Особливості організація системи управлінського обліку

На підприємстві ДП “Парада”, аналогічно як і на інших підприємствах, координація являє собою узгодження дій всіх працівників підприємства метою досягнення тактичних та стратегічних завдань. Хоча окремі елементи системи управління мають свої інтереси, і мету, в процесі координації вони повинні підпорядковуватись загальній меті підприємства. Координацію здійснюють верхні ешелони апарату управління.

Контроль в загальному розумінні виступає в ролі інструмента, який забезпечує всі ланки апарату  управління інформацією про стан ДП “Парада”. Контроль включає в  себе різні види обліку бухгалтерський, статистичний, оперативно-технічний  та аналіз господарської діяльності. Облік та аналіз формують інформацію по тих показниках, які були вичначені при планувані та прогнозуванні. Таким чином, між контролем та плануванням діяльності ДП “Парада” забезпечується нерозривний зв'язок. Формування інформації про діяльність підприємства є однією з основних функцій апарату управління. Без інформаціїї не може відбуватись процес управління виробничою та фінансовою діяльністю.

Контрольна діяльність підприємства полягає в розробці норм функціонування системи і узгодження з плановими завданнями; створенні системи інформації; виявленні відхілень від норм функціонування; порівнянні фактичних показників з їх плановими значеннями; здійсненні необхідного впливу на людей, які мають відношення до контрольної ситуації; прийняття рішень. Для забезпечення контрольної діяльності ДП “Парада” необхідна інформація про стан об'єкта управління ресурси підприємства та їх раціональне використання; процеси, що відбуваються на підприємстві (постачання, внробниціво, збут); формування собівартості продукції тощо.

Система управління може ефективно функціонуваги лише при належному інформаційному забезпеченні. Проектування інформаційної системи на ДП “Парада” передбачає чітку структуру апарату управління, яка формується за такими правилами:

• поділ процесу управління на основні частини;
• визначення чисельноті працівників управління на основі нормативів по кожній функцій;
• визначення структурних підрозділів в залежності від характеру робіт і чисельності зайнятих працівників;
• складання принципової схеми організаційної структури управління із зазначенням підпорядкованості і взаємозв'язків управлінських підрозділів.

До організації апарату  управління на ДП “Парада” ставляться вимоги: економічність,   оперативність,   надійність,   оптимальність, гнучкість.

Доцільно зазначити, що в умовах господарської діяльності підприємств кожний об'єкт породжує певну інформацію, яка передається для системи управління, а система управління, в свою чергу, породжує інформацію, що впливає на об'єкт управління. Ці потоки інформації діють за певними законами і їх слід розглядати як систему інформації.

Система інформації яка  збирається на ДП “Парада” являє собою  організовану сукупність даних про внутрішні і зовнішні умови виробництва та їх бажаний стан. Система інформації відповідає таким вимогам:

• забезпечення мінімальним, але достатнім обсягом інформації для вироблення управлінських рішень;
• отримання достовірної інформації та її збереження на всіх стадіях руху;
• проходження мінімуму рівнів управління і структурних підрозділів;
• забезпечення відповідності частоти надходження і швидкості обробки частоті і швидкості змін стану відповідного елемента виробництва;
• адекватність інформації запитам апарату управління;
• збір даних, по можливості, про відхилення стану об'єкта від заданих параметрів;
• надходження інформації в залежності від рівня управління (чим вищий рівень управління, тим рідше надходження інформації з одного і того ж питання, тим вищий рівень укрупнення показників і більше оціночних параметрів об'єкта);
• доведення   мінімуму   інформації   про   основну   мету підприємства до всіх структурних підрозділів і апарату управління всіх рівнів;
• подання інформації в наочній формі;
• при мінімальному обсязі даних забезпечити максимум змісту інформації.

Для отримання інформації необхідна постановка проблеми, іншими словами визначити кому, в які строки, в якій формі і якого змісту необхідні дані про окремі сторони діяльності ДП “Парада”, забезпечити документування відповідних господарських операцій, збір і обробку даних.

