Особливості організація системи управлінського обліку

Вивчаючи практику виділення управлінського обліку із загальної системи бухгалтерського обліку, ми звернулися до досвіду економічно розвинутих країх. Зокрема, у праці А. Яругової «Управлінський облік: досвід економічно розвинутих країн» відмічається, що ціль сучасного бухгалтерського обліку можна визначити як інформаційне моделювання процесів управління господарськими благами і контроль за їхнім відтворенням. Управління (при обмежених ресурсах) припускає встановлення цілі господарської діяльності і вибір засобів її досягнення. Задача бухгалтерського обліку складається у вимірі й оцінці цілі управлыння - спочатку встановленою адміністрацією або ж скоригованої нею внаслідок нестійкості і мінливості умов, у яких реально протікає господарська діяльність підприємства. Контрольні функції бухгалтерського обліку полягають насамперед у визначенні економічної ефективності діяльності відповідальних осіб - у рамках наданих їм повноважень - по розпорядженню засобами виробництва і робочої сили.

У умовах радикальної  економічної реформи, коли господарська самостійність підприємств розширена, а увага адміністрації акцентована  на економічних зв'язках із мікросуб'єктами і мікроекономікою, облік витрат стає частиною управлінського обліку. Він організується виходячи насамперед  із потреб підприємства і його адміністрації.

Подальший розвиток і  поглиблення бухгалтерського обліку припускають створення і функціонування операційної орієнтованої підсистеми планування, контролю, обліку витрат і фінансових результатів по центрах відповідальності. Можна виділити три типи таких центрів, відповідальних відповідно за: а) витрати, б) фінансові результати, в) окупність виробничих капіталовкладень.

На ранніх стадіях еволюції, бухгалтерський облік існував як самостійна інформаційна система. Проте в міру розвитку господарської діяльності він усе більше поєднується з інформаційною системою управлыння. Для кожного окремо узятого підприємства ступінь цього суміщення залежить від конкретних умов його роботи, стабільності зовнішнього середовища, особливостей технологічних процесів і організаційної структури бухгалтерії. Поєднуючись з інформаційною системою управління, бухгалтерський облік підготовляє інформаційну базу для прийняття управлінських рішень трьох типів - операційних, тактичних і стратегічних. Причому в тому, що стосується рішень операційних і тактичних типів, він цілком забезпечує адміністрацію необхідною інформацією; для прийняття ж стратегічних рішень додатково до облікових необхідно використовувати дані, отримані в результаті спеціальних досліджень.

Все сказане дозволяє розглядати бухгалтерський облік як систему (комплекс моделей), що сприяє ефективному функціонуванню господарства і забезпечує оцінку ступеня відповідальності осіб, дії яких впливають на його функціонування. Ціль бухгалтерського обліку з цього погляду зводиться до контролю ресурсів підприємства, здійснюваному як в інтересах власника, так і агентів і кореспондентів¹.

Управлінський облік  був створений інженерами і технологами ще у другій половині XIX століття у США. Мета управлінського обліку формулювалася таким чином: надання інформаційної допомоги управлінцям, контроль і прогнозування витрат, вибір найбільш ефективних шляхів розвитку підприємства, прийняття оперативних управлінських рішень. Суть управлінського обліку полягає у забезпеченні інформації для управління. Великий вклад в управлінський облік вніс Гаррінгтон Емерсон (1853 — 1931рр.), який розробив основи нового методу обліку — стандарт-кост. Ідея методу обліку "стандарт-кост" полягає у тому, що до початку виробництва продукції на основі норм визначається собівартість продукції, а в процесі виробництва — відхилення від норм.

Ці ідеї втілив в теоретичні розробки Чартер Гаррісон у 1911 р. Починаючи з 1932 р. поступово принципи організації обліку за нормами стали впроваджуватись на підприємствах України. Такий метод був названий нормативним і його суть полягає в організації нормативного господарства в розрізі деталей, вузлів, окремих агрегатів і виробу в цілому. На підставі норм витрат складаються нормативні калькуляції собівартості продукції. Окремо ведеться облік відхилень в розрізі причин та винуватців. а також зміни норм. Управління за відхиленнями дає можливість в оперативному порядку стежити за формуванням собівартості продукції.

1.3. Організація  системи управлінського обліку

Під організацією розуміється: 1) внутрішня упорядкованість, узгодженість, взаємодія більш-менш диференційованих і автономних частин цілого; 2) сукупність процесів або дій, що ведуть до створення й удосконалювання взаємозв'язків між частинами цілого; 3) об'єднання людей, що спільно реалізують програму або ціль і дыють на основі визначених правил і процедур. Н. Г. Чумаченко дещо розширює це поняття, розумыючи під організацією: 1) колектив людей, об'єднаних певним чином для досягнення визначених цілей; 2) самостійне заснування, що являє собою колектив, який володіє засобами матеріального забезпечення для виконання визначених функцій; 3) структуру системи, стани, визначені структурно і функціонально, співвідношення частин (по відношенню один до одного і до цілого); 4) функцію управління, що складається у формуванні керуючих і керованої систем, створенні упорядкованості й оптимальних відносин між ними¹.

