировать все этапы процесса подготовки, принятия и реализации решения; оценить успехи, рассмотреть выявленные в работе исполнителей недостатки и зафиксировать внимание работников на вновь возникших проблемах.

      Подведением итогов заканчивается управленческий цикл. В то же время следует всегда иметь в виду, что подведение итогов реализации конкретного решения служит началом нового управленческого цикла, так как создает исходную базу для новых решений.