Организация личного труда менеджера

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

• к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
• пик работоспособности приходится на первую половину дня;
• после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной [18, с.34-35].

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) – это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы [17, с.415].

Контроль выполняет три задачи:

1. осмысление физического  состояния. Что достигнуто к моменту  осуществления контроля?

2. сравнение запланированного  с достигнутым. В какой степени  достигнута поставленная цель?

3. корректировку установленных  отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль) [22, с.27-29].

Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10 % рабочего времени.

 

1.3.Планирование рабочего времени менеджера

 

Можно рассмотреть основные правила, выполнение которых поможет менеджеру добиться экономии времени [18, с.23].

1. Формируйте рабочие  блоки, в которые вы будете  включать выполнение крупных  или сложных по характеру заданий.

Работа с перерывами требует больших затрат времени, чем непрерывная сосредоточенная работа по выполнению одного и того же задания. Перерывы в работе требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединять выполнение нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответ на письма своих корреспондентов, обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь  и устанавливайте неприемные  часы.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, так как время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.д.

Исходя из вышеизложенного менеджеру целесообразно при составлении распорядка своего рабочего дня предусмотреть порядка двух часов в первой половине рабочего дня на выполнение наиболее сложных (творческих) работ. Для этого в эти часы следует переключать телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности своей деятельности.

3. При проведении переговоров  устанавливайте регламент, а также  определяйте необходимые затраты  времени для выполнения определенных  заданий. Ту или иную работу  выполняют обычно столько, сколько  времени имеется в распоряжении.

4. Придерживайтесь принципа  установления приоритетов при  выполнении всех видов работ.

Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи.

Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей – это четко и однозначно устанавливать приоритеты по системе дел, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных задач.

5. По возможности выполняйте  только действительно важные  дела (принцип Парето).

6.    В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя ваши подчиненные, непременно должны выполнить именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, фирм по оказанию различных услуг.

7.   Крупные задания целесообразно выполнять небольшими частями.

Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, «откладывать выполнение дел в долгий ящик». Цели и проекты следует также делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени.

8. Главные задачи выполняйте рано утром, что создает ощущение успеха [18, с.23-25].

Секрет успеха многих менеджеров в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

Знание и практическое использование основных правил для правильного построения рабочего времени менеджера и его подчиненных позволяет в конкретных производственных условиях повысить эффективность трудовой деятельности подразделений организаций [2, с.7].

При организации планирования личной работы менеджеру следует придерживаться такой последовательности:

• определение затрат времени на постоянные дела;
• анализ содержания планируемых дел и определение времени, необходимого для их выполнения;
• составление перспективного плана;
• запись текущих дел и составление плана рабочего дня [22, с.17].

Планирование времени менеджера, как правило, имеет две цели:

• употребить имеющееся время для высокоэффективной деятельности;
• достичь поставленных задач с возможно меньшим расходом времени.

Чем грамотнее и тщательнее менеджер спланирует свое время, тем плодотворнее сможет использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Мировой опыт свидетельствует: увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете к экономии времени в целом [14, с.157-159].

Менеджеры, которые регулярно в течение 10 минут планируют свой рабочий день, могут сэкономить до двух часов рабочего времени и значительно эффективнее справляются со всеми стоящими перед ними задачами.

Планирование работы осуществляется подавляющим большинством менеджеров. Они планируют предстоящий день, неделю, месяц, квартал, год, а также ближайшие 3–5 лет.

Однако мало кто из менеджеров рассчитывает предстоящую работу во времени. Это обусловлено отсутствием данных о затратах времени на аналогичные работы, которые выполнялись ранее. Для рациональной организации своего труда менеджер должен уметь четко определять продолжительность каждой планируемой работы, сроки ее начала и окончания. Начинать следует с долгосрочного плана. Для этого надо составить перечень наиболее значимых работ за год, квартал, месяц, а затем установить сроки начала и окончания этих работ. В числе таких работ могут быть повторяющиеся из года в год работы, а также работы, необходимость в которых должна появиться в будущем. Необходимость включения таких работ, сроки их начала и окончания могут быть определены на основе опыта прошлых лет. Работа менеджера динамична, сложна, отличается многими случайными, непредсказуемыми событиями, которые могут нарушить намеченные ранее планы.

Поэтому считается хорошим показателем выполнение личных планов менеджерами на 70–75%. Это уже значительный сдвиг в сторону улучшения распределения времени [21, с.167-168].

Грамотное планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные с тем, чтобы потом распределить выполнение каждой из них по времени.

Принципиально важно составлять планы на день в письменном виде. Это обеспечивает разгрузку памяти и создает хорошие мотивы к работе. Деловая активность менеджера становится целенаправленной и ориентированной на строгое следование разработанному плану. Кроме того, план, продуманный и зафиксированный на бумаге, менее подвержен воздействию различных помех [14, с.161].

Благодаря систематическому контролю результатов у менеджера не теряются несделанные дела, их можно перенести на другое время. Постоянное планирование позволяет совершенствовать методику личной работы менеджера, так как при четком понимании того, что нужно сделать в течение рабочего дня, менеджер старается рационализировать свой труд, чтобы добиться лучших результатов. Реальный план на день – это план, в котором содержится лишь то, что менеджер хочет, должен и может сделать в течение дня.

Поэтому чем более реальным и представляются поставленные цели, тем больше сил концентрирует менеджер на их достижение [21, с.168].

Для более эффективной организации труда менеджера необходимо проводить целевое планирование его труда. Целевое планирование труда менеджера представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, заранее известных целей. Целью в планировании организации труда менеджера является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде схемы:

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Планирование организации труда менеджера

Важное место в работе менеджера занимает работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция в зависимости от источника делятся на исходящие и входящие. Исходящие документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должны быть составлены и написаны грамотно [1, с.25].

В основном печать исходящих документов находится в ведении секретаря. Задача менеджера – составлять только те документы, которые не могут быть составлены его подчиненными. В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления и уточнения [11, с.369].

В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1)   Регистрация поступающей корреспонденции.

2) Сортировка корреспонденции в зависимости от предназначения.