Раціоналізацію обліку варто розглядати у два його аспекти: як раціоналізацію усередині системи обліку (внутрішня раціоналізація) і раціоналізацію в плані її впливу на удосконалювання організації управління об'єктами (зовнішня раціоналізація).

Інтегрований підхід до процесу управління підприємством припускає дослідження функцій управління, по суті яких у науковій літературі є різні точки зору. Одні економісти функцію управління визначають “як діяльність системи, що здійснюється по визначеній програмі, що складається з послідовних змін у часі, закладеної в самій структурі системи і регулюючої її за допомогою зовнішніх впливів”², інші - як “частину, що відокремилася, область або вид організаційної діяльності, що виникнула в результаті поділу праці і спеціалізації в сфері управління³. В. І. Стражев під функцією управління розуміє “окремі спеціалізовані дії суб'єкта управління, що у сукупності забезпечують цілеспрямований розвиток об'єкта управління”⁴. Як бачимо, у даних визначеннях містяться або тільки організаційний аспект функцій управління і не відбивається цілеспрямований їхній вплив на об'єкт у загальній системі управління, або визначальне значення надається діям суб'єкта керування, у той час як його діяльність може не відповідати досягненню поставленої цілі, і в цьому випадку вона, тобто діяльність, не буде відбивати розв'язуваних системою задач, що випливають із діалектичної єдності процесів виробництва і управління.

Відомо, що в результаті здійснення виробничої, господарської  і фінансової діяльності підприємств  відбувається процес кругообігу засобів, при цьому основні фонди й оборотні кошти, беручи участь в економічному обороті, знаходяться в постійному русі, змінюючи свою форму і послідовно проходячи всі три стадії: придбання, виробництво і реалізацію. Управління всіма стадіями економічного обороту господарських засобів здійснюється в результаті виконання функцій планування, організації, обліку, контролю, аналізу і регулювання, що є загальними функціями процесу управління економікою підприємств. Причому перерахованим функціям властива визначена етапність: I - припускає наявність цілі, її постановку, розробку програми дій і відповідної організації, із тим щоб привести систему в заданий стан (планування й організація); II - передбачає спостереження, фіксацію, переробку інформації про дійсний стан об'єкта з виявленням відхилень у їхньому причинному зв'язку і залежності реального економічного процесу від планової моделі, тобто від поставленої цілі (облік і контроль); III - полягає в порівнянні і зіставленні фактичних даних досліджуваного об'єкта та впливів на об'єкт управління з метою регулювання його фактичного стану (аналіз і регулювання).

Необхідно зауважити, що, незважаючи на виявлену чіткість складу загальних функцій і їхню етапність, у процесі управління при вирішенні  комплексу задач, пов'язаних із використанням ресурсів на всіх стадіях відтворювального циклу, практично усі функції взаємодіють між собою, тому що в практиці управління жодний організаційно структурований орган не займається тільки одною загальною функцією. Це особливо важливо в сучасних умовах створення цілісної системи управління, що включає цілу гаму радикальних організаційно-економічних дій переходу до нового економічного механізму діяльності господарських органів. Важлива роль при цьому приділяється розвитку й удосконалюванню організаційних структур основної ланки господарювання, і в їхньому числі розгортанню в економіці різноманітних інтеграційних процесів, особливо по горизонталі. Такий підхід сприяє комплексному розвитку системи управління і господарювання, покликаних забезпечити органічну єдність і ефективну взаємодію усіх функцій управління, із тим щоб управлінські впливи суб'єкта на об'єкт ставали більш цілеспрямованими, діючими, що наближаються до оптимального. Для забезпечення єдності технічної, організаційної і методологічної політики в керуванні об'єктом необхідна організація спільної діяльності різних спеціалістів. Відносна відособленість окремих функцій при цьому не повинна сприйматися як абсолютна самостійність, а цілі кожного із них як самодостатні.

Таким чином, оптимальність  процесу управління конкретним об'єктом  із метою запобігання небажаних  тенденцій припускає інтегрований підхід до взаємодії всієї сукупності функцій управління шляхом своєчасного  науково обгрунтованого впливу на процеси, що у ньому протікають. Одним з основних напрямків вирішення цієї проблеми є створення належного інформаційного забезпечення в напрямку інтеграції інформаційних потоків і створення на цій основі інтегрованої системи опрацювання даних.

Перехід від адміністративно-командних методів і форм регулювання господарського життя припускає використання таких засобів, форм і методів у системі керування економікою, що спроможні забезпечити принцип максимальної економічної ефективності і досягнення на цій основі найбільшого кінцевого економічного результату. Поставлені задачі, з одного боку, і процеси, що відбуваються в економіці - з іншого, потребують приведення в дію всього різноманіття чинників, що роблять безпосередній вплив на ефективність управління. Важлива роль у вирішенні цих задач належить удосконалюванню організаційних структур управління економікою.