На основі даних, які  надходять в систему управління, розробляються варіанти рішення проблеми. Для цього з деякої множини варіантів рішення вибирається найбільш оптимальний. Наступним етапом є реалізащя прийнятого рішення. При цьому розробляються заходи, направлені на втручання в господарську діяльність ДП “Парада” з метою отримання бажаного результату. Заключним етапом є контроль, який полягає в отриманні інформації про об'єкт чи процес, виявленні відхилень від бажаного результату і розробки нового варіанту рішення проблеми. Таким чином, управлінські рішення приймають циклічний характер, так, перед керівництвом ДП “Парада” постало питання необхідності випуску нових моделей, і тоді, 18 січня 2002 року перед менеджерами по збуту продукції ДП «Парада» керівництвом було поставлено таке завдання – зібрати дані по аналізу реалізації виробів для готелей, будинків відпочинку, санаторіїв у 2001 році, а також проаналізувати реалізацію продукції власного виробництва за січень 2001 року, для того, щоб у лютому 2002 року провести порівняльний аналіз – порівняти дані по реалізації продукції власного виробництва за січень 2001 та 2002 років. У першому випадку, за мету ставилося з’ясування питання доцільності розробки нових видів та додаткового виробництва окремих одиниць продукції, які будуть реалізовуватися для готелей, будинків відпочинку, санаторіїв у 2002-2003 роках. У другому випадку, ставилася мета порівняти – попит на окремі товари та необхідність розробки нових моделей одягу на новий осінньо-зимовий сезон (2003 року). У результаті отриманих даних було складено відповідні таблиці, які повністю наводяться у додатках. Наразі, ми лише проілюструємо групування одержаної інформації для прийняття управлінських рішень.

Так, у першому випадку, у зведених таблицях була відбражена наступна інформація:

 

Таблиця 2.1.1. Аналіз реалізації виробів для готелей, будинків відпочинку, санаторіїв 2001 році

 

№	Назва асортименту	модель	шт.	Вартість без  ПДВ (грн)	Сума без  ПДВ (грн)	Собівартість
						Ціна (грн)	Сума (грн)
	М-н “Марія”
	Комплект жіночий	П-103	6	274,58	1647,50	168,98	1013,88
	.......
2.	Сан. “Трускавець”
	Комплект білизни	143х215	40	46,83	1873,20	28,98	1159,20

 

У другому випадку, у  таблиці була відображена наступна інформація:

 

Таблиця 2.1.2. Аналіз реалізації продукціїї власного виробництва ДП “Парада” за січень 2001 року

 

№	Асортимент	Модель	Артикул	Кіл. шт.	С/в од. (грн)	Сума с/в (грн)
1.	Костюм жін.	1004	9В10	4	141,05	564,20
2.	Штани чол.	2001	ОВ4	2	42,37	84,74
	.....

 

У першому випадку, на підставі проаналізованих даних, було прийнято рішення по розробці нових моделей скатертин та додатковому випуску комплектів білизни.

У другому випадку, було прийнято рішення про розробку нових  видів жіночих жакетів.

Отримана інформація на ДП “Парада” може класифікуватись  за декількома ознаками: ступенем механізації (ручна, механізована, автоматизована); рівнем   управління  (робоче  місце, дільниця, цех, підприємство); часом отримання (оперативна, поточна, довгострокова); місцем отримання (внутрішня і зовнішня); ступенем узагальнення (первинна і зведена).

Економічна інформація характеризується складністю через  те, що необхідно збирати дані по широкому об'єктів і багатьох економічних  показниках. Інформація необхідна про  окремі робочі місця та структурні підрозділи підприємства (дільниці, цехи, служби тощо).

З точки зору джерел формування інформація поділяється на внутрішню  і зовнішню.

Внутрішня інформація формується в межах ДП “Парада” і містить  дані про діяльність всіх структурних  підрозділів, служб управління, про  хід виробничого процесу, про використання ресурсів, про реалізацію продукції і фінансовий результат. Зовнішня інформація надходить від вищестоячих організацій. характеризує зв'язкн і взаємовідносини з постачальниками, споживачами, транспортними організаціями, фінансовими і банківськими органами, арбітражем тощо.

За об'єктами спостереження  інформація поділяється на економічну, технічну, технологічну, соціально-економічну, науково-технічну.

