Отчет по практике в ООО «Универсал-Сервис»

Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях  дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день создания ООО «Универсал-Сервис». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации.

4. По пространственному  расположению каналов или организационному  признаку коммуникации в ООО «Универсал-Сервис» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

Каждый месяц (в конце  месяца) начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору. Также в этом докладе  возможны предложения, пожелания, просьбы  как самих докладчиков, так и  рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы  и пожелания  обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива ООО «Универсал-Сервис», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как организации, так и сотрудников.

Таким образом, основными  видами коммуникаций в ООО «Универсал-Сервис» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

 

 

7. Процесс принятия решения в организации

Информационное обеспечение  в ООО «Универсал-Сервис» начинается с определения того, какой именно области касается данная проблема:

Принятие управленческого  решения зависит от выбора его  метода. В первую очередь выбор  метода принятия решения зависит  от лица, принимающего решение (далее  по тексту - ЛПР). Здесь играет психологический  фактор, т.е. что хочет получить ЛПР в конечном результате. Рассмотрим возможности применения каждого из описанных ранее методов.

1. Неформальный (решения  применяются, когда высока степень  неопределенности и риска в  задаче, тогда решение может быть  принято на основе интуиции  и субъективного мнения ЛПР). Вопросы, решаемые неформальным методом в ООО «Универсал-Сервис»:

• связанные с форс-мажором (например, при изменении в составе конкурентов менеджер отдела сбыта на основе своего опыта может спрогнозировать поведение остальных конкурентов);
• связанные с изменением в работе с имеющимися клиентами или определения условий для новых партнеров;
• связанные с личными отношениями между сотрудниками;
• решение, которые зависят от личного опыта сотрудников (в основном это производственное подразделение);
• оперативные решения, требующие мгновенной реакции на возникшую проблему.

2. Коллективный (вопросы,  решение которых предполагает  изучение мнения нескольких лиц). Вопросы, решаемые коллективным  методом:

• касающиеся определения дальнейшей стратегии компании (дальнейшее развитие или поддержание существующего положения);
• связанные с изменением направления деятельности (добавление в свой ассортимент новых продуктов, либо координальная смена деятельности, либо прекращение деятельности или ее приостановление в результате возникших причин);
• касающиеся изменений в работе персонала, штатного расписания, корпоративных мероприятий (изменение должностных инструкции сотрудников Компании, введение в штат дополнительных единиц либо их сокращение, направление сотрудников на тренинги и семинары, организация праздников).

3. Количественный (В их  основе лежит научно - практический  подход, предполагающий выбор оптимальных  решений на основе конкретных  цифр и расчетов). Вопросы, решаемые  количественным методом:

• Экономические показатели (расчет прибыльности обсуждаемого проекта, расчет величины издержек при реализации новых программ, определение срока окупаемости крупных вложений);
• Технические показатели (мощность завода в зависимости от изменения его технических характеристик, качество конечного продукта);
• Социальные показатели (проф. пригодность, стрессоустойчивость персонала, эффективность деятельности всех сотрудников в целом и каждого по отдельности на основе конкретных результатов).

Количественный метод  позволяет определить количественные показатели вариантов, тогда как любой метод обязательно должен быть сопряжен не только с прямым выбором наибольшего показателя, но и учитывать стратегию всей компании и возможности его реализации, что возвращает нас к определению критериев принятия решения.

Анализ реализации решений. Реализация решений может проистекать  несколькими способами:

1. Путем составления  конкретного плана, с указанием  ответственных лиц - сотрудников  организации, и сроков выполнения. Как правило, это решения, принятые  высшим руководящим звеном Компании, оформленные в приказном порядке. Это может быть план продаж на ближайший период, план движения денежных средств, план реализации закупа и внедрения нового оборудования, план проведения проверок какого-либо подразделения и др.

2. Путем делегирования полномочий по его выполнению третьим лицам. Как правило, такие решения принимаются высшим и средним звеном управления, и реализуются путем заключения договоров. Это решения касающиеся вопросов не связанных с прямой деятельностью компании, например, строительные работы, работы по изготовлению упаковочных материалов, реализация рекламных проектов, доставка продукции в дальние регионы.

3. Самостоятельная реализация  ЛПР. Самостоятельно реализуются  решения связанные с исполнением  непосредственных обязанностей сотрудников. Такие решения принимаются каждым сотрудником организации в ходе его деятельности.

Контроль реализации управленческого решения в ООО «Универсал-Сервис» зависит от способа его реализации.

В случае составления  планов реализации может быть двух видов: постоянный и периодический. Постоянный контроль (предполагает закрепление ответственного лица, задачей которого будет отслеживание хода исполнения всех этапов реализации и доведения выявленных несоответствий до лица, принимающего решение, немедленно, либо самостоятельная их ликвидация по мере возможностей) необходим тогда, когда решение принято в условиях неопределенности или риска, чтобы иметь возможность оперативного внесения изменений в окончательный вариант принятого решения. В остальных случаях применяется периодический контроль (предполагает организацию периодических проверок результатов выполнения плана по реализации решения и сопоставления их с намеченным). Например, соблюдение плана отгрузок, соблюдение бухгалтерской отчетности, соблюдение плана производства.

В случае делегирования  полномочий - окончательный. Окончательный  контроль предполагает сопоставление  конечного результата с целью  принятого решения.

