Проблемы оперативного управления предприятием

     Использование коммуникативного ресурса в управлении характеризуется эффектом сетевого взаимодействия, который порождает  возрастающую полезность коммуникативного ресурса и его возрастающую предельную производительность.

     Нетрадиционное  понимание природы коммуникативного ресурса в управлении, а также научное осмысление задач, реализуемых концепцией коммуникационного менеджмента, требуют новых подходов к выбору моделей стратегии коммуникационного менеджмента организации.

        Для успешного осуществления коммуникационного менеджмента необходимо соответствующее ресурсное обеспечение, которое способствует выработке эффективных инновационных решений; воплощению инноваций в продукты; использованию интеллектуальных активов партнеров, осуществлению совместной технической, функциональной, отраслевой экспертизе; экономии ресурсов за счет тиражирования однажды найденных решений.

     Повышение эффективности и результативности организационных структур, обеспечивающих коммуникацию в корпорациях, фирмах, городских/региональных администрациях, невозможно без пересмотра сложившихся подходов к организации и управлению этими структурами..

        Эффективно управлять коммуникацией экономической системы возможно с помощью интегрированного подхода на основе сочетания специальных технологий, методов и инструментов.

     Коммуникационному менеджменту можно и нужно  обучать. Именно поэтому, взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели, которые описаны в следующем пункте. 

1.2 Цели, функции и виды коммуникаций в организации 

     К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

• обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями.

     Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

1. информативную функцию – передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
2. мотивационную функцию – побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;
3. контрольную функцию – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
4. экспрессивную функцию – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности;
5. коммуникативная функция в организации специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:
• раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции;
• рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах;
• характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации;
• установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса;
• выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции;
• формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции.

     В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую  роль. Данная особенность заключается  в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция  входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации. [2. С. 328-331]

     Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными (например,    функция     принятия     решения)    представляет   собой    элемент

«связующего процесса» в организации.

     Сущность  коммуникационной функции руководителя и ее основополагающая задача заключается  в обеспечении и регулировании  оптимального обмена информацией как  внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так  и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная сеть способствует достижению общих организационных целей.

     Через коммуникативную функцию осуществятся различные управленческие функции  деятельности, что подтверждается следующими данными: от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено коммуникациями. 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей (менеджеров) считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения высоких результатов их организации.

     Коммуникации  в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. [2. С. 151]

     Выделяют  следующие виды коммуникаций в организации:

• Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

     По  признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на две большие группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.

     Любая  организация находится    в определенном   внешнем   окружении,

зависит от него и вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. Таким образом, имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой.

• К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой многообразны: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр.

     Внешние коммуникации отражают целостность  управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

• Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.

Взаимодействие  с персоналом является направлением коммуникационной политики предприятия или организации, обращенным к своим сотрудникам (постоянным и внештатным) и членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше принадлежал к предприятию, пенсионерам. [9. С. 286-288]

     Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций совместно с отделом по персоналу.

     Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации — это те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.

     Они включают ряд разновидностей:

1) неформальные  контакты между рядовыми членами  организации;

2) неформальные  связи между руководителем и  подчиненными;

3) неформальные  внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

     Коммуникативный поток внутри организации (соответственно пространственному расположению каналов) может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.

     Вертикальные  коммуникации – это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные – обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

     Как показывают исследования, эффективность  горизонтальных коммуникаций достигает 90%. Это объясняется тем, что люди работали на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер труда своих коллег, знают их проблемы и возможное содержание их сообщения.             Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные: лишь 20—25% информации, исходящей от высшего руководства, доходит до непосредственных работников и правильно понимается ими.

• Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие и восходящие коммуникации.
• Нисходящий поток коммуникаций используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.
• Восходящие коммуникации представляют собой систему каналов движения информации «снизу вверх», другими словами, восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителя мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

     В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информиpoвания  средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

• Горизонтальное направление коммуникаций – это обмен информацией, который происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить интегрированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

     Вертикальные  и горизонтальные коммуникации играют определяющую роль в функционировании организации. Обычно принято считать, что вертикальное направление коммуникаций более значимо, поскольку оно реализует основной принцип построения организации — иерархический. С другой стороны, он всегда синтезирован с координационным принципом, связанным с горизонтальной направленностью коммуникаций. Через сочетание этих двух принципов и собственно типов обеспечивается коммуникативная функция организации в целом. Данное сочетание образует своего рода «каркас» всей коммуникативной сети организации. [7. С. 270-272]

     Организационные коммуникации классифицируются по форме общения – каналу,   который   применяется в тех или иных коммуникациях. При   этом

выделяются вербальные (речевые) и невербальные (неречевые).

• Вербальная коммуникация – передача и восприятие информации (идей, мыслей и пр.) посредством некоторых определенных знаков (слов). Вербальное общение может быть устным, когда используется разговорный язык (разговоры «с глазу на глаз», по телефону, записи на пленку и пр.), и письменным (письма, записи, бланки, электронная почта и пр.). Устная и письменная коммуникации включают в себя использование слов и, соответственно, относятся к вербальному аспекту общения.

     Устные  сообщения более эффективны, когда  требуется немедленная реакция других сотрудников, а последующая письменная «порция» информации помогает придать коммуникации более устойчивый характер, что важно, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют то преимущество, что позволяют сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми (группами людей), в то время как письменные послания или односторонни, или требуют времени для получения ответа.