За типом управлінських  процесів інформація поділяється на планову, організаційну, адміністративну та контрольну.

За ступенем узагальненя  інформація поділяється на первинну, яка характерна для найнижчою рівня управління, вона відрізняється великим сіупенем деталізації (до окремих фактів), великим обсягом і внаслідок цього цінність її для управління досить значна, та зведену або вторинну, яка базується на первинній інформації і її значення зростає в міру підвищення рівня управління

Облікова інформація на ДП “Парада” ціленаправлена для  прийняття конкретного виду рішень. Для потреб управління дані обліку і звітності диференціюють в залежності від рівня управління і виду рішень.

Управлінська система  на аналізованому підприємстві до цього  часу в недостатній мірі використовує інформацію для прийняття рішень через те, що й працівники (керівники, спеціалісти, службовці) не володіють в необхідному обсязі знаннями інформатики, не знають ролі і можливостей бухгалтерського обліку і аналізу господарської діяльності. На ДП “Парада” цю проблему вирішують залучаючи кваліфіковані кадри – найманням на роботу бухгалтерів зі знаннями комп’ютера.

Бухгалтерський облік  являє собою основну частину  інформаційної системи підприємства, забезпечуючи до 70 % всього обсягу даних про господарську діяльність ДП “Парада”.

В умовах, коли підприємства мають юридичну і оперативно-господарську незалежність і виступають на ринку самостійними товаровиробниками між якими ведеться конкурентна боротьба, бухгалтерський облік на ДП “Парада” орієнтується на забезпечення інформацією всіх відділів і служб управління не тільки про внутрішнє, але й про зовнішнє середовище.

Таким чином, на ДП “Парада” з одного боку, спостерігається великий  дефіцит інформації і її запізнення, а з іншою боку, половина інформації ніким не використовується. Таке положення  в бухгалтерському обліку можна характеризувати як кризове. Звідси висновок щодо актуальності і необхідності досліджень потреб в інформації управлінської системи і переорієнтація системи бухгалтерського обліку на задоволення потреб управління.

Необхідно виходити з  тою, що система управління є ведучою, а система обліку забезпечуючою ланкою.

На ДП “Парада” управлінський  облік повинен упоряджувати вхідні і вихідні потоки інформації у  відповідності з потребами системи  управління, внутрішня структура системи бухгалтерського обліку повинна змінитись в такому напрямку, щоб своєчасно і в повному обсязі дати вихідну інформацію для управління.

 

 

2.2. Класифікація  витрат для здійсненя обліку  контролю, аналізу, регулювання планування  та управління

 

У відповідності до основних положень про склад витрат виробництва (обігу) і формування фінансових результатів на підприємствах і в організаціях України, затверджених постановою КМУ передбачено групування витрат, що включаються до собівартості продукції (робіт, послуг) за двома ознаками:

а) за економічними елементами;

б) за статтями калькуляції.

Витрати, які включаються  до собівартості продукції, групуються відповідно до їх економічного змісту за такими елементами:

1. Матеріальні витрати  (за виключенням з собівартості  зворотних відходів);

2. Витрати на оплату праці;

3. Відрахування на  соціальні заходи;

4. Амортизація основних  фондів;

5. Інші витрати.

Що доцільно показати у вигляді таблиці,

 

Таблиця 2.2.1. Витрати, які включаються до собівартості пальто хутрового

 

пальто хутрове
	Витрати (грн)
Матеріали	56,65
Обрабка матеріалів	21,2
Заробітна плата	10,5
Амортизация	4,1
Всього	92,45

 

Вартість матеріальних ресурсів, які включаються до собівартості продукції, визначається виходячи з цін їх придбання без урахування податку на добавлену вартість за винятком випадків, коли це передбачено законодавчими актами (включаючи оплату процентів за кредит, який надається постачальником матеріальних ресурсів), націнок або надбавок, комісійних винагород, сплачених постачальницьким і зовнішньоекономічним організаціям, вартості послуг товарних бірж, включаючи брокерські послуги, мита і митного збору, витрат на транспортування, зберігання і а доставку, які здійснюються сторонніми організаціями.