Организационные отношения в менеджменте

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная. В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений.

2.3 Пути повышения эффективности организационных отношений

Исследования и наблюдения свидетельствуют, что, к сожалению, дефицит рабочего времени, часто встречающаяся у руководителя, установка на преимущественное решение текущих, повседневных вопросов, кратковременные, исключительно рабочие контакты с подчиненными не позволяют создать высокий уровень организационного обеспечения исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей. Однако с руководителя не снимается забота о повышении в организации должностной деятельности подчиненных, эффективности их служебного взаимодействия и выполнения поставленных служебных задач.

В организации постоянно протекают сложные внутренние процессы, в которых выражается ее функционирование и развитие. Суть функционирования состоит в достижении организационных целей на основе использования и преобразования окружающей среды и ее элементов; при этом организация сохраняет себя как целое в первоначальном виде. Развитие организации заключается в ее постоянном преобразовании в соответствии с изменяющейся внешней и внутренней средой. Путем таких преобразований и перехода к новому состоянию организация пытается восстановить нарушавшееся в результате ее изменений равновесие, в котором она пребывала прежде и без которого ее нормальное функционирование невозможно. В зависимости от стоящих перед организацией целей и способов их достижения ее развитие может быть прогрессивным, нейтральным или регрессивным.

Существует два вида внутриорганизационных процессов и функций:

      поддержание сложившихся отношений и связей для сохранения организации как таковой и решения стоящих перед нею задач с помощью совокупности действий по постановке целей, выработке и принятию решений, распределению прав и обязанностей, ресурсов и т.д.

      улучшение существующих и создание новых отношений и связей, обеспечивающих развитие организации в целом, т.е. ее систематическое, планомерное совершенствование.

Вообще, развитие организации существует в двух формах: организационного проектирования и организационной рационализации. Организационное проектирование означает формирование организационных структур, схем и процедур управления на стадии проектирования организации с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет в ней работать. Оно имеет место при создании новой компании.

Под организационной рационализацией понимается постоянное совершенствование организационных отношений на действующих структурах. Она может быть элементной, частичной или полной в зависимости от масштабов необходимых преобразований.

Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К последним относят, например, уровень руководства, позволяющий безошибочно определять основной объект реорганизации, обеспечить   преемственность   преобразований,   создать   действенную   систему стимулов для участников работ и т.п. К объективным прежде всего относится степень инерционности самой организации, ее способность быстро и гибко реагировать на изменение внутренних и внешних условий, а также наличие необходимых материальных, кадровых и информационных ресурсов. Последние являются одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера. Используя и передавая информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Коммуникация предъявляет требования к каждому участнику управленческого взаимодействия: необходимо наличие у сотрудников определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Коммуникация как организационный процесс является ключевым процессом, а построение коммуникационных сетей позволяет организовать его наиболее эффективным образом в соответствии со сложившейся ситуацией. Далее хотелось бы привести несколько способов совершенствования организационных коммуникаций.

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационном обмене.  Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегами по работе.

Управленческое планирование, реализация планов и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля – вот дополнительные действия, подвластные руководителю для совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи являют часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из их части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там.

Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы надо проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1)     четко ли доведены до них цели их деятельности;

2)     с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3)     получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4)     открыт ли их руководитель для предложений;

5)     информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе и т.д.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.

Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Организационные отношения складываются в процессе выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и их взаимодействия друг с другом и с взаимодействующими подразделениями. Повышение уровня продуктивности организационных отношений позволяет улучшить организованность и четкость в работе, преодолеть недостатки во взаимодействии должностных лиц и структурных подразделений.

Все предложенные методики позволяют значительно улучшить организованность в служебной деятельности и повысить продуктивность организационных отношений как внутри этого подразделения, так и при взаимодействии с другими служба.

Подытоживая все вышесказанное можно  сказать, что организационные отношения это воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении.

Организационные отношения могут складываться на уровне:

                 здравого смысла;

                 взаимного уничтожения;

                 заранее спроектированного взаимодействия.

В основе организационных отношений лежит порядок, т.е. принятый или установленный свыше регламент нахождения объекта во времени и в пространстве. Принятый порядок обычно входит в традицию организации и для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия.

Организационные отношения могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям).

Организационная структура аппарата управления – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ.

К структурным организационным отношениям относятся

      воздействия определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

      взаимодействия это положительные действия обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие.

      противодействия это отрицательные действия обратной связи со стороны человека на воздействие.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Различают связи:

      линейные (административное подчинение),

      функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения),

      межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

      линейная;

      функциональная;

      линейно-функциональная;

      матричная;

      дивизиональная;

      множественная.

Организационные отношения складываются в процессе выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и их взаимодействия друг с другом и с взаимодействующими подразделениями.

Коммуникация как организационный процесс является ключевым процессом, а построение коммуникационных сетей позволяет организовать его наиболее эффективным образом в соответствии со сложившейся ситуацией.

Несколько способов совершенствования организационных коммуникаций:

      регулирование информационных потоков;

      периодические встречи руководителя со своими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п.;

      системы обратной связи;

      системы сбора предложений;

      современные информационные технологии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены все стороны организационного отношения в системе менеджмента. Итак, подходя к заключению в курсовой работе, хотелось бы подчеркнуть, что тема, которая была выбрана, является непростой для разбора. Но была сделана попытка раскрыть основные понятия организации в нескольких смыслах: