Организация труда руководителя

        Необходимость учета затрат рабочего времени сегодня признается практически всеми руководителями и специалистами.

  Специфика труда руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает не сам, а, преимущественно воздействуя на людей, которые решают эти задачи. В каждом трудовом коллективе руководитель занимает особое место как лицо, несущее персональную ответственность за решение возложенных на коллектив задач, состояние и результаты его деятельности.

Ответственность руководителя носит двоякий характер:

- с одной стороны, он отвечает перед коллективом за правильное руководство, создающее условие для эффективной работы;

- с другой – перед потребителями продукции и услуг за своевременное и качественное удовлетворение потребностей в них.

На организацию личного  трудового процесса руководителя влияют: стиль работы, используемые формы  и методы управления коллективом, уровень  руководства, техническое оснащение  рабочего места и др. факторы. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда [См.: 7, 174].

        Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих НОТ. От используемых методов и организации труда руководителя. во многом зависит успех всей работы по совершенствованию управления.

         Когда мало внимания уделяется изучению и применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденными, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. В коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления. Из общего круга вопросов организации трудового процесса руководителя, особое значение имеют планирование, и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий [См.: 10, 182].

   Управленческая деятельность руководителя многогранна, многофункциональна, многопланова, весьма разнообразна, имеет в своем составе компоненты, принадлежащие к разным, подчас далеко не сходным профессиям, а поэтому весьма сложна. Руководитель выступает в ролях организатора (лидера),  специалиста (инноватора),  администратора,  воспитателя,  общественного деятеля (дипломата), человека. С переходом от командно-административных преимущественно экономическим методам хозяйствования и самоуправлению существенно возрастает роль руководителя как организатора. Несмотря на различия в целевом назначении каждого вида деятельности, общим для них является то, что деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.
2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.
3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.
4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.
5. Принятие решений.
6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

      7.   Совершенствование деятельности организации в целом [См.: 12, 164].

            Личная работа руководителя означает организацию проведение, участие в совещаниях, собраниях; проведение приемов и бесед личного и производственного характера; работу с корреспонденцией; телефонные разговоры.

           Таким образом, рассматривая организацию труда руководителя как самостоятельное направление экономической работы предприятия, ее нельзя изолировать от остальных элементов организации производства. Как показывает практика, наибольший эффект от внедрения мероприятий по организации труда достигается в тех случаях, когда их разработка и внедрение осуществляется в комплексе с мероприятиями по совершенствованию техники и организации производства.

          Среди направлений организации труда руководителя следует особо выделить его нормирование и планирование. Это объясняется тем, что любой трудовой процесс строится во времени. При его проектировании и внедрении всегда должно использоваться нормирование, позволяющее не только установить меру труда, но и оценить рациональность каждого элемента, определить лучшую последовательность их выполнения.

             В условиях рыночных отношений организацию труда руководителя все в большей степени связывают с социально-экономическими и социально-психологическими аспектами управления предприятием, так как при конкурентной борьбе проблема повышения эффективности использования труда персонала становится весьма острой. Наряду с этим возрастают требования к обеспечению работодателем нормальных условий и оптимальной напряженности труда, его содержательности.

 

         1.2. Трудовая деятельность руководителя, ее особенность

 

           Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

           В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу [См.: 4, 167] .

           Руководитель как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

- руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

- работа руководителя в основном умственная;

- нелимитированность работы руководителя;

- повышенные нервно-психические усилия руководителя, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

- труд руководителей не подается количественному учету;

- необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

- если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

- работа руководителя в основном не имеет четкого завершения [См.: 1, 143].

           В деятельности руководителя можно выделить два основных аспекта - целесообразность и эффективность. Целесообразность - это умение делать нужную работу. Эффективность - это умение экономично использовать все имеющиеся ресурсы. Целесообразность несравненно важнее эффективности, поскольку человек должен выполнять нужную работу, и только в этом случае имеет смысл говорить о ее эффективности.

          Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.

          Мы рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):

Запланированные заседания, встречи » 60 - 65%;

Разговоры по телефону » 3 - 6%;

Работа с документами » 17 - 22%;

Поездки, осмотры » 3 - 7%;

Незапланированные встречи » 7%;

Отдых » 2%;

Потери времени » 2% [См.: 3, 145].

           Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

        Вопросы организации собственного труда многие руководители часто игнорируют , ссылаясь на специфику сферы своей деятельности, на то, что они перегружены текучкой.

        Правильное планирование ежедневной работы, среднесрочной, и долгосрочной деятельности позволяет получать значительный выигрыш во времени и достигать хороших результатов в работе.

          Рациональная организация труда  – это не личное дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня,  его постоянная занятость решением  мелких частных проблем, создают в организации и аппарате управления обстановку нервозности, неопределенности.

         Для того чтобы научиться эффективно  планировать свое время, необходимо  правильно определять куда, на  какие работы тратится рабочее  и внерабочее время.

         Для правильной организации своего  труда руководитель должен уметь  определять продолжительность каждой  планируемой работы, сроки ее  начала и окончания. При этом  следует обязательно сопоставлять  время, необходимое для работы  с имеющимся фондом времени.

         В труде руководителей различных организации и на различных уровнях управления много общего: повторяющихся методов, приемов, способов выполнения отдельных операций, процедур, видов работ, являющихся составными частями процесса труда, рациональное выполнение которых значительно повышают эффективности деятельности, как руководителя, так и руководимого им коллектива. Труд руководителя требует особых качеств личности. Он должен уметь охватывать все стороны возникающих проблем, быстро анализировать огромный материал чрезвычайной сложности, связанный с различными областями знаний, систематизировать его, выделять существенное, намечать планы эффективных действий и предвидеть их последствия, а также в случае необходимости, при резком изменении обстановки, быстро менять эти планы. Все это невозможно без основательной, интеллектуальной и специальной подготовки и достаточного опыта работы. Как правило, лучших руководителей отличает высокая культура, образованность и большой многогранный опыт работы.

      1.3. Требования к профессиональным и личностным качествам руководителя

 

            Качества, необходимые руководителям, большинство специалистов разделяет на три группы: профессиональные, личные и деловые.

            К профессиональным относят те, которые характеризуют любого грамотного специалиста и обладание которыми является лишь необходимой предпосылкой выполнения им обязанностей руководителя.

К ним относятся:

- высокий уровень образования, производственного опыта, компетентности в соответствующей профессии;

- широта взглядов, эрудиция, глубокое знание как своей, так и смежных сфер деятельности;

- стремление к постоянному самосовершенствованию, критическому восприятию и переосмыслению окружающей действительности;

- поиск новых форм и методов работы, помощь окружающим, их обучение;

- умение планировать свою работу [См.: 9, 187].

        Большое внимание хотелось бы уделить такому профессиональному качеству, как управленческая компетентность, так как оно является основополагающим для любого руководителя.

      Успешный  руководитель должен обладать  высокой управленческой компетентностью, то есть ему необходимо не только хорошо знать профессиональную область (продажи, производство, сборка, технология и т.п.), но и обладать знаниями и умениями (навыками) в сфере управления и работы с людьми. Только в этом случае он сможет добиться высоких результатов от подчинённых [См.: 11, 164].

      Сферы  управленческой компетентности:

       - выполнение  административные функции;

       - оценка  и контроль работы подчинённых;

       - обеспечение  должного уровня мотивации подчинённых;

       - осуществление коммуникации;

       - организация  собственной работы и поддерживание  необходимого уровня работоспособности;

       - обучение  и развитие подчинённых;

       - подготовка  и реализация управленческих  решений;

       - организация  работы;

      Для успешного руководства и работы с людьми руководителю необходимы определённые умения (навыки), которые можно поделить на семь основных групп:

      1. Оптимизация  процесса управления:

       - определение  численности подчинённых, необходимой  для выполнения  работы;

       - постановка  целей и определение приоритетов  в работе подчинённых;