Оптимальність процесу  управління в сучасних умовах орієнтована  на комплексний вплив із боку як виробничих, так і управлінських  відділів і служб підприємств, що потребує створення повної інформаційної моделі щодо конкретного об'єкта керування. Тому при визначальній ролі облікової системи необхідно забезпечити взаємозв'язок різноманітних інформаційних систем як основи для взаємодії усіх функцій управління: планування й організації, обліку і контролю, аналізу і регулювання. Вирішення цієї задачі дозволить здійснити перехід до інтегрованого управління, під яким розуміється таке прийняття рішень, коли забезпечується виконання узгоджених у просторі і в часі дій, спрямованих на ефективне досягнення загальної цілі. Стосовно до системи управління підприємством інтегроване керування означає цілеспрямовану взаємодію функціонально відособлених виробничих і управлінських ланок як по вертикалі між рівнями управління (підприємство-цех-ділянка-робоче місце), так і по горизонталі - між функціональними відділами і службами шляхом реалізації всієї сукупності функцій, пов'язаних із вирішенням комплексу задач, що відбивають процес управління по стадіях кругообігу засобів.

Таким чином, поставлені задачі по поліпшенню планування, організації, обліку, контролю, аналізу і регулювання діяльності підприємства, його структурних підрозділів і окремих виробничих колективів є об'єктивною передумовою для розвитку інтеграційних процесів у управлінні економікою, особливо по горизонталі¹.

У умовах функціонування предметно-функціональних структур управління для цього необхідна раціонально  організована система інформаційного забезпечення, основною задачею якої є забезпечення всіх ланок керуючої системи на всіх ієрархічних рівнях цілеспрямованою, повною, достовірною й оперативною інформацією про процеси, що відбуваються в об'єкті управління, при належному контролі за ефективністю використання ресурсів.

Таким чином, у системі управлінського обліку весь цикл підготовки необхідної інформації для прийняття управлінських рішень має такі складові:

• виникнення проблеми (визначення завдань);
• розробка альтернативних варіантів з урахуванням змін у зовнішньому та внутрішньому середовищах;
• вибір оптимального рішення;
• контроль за реалізацією оптимального рішення;
• аналіз ефективності діяльності та оцінка ефективності управлінських рішнь².

Організація являє собою  процес, який направлений на найбільш оптимальне сполучення ресурсів   матеріальним, енергетичних, трудових, фінансових, інформаційних у виробничому процесі. В процесі організації знаходять своє вираження використання досягнень науково-технічного процесу, впровадження нових технологій, наукової організації праці. Ефект організації проявляється у вдалому поєднанні всіх видів ресурсів та їх раціональному використанні, тому значна частина робочого часу апарату управління використовується для організації віробничого процесу.

На ДП “Парада” організація системи управлінського обліку – це є налогоджений керівником підприємства процес для досягненя поставлених цілей по прийняттю управлінських рішень перед його підлеглими. Всі працівники, які відповідають за певні ділянки роботи, збирають, у відповідності до своїх посадових обов’язків, необхідну інформацію. Керівництво їхньою роботою здійснює безпосередньо сам керівник підприємства або призначена ним певна особа на визначений час.

Для організації системи  управлінського обліку на ДП “Парада” розподілення обов’язків відбувається звеху вниз, а збір необхідної інформації – знизу вверх. Остаточне управлінське рішення приймає керівник підприємства.

Слід відзначити, що аналізованому  ними підприємстві ще недостатньо організована система управлінського обліку. Простежується, інколи, невідповідальне і халатне  ставлення до виконання своїх  обо’язків певних працівників, що призводить до необ’єктивності отриманої інформації і, відповідно, неефективних управлінських рішень. Також ще недостатньо налагоджена система фіксації та обробки отриманої інформації. Ці обставини вказують нам, що у діяльність ДП “Паради” необхідно вносити зміни, що поступово вирішать ці проблеми.

Розділ 2. Управлінський  облік в прийнятті ділових  рішень

2.1. Формування  інформації управлінського обліку  для прийняття ділових рішень

Адміністрування та мотивація, як елемент управління, направляються на прийняття рішень та підкріплення їх наказами, інструкціями, вказівками з приводу використання живої праці та матеріальних ресурсів. Адміністрування передбачає підпорядкування і субординацію між членами колективу. Одні з членів наділені розпорядчими функціями, а інші виконавськими. Мотивація передбачає розробку положень про винагороду за досягнення в праці. Преміальна система повинна бути направлена на сприяння росту продуктивності праці, зниження витрат на виробництво, підвищення якості продукції. Адміністрування та мотивація повинні органічно вписуватись в систему управління і діяти постійно.