В случае самостоятельной  реализации принятого решения сотрудник  осуществляет самоконтроль (выполнятся ЛПР, так как он сам для себя определяет).

 

8. Конфликты и пути  их преодоления

Управленческая деятельность часто сопровождается конфликтами.

И ООО «Универсал-Сервис» – не исключение. Повышенный оборот кадров обусловлен и повышенной конфликтностью в организации. Рассмотрим какие конфликтные ситуации наиболее типичны для анализируемого предприятия.

В ООО «Универсал-Сервис» бывают как межгрупповые, так и личностные конфликты.

Примером межгруппового  конфликта в ООО «Универсал-Сервис» может стать следующий конфликт: несколько специалистов, занятых выполнением одного задания, обладают разным уровнем профессиональной квалификации. В этом случае специалисты более высокой квалификации недовольны тем, что более слабые сотрудники тормозят выполнение работы, а последним не нравится то, что от них требуют невозможного. Взаимосвязанность задач при неравных возможностях привела к конфликту.

В ходе подготовки настоящей  работы с согласия генерального директора предприятия, было проведено добровольное анонимное анкетирование работников управления, в котором приняли участие 59 сотрудников.

Всем участникам было предложено ответить на несколько вопросов, выбрав один, наиболее характеризующий  процесс работы в ООО «Универсал-Сервис»

Вопрос 1. Оцените загруженность коллег:

Ответы сотрудников  подтверждают выводы о причинах возникающих  конфликтов: большинство работников (64%) считают, что они перегружены  работой, в то время, как остальные  работают не достаточно.

Вопрос 2. Следующий вопрос касался процесса принятия решений в фирме: Что на Ваш взгляд вызывает наибольшую конфликтность в повседневном общении сотрудников?

Из полученных данных следует, что наибольшую конфликтность  вызывает отсутствие закрепленных обязанностей за каждым сотрудником (43%), отсутствие правил поведения персонала, анкетируемые поставили на второе место (37%), каждый пятый считает, что конфликтность вызывает чрезмерный контроль со стороны руководителей различного уровня.

Вопрос 3. Насколько Вы согласны с существующем порядком работы?

Результаты опроса показывают, что большинство сотрудников желали бы большей самостоятельности в работе (35%), 46% желают и считают себя достаточно компетентными, чтобы самостоятельно принимать некоторые решения, и только каждый пятый сотрудник (19%) не хотел бы брать ответственность на себя и доволен тем, что решение принимает кто-то другой.

Вопрос 4 касался отношений в коллективе: Как вы себя чувствуете в коллективе? (допускается более 1 ответа)

Анализ ответов об отношениях в коллективе свидетельствует, что коллектив не чувствует себя командой, только каждый пятый чувствует себя в коллективе хорошо, а 13% вообще все равно какой коллектив его окружает.

Последним вопросом стал вопрос об улучшении процесса управления: Что необходимо изменить, чтобы работа была более успешна, конфликтность понизилась? (допускается более 1 ответа)

Ответы показывают, что  большая часть сотрудников (62%) считает, что для улучшения управления и снижения конфликтности в ООО «Универсал-Сервис»следует нормативно закрепить должностные обязанности за каждым из сотрудников, разработав должностные инструкции сотрудников, более половины сотрудников (55%) считают, что необходимо больше внимания уделить повышению корпоративности, созданию команды. Большое количество ответов набрали ответы о большей самостоятельности сотрудников (46%) и о повышении стимулирования опытных работников (41%), последнее говорит о том, что в фирме менее половины считают себя таковыми.

Поскольку многие сотрудники считают повышенную конфликтность  в ООО «Универсал-Сервис» результатом отсутствия самостоятельности при принятии решений, следует более внимательно рассмотреть процесс принятия решений в ООО «Универсал-Сервис».

 

Заключение

В данной работе была проанализирована деятельность ООО «Универсал-Сервис», ее основные цели и ближайшие перспективы развития, проведен анализ выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, ее конкурентоспособность на рынке.

Анализ численности  персонала показал, что значительно  увеличилась численность персонала  в 2010 г. и составила 125 человек. Численность рабочих в 2010 году увеличилась по сравнению с 2008 годом и составила в 2008 г.-112,7%, а в 2009 году – 119,2%.

Численность специалистов и служащих тоже увеличилась и  составила 104,7% и 103,8% соответственно по сравнению с 2008 годом, а уменьшение составило 88,00% и 90,00% по сравнению с 2009 годом.

Основными методами управления персоналом в ООО «Универсал-Сервис»  являются административные методы, экономические  методы и социально-психологические методы. Все эти методы позволяют менеджерам ООО «Универсал-Сервис» эффективно управлять человеческими ресурсами организации, минимизировать затраты и максимизировать прибыль организации, а также обеспечить стабильное развитие организации.

Анализ наиболее часто  повторяющихся конфликтов на предприятии  проведен на основе анкетированного анонимного опроса сотрудников управления, который показал, что большинство работников (64%) считают, что они перегружены работой, в то время, как остальные работают не достаточно; наибольшую конфликтность вызывает отсутствие закрепленных обязанностей за каждым сотрудником (43%); большинство сотрудников желали бы большей самостоятельности в работе (35%) , о коллектив не чувствует себя командой, только каждый пятый чувствует себя в коллективе хорошо, а 13% вообще все равно какой коллектив его окружает.